Kế toán tổng hợp thực hành: Rủi ro thất thoát trong khâu mua hàng và giải pháp khắc phục cho Doanh nghiệp

29/6/2019

Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, mua bán diễn ra thường xuyên xuất phát từ nhu cầu của bộ phận sử dụng.

Mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên cho hoạt động kinh doanh và cũng là khâu mở đầu của chu kỳ kinh doanh, lưu chuyển hàng hoá.

Vấn đề đặt ra là nếu không thiết lập quy trình, quy chuẩn, lưu đồ kiểm soát quá trình mua hàng thì rủi ro gì sẽ xảy ra?

rui ro trong khau mua hang va giai phap khac phuc

Kiểm soát mua hàng xin đừng coi nhẹ. Một lỗ rò bé có thể làm đắm cả con tàu - Benjamin Franklin

Người sử dụng nhắm đến một số nhà cung cấp vì mối quan hệ hay được hưởng hoa hồng từ giao dịch mua bán này
Đề xuất mua hàng trong khi hàng vẫn còn tồn trong kho do thiếu công tác kiểm kê, báo cáo định kỳ
Mua hàng sử dụng cho mục đích cá nhân chứ không phục vụ cho hoạt động của công ty
Mua hàng từ những nhà cung cấp không đủ năng lực: kém chất lượng, dịch vụ kém, giao hàng chậm
Đơn đặt hàng không được xử lý đúng quy trình
Mua giá cao, gửi giá do nhân viên mua hàng nhận hoa hồng từ nhà cung cấp
Số lượng thực tế mua chênh lệch so với số lượng chứng từ
Đặt hàng trước khi dự trù được phê duyệt,...

Vô vàn những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động mua hàng đòi hỏi doanh nghiệp cần sớm nhận diện để có biện pháp ngăn ngừa. Nếu xét từng khâu của quá trình mua hàng thì có thể liệt kê rất nhiều rủi ro và khi không nhận diện được, xin cảnh báo là doanh nghiệp của bạn sẽ gánh những hậu quả không hề nhỏ đâu nhé:

Những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động mua hàng đòi hỏi DN cần sớm nhận diện để có biện pháp ngăn ngừa

Nhìn vào sơ đồ trên, ta thấy bản thân nghiệp vụ đã tiềm ẩn rủi ro ở từng khâu một. Vì vậy, khi chúng ta nhìn thấy rủi ro thì hãy tìm cách ngăn ngừa, khắc phục rủi ro đó và việc đầu tiên cần làm là thiết lập chương trình và hoạt động kiểm soát tại Doanh nghiệp của mình. Hoạt động kiểm soát đó bao gồm:

Cơ chế vận hành và hệ thống kế hoạch
Có kế hoạch rồi, cần tuân thủ hệ thống định mức, hạn mức
Các quy trình tác nghiệp
Hệ thống biểu mẫu tác nghiệp kèm theo từng nút trong quy trình
Chương trình làm việc và biểu mẫu kiểm soát nội bộ (KSNB) của phòng KSNB hoặc nhân sự phụ trách KSNB trong DN

Tham khảo thêm một số video về Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ doanh nghiệp | ĐỊNH MỨC, HẠN MỨC là một phần chuyên đề XÂY DỰNG TỔ CHỨC & KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỮNG MẠNH trong chương trình huấn luyện Setup Công ty & Vận hành kinh doanh bài bản.

Kiểm soát nội bộ và công tác kế hoạch trong vận hành doanh nghiệp - Chuyên đề 4 trong chương trình đào tạo SETUP CÔNG TY & VẬN HÀNH KINH DOANH BÀI BẢN.

Dân gian có câu: “Phòng bệnh hơn chữa bệnh” điều đó có lẽ luôn luôn đúng. Giamdoc.net xin chia sẻ các hoạt động, thủ tục kiểm soát mua hàng thường được thiết lập để hạn chế những rủi ro tiềm ẩn nêu trên.

Việc đầu tiên để phòng ngừa rủi ro, việc không hề phức tạp mà đơn giản chính là Hoàn thiện – kiện toàn hồ sơ kế toán thanh toán:

Tiếp theo, Giamdoc.net xin dẫn chứng một loạt các vụ chiếm đoạt, biển thủ tiền tỉ do sự yếu kém trong công tác kiểm soát nội bộ tại khâu mua hàng của DN đã được đưa ra xét xử

Nguồn: Báo Thanh niên

Nguồn: Báo Công an

Nguồn: Báo Vnexpress

Trên đây là 1 số rủi ro và giải pháp hữu ích giúp Doanh nghiệp của bạn tránh được những thất thoát không đáng có. Bên cạnh đó, hãy chấm dứt việc xây dựng quy trình, quy chuẩn, biểu mẫu "gom nhặt" và áp dụng mang tính chất hình thức. Hãy bắt tay ngay để xây dựng hệ thống KSNB vững mạnh phù hợp với chính doanh nghiệp của bạn!

Tham khảo thêm bài viết:
Hướng dẫn xác định lượng tồn kho tối thiểu, lượng tồn kho tối đa trong Doanh nghiệp
Quy trình mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp
Hướng dẫn quản lý và chi tiết nghiệp vụ Kế toán mua hàng trong doanh nghiệp

Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề này.

Đăng ký Thành viên để nhận bài viết hữu ích và tải Bộ mẫu, cùng nhiều video học miễn phí

Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu quản lý DN, tài chính, nhân sự, kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay về quản trị, tài chính, nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ dành cho Member...

Vui lòng đăng ký tại đây để tải về!

Đăng ký nhận FREE

Đăng ký Member

Giamdoc.net gợi ý các khóa học phù hợp để nâng tầm giá trị cho bạn

Kế toán thực hành tổng hợp & báo cáo thuế
Dù bạn chưa từng học kế toán, đã học kế toán, thậm chí đã làm kế toán nhưng chưa giỏi... thì sau khóa học này bạn sẽ giỏi, thành thạo và tự tin làm kế toán, thuế...

Lập kế hoạch tài chính & kiểm soát dòng tiền | Cash Flow
Học để triển khai ngay chính sách tín dụng công ty, lập kế hoạch tài chính, ngân sách tối ưu. Đó là cách chủ động dòng tiền, quản trị nợ phải thu chủ động, hiệu quả...

Giamdoc.net | CEO chuyên nghiệp - Tài chính kế toán thuế

Comments

Kế toán doanh nghiệp bài bản