Tổ chức công tác kế toán và báo cáo thuế trong doanh nghiệp như thế nào cho tốt?

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là nội dung công việc khó thực hiện, ngay cả khi đã thiết kế xong việc áp dụng cũng đòi hỏi một quyết tâm cao của lãnh đạo công ty và Phòng/Bộ phận kế toán. Trong doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán không đơn thuần là việc lựa chọn hình thức sổ sách kế toán nào? hình thức chứng từ gì và sử dụng công cụ phần mềm cụ thể nào đó. "Tổ chức công tác kế toán" phải là mộ Bộ quy trình quy chuẩn nằm trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, phải chi tiết đến từng giao dịch có thể phát sinh mới có kỳ vọng thực hiện và áp dụng thành công. Giamdoc.net sẽ đăng tải loạt bài về chuyên đề tổ chức kế toán, rất mong trợ giúp được bạn đọc tham khảo và vận dụng một số biểu mẫu cho doanh nghiệp mình.

BÀI 1: SƠ BỘ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

1. Yêu cầu đối với nhân sự / Ban thiết lập công tác kế toán trong doanh nghiệp:

• Phải nắm được hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty / Doanh nghiệp
• Phải tổ chức họp với Ban giám đốc công ty để ghi nhận các yêu cầu quản lý
• Thảo luận với Phòng / Ban liên quan: Mua hàng, Bán hàng, Hành chính nhân sự để ghi nhận các giao dịch, những khó khăn họ cần trợ giúp, những yêu cầu giao dịch sao cho khi vận hành việc tổ chức công tác kế toán thì không làm cản trở công việc của họ.
• Người / Ban soạn thảo phải nắm vững chế độ kế toán hiện hành, các quy định tín dụng ngân hàng, Luật thuế và các văn bản hướng dẫn về thuế có hiệu lực và doanh nghiệp đang là đối tượng điều chỉnh. Cụ thể các sắc thuế chính cần đặc biệt quan tâm: Thuế GTGT, Thuế TNDN, Thuế TNCN, Thuế Nhà thầu nước ngoài. Tùy theo ngành nghề mà có thể cần quan tâm tới thuế môi trường, tiêu thụ đặc biệt, xuất nhập khẩu

2. Ước tính khối lượng công việc của kế toán, kê khai báo cáo thuế

• Số lượng các giao dịch mua vào trong tháng / Quý / Năm (ước tính)
• Số lượng các giao dịch bán ra trong tháng / Quý / Năm (ước tính)
• Số lượng các giao dịch nội bộ: tạm ứng, lương, tài sản, công cụ và các giao dịch khác
• Công ty là công ty dịch vụ thì tính giá vốn dịch vụ tổng thể hay chia theo từng loại dịch vụ
• Công ty sản xuất thì cần xác định sản xuất 1 công đoạn hay nhiều công đoạn nối tiếp, tính giá thành và phương pháp thống kê sản xuất.
• Công ty xây lắp thì cần xác định việc kiểm soát giao nhận vật tư nhập xuất thẳng tại chân công trình, nghiệm thu hạng mục, cấp phát máy móc, điều chuyển vật tư và máy thi công...

Sau khi liệt kê các nội dung đó, trả lời cho 3 câu hỏi:

• 2.1. Các công việc đó hiện nay đã đủ nhân lực chưa? Hay phòng kế toán cần bao nhiêu vị trí làm việc?
• 2.2. Công việc nào đang được làm tốt, đúng tiền độ và ít rủi ro thất thoát?
• 2.3. Công việc / nhóm công việc nào đang không được thực hiện hoặc thực hiện chưa đạt yêu cầu?

3. Hoạch định sơ bộ và thành phần tài liệu cần có
Chốt được trong hiện tại cần mấy "vị trí công việc" trong phòng / Bộ phận kế toán, trong 3 năm tới cần mấy "vị trí công việc" và 5 năm tới cần mấy "vị trí công việc". Xin lưu ý rằng ở đây là hoạch định "Vị trí công việc" theo quy mô và khối lượng công việc phát sinh cần hoàn thành chứ không phải "mấy nhân sự". Tiếp theo hãy viết bản mô tả công việc cho "từng vị trí", lại cần nhớ rằng chúng ta phải mô tả công việc cho từng "vị trí" chứ không theo con người hiện hữu hoặc ý muốn chủ quan nào đó.

Vẽ lưu đồ tài chính cho các quá trình (Lưu đồ nghiệp vụ và kiểm soát):

• Mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp
• Bán hàng và nhận thanh toán từ khách hàng
• Giao dịch tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, đầu tư, tạm ứng, hoàn ứng, chi tiêu nội bộ
• Đầu tư mua sắm, sử dụng, khấu hao, hạch toán tài sản, công cụ, chi phí trả trước
• Đánh giá kết quả công việc, tính lương, bảo hiểm, thuế TNCN, chi trả lương và các khoản theo lương
• Nếu có tính giá thành dịch vụ thì cần có lưu đồ tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ
• Nếu có sản xuất thì phải có lưu đồ thống kê sản xuất, cung tiêu sản xuất và tính giá thành sản phẩm
• Nếu có hoạt động xây lắp thì phải có lưu đồ quản lý khép kín từ dự toán tiêu hao, cung ứng vật tư, quản lý trang thiết bị và máy móc thi công, nghiệm thu trên công trường, báo cáo quyết toán, thanh lý vật tư thừa

Liệt kê và thiết kế một danh mục các biểu mẫu quản lý tài chính kế toán nội bộ ngoài các chứng từ gốc và chứng từ kế toán thông thường như:

• Đề nghị tạm ứng, hoàn ứng
• Phiếu luân chuyển tiền mặt
• Phiếu .....

4. Họp với Ban giám đốc và các phòng ban bộ phận để chốt các chỉ tiêu định mức, quy chế

• Công tác phí, ăn ca, ăn trưa, đồng phục, chi ngày lễ, lưu trú, di chuyển khi công tác ngoại tỉnh, quy định luôn chuẩn bộ hồ sơ thanh toán các khoản này.
• Định mức tạm ứng cho các trường hợp: ứng lương, ứng công tác, ứng mua sắm, ứng giao dịch đồng thời quy định chuẩn bộ hồ sơ thanh toán tạm ứng sau chi tiêu và tiến trình phê duyệt.
• Định mức công nợ phải thu, phải trả, tồn kho tối thiểu, tồn kho tối đa, hạn thanh toán phải thu / phải trả
• Định mức chi phí phục vụ hoạt động gắn với "kế hoạch tài chính và kiểm soát dòng tiền", quy định chuẩn bộ hồ sơ cho từng khoản mục chi phí thường phát sinh trong doanh nghiệp.
• Tập hợp các định mức chiết khấu, giảm giá ở các quy trình mua hàng / bán hàng
• Tập hợp các định mức liên quan đến lương và các khoản trích theo lương từ bộ phận hành chính, nhân sự
• Sau đó thiết lập thành các quy chế:
• Quy chế tài chính
• Quy chế chi trả các khoản theo định mức và trách nhiệm bồi thường cá nhân
• Quy chế lương, thưởng và chi trả thu nhập theo lương

5. Ghép các cấu phần và soạn thảo quy định và quy chuẩn tổ chức công tác kế toán

• Soạn thảo quyết định ban hành hệ thống quy trình quy chuẩn cho việc "tổ chức công tác kế toán"
• Soạn thảo tài liệu quy chuẩn công tác kế toán gồm có các phần: quy định chung; các danh mục đối tượng; danh mục vật tư hàng hóa; danh mục sản phẩm; danh mục bộ phận; danh mục khoản mục phí; danh mục tài khoản kế toán; danh mục báo cáo theo tháng / quý / năm và danh mục báo cáo thuế (nên làm phụ lục đính kèm).
• Soạn thảo danh mục nghiệp vụ phát sinh theo từng phần hành, nêu rõ nghiệp vụ gì gắn với bộ chứng nào, vận dụng quy định nội bộ nào liên quan, chính sách thuế và kế toán nào liên quan và cuối cùng là sử dụng biểu mẫu nào (tham khảo thêm cách viết của ISO).
• Vẽ sơ đồ tổ chức và nghiệp vụ của Phòng / Bộ phận kế toán, kèm theo các mã mô tả công việc và KPI (nếu có)
• Đề xuất tuyển dụng hoặc bổ nhiệm nhân sự
• Lựa chọn và cài đặt phần mềm kế toán, hoàn thành các bảng tính Excel dạng mẫu nếu cần
• Quy định về trình tự, biểu mẫu soát xét đối với công việc kê khai báo cáo thuế
• Hướng dẫn xử lý các khoản doanh thu / thu nhập chưa hạch toán và các khoản chi phí không được trừ
• Bắt đầu vận hành thử nghiệm 30 ngày đầu và đánh giá hiệu quả cũng như ghi lại các điểm cần hiệu chỉnh

Như vậy là bạn đã hình dung tổng thể các công việc cần làm khi muốn tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp. Nếu làm được một hệ thống chuẩn hóa như vậy, công ty bạn sẽ được đảm bảo rằng dù có thay đổi nhân sự thì hệ thống và quy chuẩn kế toán, báo cáo thuế luôn được đảm bảo thống nhất, vận hành trơn tru. Tránh tình trạng tại doanh nghiệp, mỗi đời kế toán một hệ thống kế toán khác nhau mà luật đời thì luôn theo chiều hướng "người sau chê người trước làm dở" và doanh nghiệp và giám đốc là người chịu hậu quả.

Tham khảo: Kế toán tổng hợp và tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp

Xem tiếp các bài tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cho từng việc

---