Tài chính - Đầu tư dành cho CEO: 6 thông điệp tài chính chí mạng CEO cần nhớ

Trong bối cảnh hiện nay, câu chuyện kinh doanh đã thay đổi. Xu hướng thương mại về tài chính, đầu tư đã thay đổi. Nếu doanh nghiệp không thay đổi kịp mà giữ nguyên cách điều hành tài chính - kế toán theo cách cũ “chỉ đâu đánh đó”, kế toán chỉ thực hiện công việc đơn thuần là cập nhật hồ sơ chứng từ, thì chắc chắn doanh nghiệp sẽ trả giá trong tương lai. Với tư cách là chủ doanh nghiệp / giám đốc / trưởng phòng ban bộ phận "thấm" được 6 thông điệp về tài chính cho CEO dưới đây quan trọng hơn việc biết đọc báo cáo tài chính. 

6 thông điệp tài chính chí mạng CEO cần nhớ

Tóm tắt 6 thông điệp tài chính chí mạng CEO cần nhớ:
​
​1. Tách biệt tài chính cá nhân và tài chính công ty:
Minh bạch giữa tài sản pháp nhân và tài sản cá nhân.
Đảm bảo độc lập tài chính theo quy định pháp luật.
Xử lý vốn đăng ký thực tế để tránh rủi ro và hỗ trợ hoạt động tín dụng.

2. Quản lý chi phí, chi tiêu hiệu quả:
Quản lý chi phí từ xa, thông qua định mức và kế hoạch.
Tập trung vào mục tiêu tăng giá trị doanh nghiệp dài hạn thay vì kiểm tra chi tiết nhỏ lẻ.
Đặt định mức chi phí theo tháng/quý để dễ kiểm soát.

3. Tránh bẫy kiểm soát vi mô:
Không nên kiểm soát từng khoản chi nhỏ.
Tạo không gian tự do để nhân viên cấp trung phát huy hiệu quả quản lý.

4. Tư duy mở rộng quy mô tài chính:
Từ mô hình khởi nghiệp nhỏ chuyển sang tư duy quản trị doanh nghiệp lớn.
Tối ưu hóa tổ chức, tăng tính tự chủ của nhân sự cấp trung.

5. Tận dụng cơ hội trên thị trường tài chính
Xây dựng chiến lược tài chính linh hoạt để nắm bắt cơ hội đầu tư.
Quản trị dòng tiền thông minh để không bỏ lỡ cơ hội tăng trưởng.

6. Thay đổi tư duy quản trị theo giai đoạn phát triển
Giai đoạn khởi nghiệp cần linh hoạt và tập trung chi tiết.
​Giai đoạn tăng trưởng cần thay đổi cách quản lý phù hợp với quy mô và sự phức tạp của tổ chức

Với tư cách là chủ doanh nghiệp / giám đốc / trưởng các phòng ban bộ phận "thấm" được 6 thông điệp về tài chính cho CEO dưới đây quan trọng hơn việc biết đọc báo cáo tài chính. 

​6 thông điệp tài chính chí mạng CEO cần nhớ

Thông điệp 1: Tách biệt minh bạch giữa tài chính công ty và tài chính chi tiêu gia đình

Thông thường Giám đốc chúng ta đang quản lý giữa tài sản cá nhân và tài sản pháp nhân. Bản thân Giám đốc có thể “ký 2 tay” hợp đồng lao động cho chính mình. Hoặc trường hợp Giám đốc cho công ty thuê nhà làm văn phòng, có thể, ký đại diện chủ tài sản và người đi thuê. Người đại diện kinh doanh có pháp nhân riêng, có sự độc lập tài sản với người chủ. Cần tách biệt tài chính cá nhân và tài chính công ty.
​
Lưu ý: Tránh nhầm lẫn giữa công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) và công ty cổ phần, chỉ là tên pháp nhân và khác nhau ở việc phản ánh phần trách nhiệm vốn góp. Không nên hiểu thành lập công ty cổ phần để được ghi vốn thật cao. Giám đốc hãy tư duy tài chính một cách rộng và xa. Nếu muốn thay đổi để tối ưu thuế thì nên thay đổi mô hình kinh doanh.

TNHH là trách nhiệm hữu hạn trong phần vốn cam kết góp, có quyền lợi hữu hạn trong phần vốn đã thực góp. Như vậy trách nhiệm là theo cam kết, còn quyền lợi là theo thực góp, cho nên nếu doanh nghiệp có đăng ký vốn góp lên tới 100 tỷ nhưng thực tế mới góp 10 tỷ thì quyền lợi tương ứng với 10 tỷ nhưng trách nhiệm là đến 100 tỷ.

Lời khuyên: Đừng thành lập công ty với số vốn thật cao để rồi sau này phải trả giá, hơn nữa khi thành lập doanh nghiệp nếu ghi vốn thật cao sẽ rất khó cho kế toán vì không biết phải xử lý sổ sách như thế nào, xử lý hồ sơ tín dụng ra sao để vay được tiền.

​Ví dụ như công ty cần vay 20 tỷ nhưng công ty đăng ký vốn 100 tỷ và vốn góp đã được ghi nhận bằng tiền mặt, cho thấy công ty đang có 100 tỷ tiền mặt thì sao lại phải đi vay 20 tỷ. Đây là tư duy căn bản nhất ở thông điệp này. DN cần minh bạch giữa tài chính cá nhân và công ty, cần kiểm tra lại vốn đăng ký kinh doanh, nếu đăng ký quá lớn cần thực hiện thủ tục đăng ký giảm vốn, nhằm làm giảm đi trách nhiệm của DN, đồng thời giúp kế toán dễ dàng xử lý, nếu không việc vay mượn trong nội bộ sẽ liên tục phát sinh và đó chính là lỗ hổng đầu tiên mà công ty nào cũng có. Cùng với việc nhập nhằng giữa tài chính cá nhân và tài chính công ty, nhiều doanh nghiệp nhỏ còn xảy ra tình trạng là người trong gia đình đi siêu thị cũng bắt phải lấy hóa đơn mang về, trong khi công ty thì không có bếp ăn nhưng lại có hóa đơn mua nông sản thực phẩm tươi sống - đây là những vấn đề không thể chấp nhận được trong DN. Khi có quan thuế thanh kiểm tra cũng loại bỏ các hóa đơn này.
​

• Minh bạch giữa tài sản pháp nhân và tài sản cá nhân.
• Đảm bảo độc lập tài chính theo quy định pháp luật.
• Xử lý vốn đăng ký thực tế để tránh rủi ro và hỗ trợ hoạt động tín dụng.

Thông điệp 2: Quản lý chi phí, chi tiêu hiệu quả là cách quản lý từ xa, quản theo định mức, theo kế hoạch không phải đi kiểm duyệt chứng từ

Với tư cách là chủ doanh nghiệp và giám đốc hãy nghĩ làm thế nào trong 3 năm nữa công ty mình từ 200 tỷ lên 1000 tỷ về mặt giá trị công ty, làm thế nào để mà sắp xếp mô hình kinh doanh ngoài cái vốn góp và tài sản hiện hữu đang có phải tăng lên giá trị 1000 tỷ trong tương lai. Còn nếu muốn xoay vòng tài chính để để tối ưu thuế thì hãy nhìn tiếp vào mô hình và chiến lược đừng chỉ nghĩ đến vài triệu đồng vài trăm ngàn tiền đi siêu thị mua nhu yếu phẩm, văn phòng phẩm,…Không đáng để các giám đốc suy nghĩ hay bỏ công sức để duyệt từng hóa đơn chứng từ có giá trị nhỏ chỉ từ vài trăm nghìn đồng - hãy bỏ tư duy này đi.

Thực tế cho thấy, nhiều giám đốc dù rất bận rồi nhưng vẫn bỏ thời gian ra để đi xem rất nhiều hồ sơ chứng từ, duyệt chi nhiều khoản nhỏ nhặt ví dụ như từ khoản tiền mua hoa, trái cây thắp hương, tiền mua văn phòng phẩm, tiền điện nước văn phòng, công tác phí lưu trú di chuyển, tiền tiếp khách, hoa hồng môi giới,... Các giám đốc thường nghĩ nếu không quản hay bỏ qua thì sẽ bị lãng phí, cách để quản lý chi phí không sai chính là quản lý theo gói.

Ví du 1: Chi phí mua văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, điện nước văn phòng,... nên quy định một gói là 10 triệu trong một tháng, nếu chi còn dư thì thưởng cho người quản lý phụ trách, nếu chi bị thiếu thì họ sẽ phải bù thêm vào, họ phải tự "co kéo" trong gói 10 triệu sao cho đủ và điều này nên được thống nhất ngay từ đầu tháng, ghi rõ trong kế hoạch tháng của công ty. Như vậy giám đốc sẽ chỉ cần quan tâm trong tháng phát sinh 10 triệu tiền chi phí lặt vặt thì sau này khi có chứng từ phát sinh không cần phải kiểm tra lại từng khoản, đây là công việc của phòng kế toán sẽ kiểm xem các hồ sơ chứng từ có phù hợp với tiêu chuẩn hạch toán và quy định về hóa đơn chứng từ hay không.

Cho nên muốn quản được chi phí là quản từ xa, tức là quản từ trước khi phát sinh, không phải đợi phát sinh rồi mới quản.

Ví dụ 2: Công ty đưa ra quy định với trưởng phòng kinh doanh định mức tiếp khách tối đa là 3 triệu, nhưng phát sinh trường hợp tiếp khách phát sinh nhiều hơn 3 triệu, nếu công ty không duyệt chi sẽ dễ gây "bất mãn" cho nhân viên. Để tránh gặp phải trường hợp chi phí tiếp khách vượt quá quy định, công ty nên đưa ra chế tài từ trước, quy định rõ định mức tiếp khách trong cả tháng là 30 triệu, phòng kinh doanh sẽ tự cân đối làm sao để chi tiếp khách cho đủ 30 triệu, như vậy nhân sự yên tâm, dễ xử lý và giám đốc cũng dễ xử lý và có thể kiểm soát được chi phí và sẽ giúp giám đốc có thể tính được biên lợi nhuận của công ty. 

Đây là thông điệp rất quan trọng, vì trả lời cho câu hỏi tại sao các ông chủ của tập đoàn không ký duyệt hồ sơ gì nhưng công ty lại đi lên hẳn tập đoàn, còn các DN nhỏ thì nghĩ rằng mình khôn khéo quản lý chặt chẽ, kiểm ta từng chứng từ thì công ty mình mãi không lớn được, lớn làm sao được khi chính mình tự lấy dây thắt thòng lọng vào cổ mình. Cho nên ở rất nhiều doanh nghiệp nhỏ có tình trạng sau 5 - 7 năm thành lập hoạt động và phát triển, đùm bọc giúp đỡ lẫn nhau thì cuối cùng phát hiện ra rằng chính chủ doanh nghiệp đang là tác nhân nghiêm trọng giữ cho doanh nghiệp mình không phát triển, mặc dù cái điều này nghe rất phi lý.

Đây là một bẫy quy mô, khi DN còn nhỏ chỉ có dưới 40 người, vài chục người một mình giám đốc có thể quản lý hết tất cả, chỉ đạo mọi thứ đều răm rắp nhưng khi DN lớn lên thì khả năng đó nó không còn nữa. Tính phức tạp trong tổ chức tăng lên nếu giám đốc không thể quản lý theo cách cũ được hay nói đúng hơn là DN ở thời kỳ phát triển thì không thể quản lý công ty như cái thời kỳ mới khởi nghiệp. Vì hai phương pháp quản lý đòi hỏi phải thay đổi và có sự biến chuyển khác nhau. Như vậy nếu  bản thân người chủ DN hay ban lãnh đạo không thay đổi thì chính mình là người đang kìm hãm sự phát triển của công ty mà biểu hiện đỉnh cao của vấn đề này là không tạo ra được không gian phát triển cho nhân sự cấp trung, không khai phóng được các tiềm năng sức mạnh của họ hoặc thậm chí sẽ tuyển dụng những người không phù hợp với triết lý kinh doanh và văn hóa của công ty làm kéo lại sự phát triển của doanh nghiệp.

Tổng kết: Quản lý chi phí không phải đi kiểm duyệt từng chứng từ hóa đơn. Mà nên đưa ra chế tài xây dựng định mức cả tháng. Nếu chi tiêu vượt mức thì nhân viên được giao phải tự cân đối trong khoản ngân sách trong tháng hay trong năm được giao.

Lời khuyên: Giám đốc hãy quản chi phí từ xa, quản theo định mức, kế hoạch. Đừng đi quản lý từng chứng từ. Giám đốc cần tạo ra không gian làm việc cho nhân sự cấp trung. Hãy khai phóng tiềm năng của họ.

• Quản lý chi phí từ xa, thông qua định mức và kế hoạch.
• Tập trung vào mục tiêu tăng giá trị doanh nghiệp dài hạn thay vì kiểm tra chi tiết nhỏ lẻ.
• Đặt định mức chi phí theo tháng/quý để dễ kiểm soát.

Thông điệp 3: Hãy phân cấp, phân quyền quản lý tài chính chịu trách nhiệm tài chính cho cấp trung nếu muốn công ty phát triển khai phóng năng lực nhân sự

Vậy thì muốn quản từ xa giám đốc hãy lập kế hoạch tài chính sau đó phân cấp và trao quyền cho các bộ phận. Tạo không gian làm việc cho nhân sự cấp trung.

Đối với đơn vị dự án bán thầu thì “cưa đứt đục suốt” chia liền theo từng dự án. Đừng “đo lọ nước mắm đếm củ dưa hành”.
​
Làm sao để toàn bộ đội ngũ chi tiêu tiết kiệm, chỉ khi họ tiêu tiền của chính họ. Hãy biến những dự án, những chi phí thành tiền của họ, để làm được việc này giám đốc phải hoạch định tài chính kinh doanh.

• Không nên kiểm soát từng khoản chi nhỏ.
• Tạo không gian tự do để nhân viên cấp trung phát huy hiệu quả quản lý.

Thông điệp 4: Luôn tư duy “Vốn hóa” mọi thứ trong công ty

Đây là điều yếu nhất trong các doanh nghiệp SMEs.

Thị trường vốn ngày nay, đang mở cửa, có nhiều quỹ đầu tư, nhiều nguồn tiền đang chờ để đầu tư, tuy nhiên các doanh nghiệp Việt Nam chưa tận dụng được do chưa minh bạch về tài chính và thiếu tư duy vốn hóa. 
​
Ở cương vị chủ doanh nghiệp / Giám đốc không nên nhìn vào từng chứng từ, hãy nhìn ở góc độ “vốn hóa” mọi thứ, từ “cái kim sợi chỉ” đều được ghi nhận bằng tài sản. 
​

• Từ mô hình khởi nghiệp nhỏ chuyển sang tư duy quản trị doanh nghiệp lớn.
• Tối ưu hóa tổ chức, tăng tính tự chủ của nhân sự cấp trung.

Thông điệp 5: Kinh doanh lỗ đến âm với vốn chủ sở hữu công ty cũng chưa “chết”, nhưng thâm hụt dòng tiền 3 tháng công ty sẽ chết

Có những công ty đang niêm yết trên thị trường chứng khoán báo lỗ trong nhiều năm hoặc âm với vốn chủ sở hữu nhưng chưa chết, nhưng nếu để thiếu tiền chỉ 3-4 tháng thì công ty sẽ chết. Trong khi đó nhiều doanh nghiệp có lãi, nhưng lại nằm ở tồn kho và công nợ, công ty vẫn chết. Nên quản lý tiền rất quan trọng công ty còn tiền sẽ sống.

Tư duy tài chính: Nếu đầu tháng họp và lập kế hoạch tài chính nhận thấy 2-3 tháng tới không còn tiền thì cần phải tính toán lại và tìm cách thu được tiền.
​

• Xây dựng chiến lược tài chính linh hoạt để nắm bắt cơ hội đầu tư.
• Quản trị dòng tiền thông minh để không bỏ lỡ cơ hội tăng trưởng.

Thông điệp 6: Đầu tư, kinh doanh cần học tập “Thằng Bờm”

Đây là một tư duy rất ngờ nghệch của thằng Bờm rằng “đồng mua mắm để mua mắm, đồng mua tương để mua tương”. Điều này có nghĩa là đừng có khôn quá vì "khôn quá sẽ hóa ngu", làm tài chính cứ ngờ nghệch một tý thì sẽ thắng, còn tính bài khôn quá mà khôn vặt thì DN sẽ không lớn được.

Ví dụ công ty đã có chương trình dự án để đầu tư xây dựng cơ sở nhà máy xí nghiệp mới và cần 10 tỷ để đầu tư trong 6 tháng hoặc 1 năm. Nhưng dòng tiền này chưa sử dụng tới và chủ DN lại lấy tiền để đầu tư bất động sản nên đến lúc cần tiền thì không thể thanh khoản làm ảnh hưởng tới dự án đầu tư. Thêm nữa, khi đầu tư một cơ sở mới chúng ta chỉ tính đến việc làm để nào để hình thành được cơ sở vật lý, làm thế nào để giải phóng mặt bằng, làm thế nào để xây dựng được kho xưởng, làm thế nào để mua được trang thiết bị mà không tính đến tiền truyền thông quảng cáo, tiền để ra nhãn nhóm, tiền để ra được câu chuyện thương mại, tiền để tuyển dụng đào tạo nhân sự mới để sẵn sàng ở trạng thái vận hành, trong mấy tháng đầu tiền để bù lỗ ở đâu, không tính đến khi làm xong cơ sở vật lý rồi thì lại ngồi chờ hệ thống, chờ người. Như vậy khi đầu tư xâu dựng cơ sở mới DN sẽ cần đến ba món nhưng chỉ hạch toán có một món và tưởng rằng như vậy là mình khôn, mình đầu tư ít nhưng nếu chỉ có phần vật lý thôi thì không vận hành được và chỉ nằm yên, thậm chí nó còn mục nát hay bị hư hao.

Đây chính là tư duy tài chính cực kỳ căn bản nhưng vì bị ẩn đi nên giám đốc không nhìn thấy mà chỉ thấy những hóa đơn, chứng từ lặt vặt trước mắt. Nhất là ở những công ty có tính chất gia đình, thường bố trí anh chị em làm việc và quản lý các chứng từ mua hàng (đầu vào), quản lý tiền chi ra,... đây là cách tốn kém hơn cả về mặt thời gian hay nguồn lực và tiền bạc. Do đó để giải quyết được vấn đề này thì quay về thông điệp số 1 là tách biệt giữa tài chính công ty và tài chính gia đình.   

Đừng khôn quá đặc biệt là khôn vặt sẽ chết. Hãy học thằng Bờm tiền của loại nào thì tiêu tiền của loại đó. 

• Giai đoạn khởi nghiệp cần linh hoạt và tập trung chi tiết.
• Giai đoạn tăng trưởng cần thay đổi cách quản lý phù hợp với quy mô và sự phức tạp của tổ chức.

Tổng kết: Giám đốc / chủ doanh nghiệp hãy tư duy theo 6 thông điệp tài chính cho CEO quan trọng trên công ty sẽ lớn, còn nếu không công ty sẽ không lớn được hoặc sẽ gặp nhiều hệ lụy.

CEO THỰC CHIẾN V05 | Cấu phần 6: Tài chính - Đầu tư dành cho CEO

​
--------
Biên tập & Media: Bích Ngọc - Giamdoc.net
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa CEO thực chiến V05 toàn tập | Tài chính - Đầu tư - Tối ưu thuế cho CEO trên Online.Giamdoc.net