​8 bước then chốt tái cấu trúc thành công hệ thống quản trị nhân sự đồng bộ và bài bản

​Từ 2026 trở đi, nếu doanh nghiệp của bạn không cạnh tranh sòng phẳng bằng mô hình kinh doanh, năng lực đội ngũ, hiệu suất quản trị vận hành và minh bạch thì chắc chắn sẽ bị loại bỏ, hoặc ít nhất là không thể bắt kịp và đón nhận cơ hội tăng trưởng, phát triển. Vậy là chúng ta chỉ còn chưa đầy 01 năm để tự tái cấu trúc công ty, nâng tầm quản trị vận hành công ty đồng bộ - bài bản - minh bạch.

8 bước tái cấu trúc hệ thống nhân sự

Tổng hợp các nội dung chính sẽ được chia sẻ trong bài viết này:

8 bước tái cấu trúc công ty:

1. Tổ chức cuộc họp, truyền thông, đồng thuận, Quyết định tái cấu trúc hệ thống quản trị NS
2. Cử người phụ trách – thống lĩnh chương trình
​3. Hoạch định & thông qua tỷ trọng CP nhân sự; Hoạch định & thông qua mục tiêu HR-Score Card / HCM
4. Sửa / Nâng cấp sơ đồ tổ chức kèm theo Check-List vị trí công việc / chức danh / Viết chức năng nhiệm vụ từng phòng ban, bộ phận.
5. Phân tích vị trí công việc / tiến trình công việc để định biên số người ở từng vị trí. Ban hành tiêu chuẩn nhân sự cho từng vị trí.
6. Thực hiện trao quyền & ký giao khoán cho nhân sự quản lý. Lập kế hoạch đào tạo cho 1 năm kế tiếp.
7. Thiết kế chính sách chi trả, phúc lợi, phúc lợi. Sắp xếp lại & đàm phán lại lương, thu nhập, kèm theo mô tả công việc từng nhân viên.
8. Soạn thảo thành quy chế & truyền thông hướng dẫn ứng dụng bộ tài liệu, biểu mẫu nhân sự.

​Video tham khảo chức năng nhiệm vụ của bộ phận quản lý nhân sự.
Tổng kết.
Giới thiệu khóa học Tái cấu trúc công ty - Quản trị tinh gọn và vận hành xuất sắc.

Nhân sự là “hạt nhân” tạo bản sắc khác biệt và lợi nhuận cho công ty. Để bắt kịp và đón nhận cơ hội tăng trưởng, phát triển, doanh nghiệp cần thực hiện tái cấu trúc thành công hệ thống quản trị nhân sự với 8 bước then chốt.

​8 bước then chốt tái cấu trúc thành công hệ thống quản trị nhân sự đồng bộ và bài bản

DN có 8 việc tương ứng với 8 bước triển khai tái cấu trúc hệ thống quản trị nhân sự đồng bộ và bài bản

1. Tổ chức cuộc họp, truyền thông, đồng thuận, ban hành quyết định tái cấu trúc hệ thống quản trị nhân sự

Lấy truyền thông làm trọng, tổ chức cuộc họp, truyền thông hướng dẫn, tạo ra sự đồng thuận và ban hành quyết định tái cấu trúc và xây dựng hệ thống quản trị nhân sự. Doanh nghiệp (DN) phải làm quyết liệt và thể chể hóa bằng văn bản. Ban hành quyết định để thực hiện cho bài bản ngay từ đầu. Giám đốc | Chủ doanh nghiệp cần thể hiện sự quyết tâm, sẽ áp dụng được nhiều. Sự quyết tâm "đánh đổi" bằng sự tốn phí hơn, bỏ nhiều công sức hơn và thậm chí còn đánh đổi lớn hơn đôi khi phải "mất người". 

Ví dụ minh họa: Thực tế từ một học viên tiến hành tái cấu trúc công ty đã buộc phải "giải tán" toàn bộ phòng bộ phận kỹ thuật với 5 nhân sự, vì công ty ứng dụng OLE, nhân sự phản ứng. Sau đó thành lập lại và bố trí 3 nhân sự, lương trung bình cao hơn và không còn tình trạng nghiệm thu trễ tiến độ như trước. Công việc không còn chậm trễ, chi phí lương ít hơn, hiệu quả tăng lên.

Lời khuyên: Trước một sự thay đổi, giám đốc | chủ doanh nghiệp cần giữ vững niềm tin thành công và phải làm thật rốt ráo và quyết tâm. Tái cấu trúc có thể không thành công ngay, nhưng đừng bao giờ nản, vì nếu động tới thói quen và lợi ích công việc của nhiều người khác vốn dĩ rất phức tạp. Giám đốc nên xác định tâm thế ngay từ đầu. Để quá trình tái cấu trúc giảm thiểu thiệt hại, giám đốc nên tổ chức cuộc họp, cho người lao động nói lên ý kiến của mình, quan trọng giám đốc phải có kỹ năng đặt câu hỏi. Cần đưa ra mục đích truyền thông: Giúp đội ngũ nhận ra những yếu kém trong hệ thống quản lý nhân sự và cùng nhau thay đổi. Kêu gọi được sự đồng thuận càng nhiều càng tốt thông qua sự kêu gọi. 

Ví dụ minh họa cách kêu gọi sự đồng thuận: Công ty rất muốn chi trả thu nhập công bằng hơn thông qua kết quả công việc, để nhân sự có sự đóng góp cho công ty trong thời gian qua nhận được thu nhập xứng đáng hơn nữa. Muốn được trả xứng đáng hơn thì không thể cào bằng hoặc tùy tiện được mà phải tiến hành đánh giá. Chắc chắn sẽ nhận được sự đồng thuận của nhân sự.

Kỹ năng tổ chức cuộc họp, giám đốc cần chuẩn bị kỹ lưỡng, bài binh bố trận trước, là biện pháp quản trị hiệu quả. Cùng một việc nếu được đặt vấn đề mềm mại hơn, trúng ý hơn thì nhân sự sẽ thông và nhận được sự đồng thuận dễ dàng.

2. Cử người phụ trách – thống lĩnh chương trình 

Ký quyết định tái cấu trúc và xây dựng hệ thống quản trị nhân sự kèm theo điều khoản thành lập ban để phụ trách. Ban tạm thời có sự tham gia của giám đốc, thành viên ban giám đốc, nhân sự của các phòng ban bộ phận,...cử người tổng phụ trách.

Lời khuyên: ​Giám đốc nên trao đổi trước với nhân sự được trao quyền. Giám đốc cần có kỹ năng thuyết phục. Công ty nào có bộ phận hành chính nhân sự thì giao cho người phụ trách bộ phận này, tuy nhiên cũng phải trao đổi trước.

​3. Hoạch định & thông qua tỷ trọng CP nhân sự; Hoạch định & thông qua mục tiêu HR-Score Card / HCM​

Bộ phận tài chính kế toán, cùng giám đốc và nhân sự tổng phụ trách phải ngồi làm việc với nhau cùng xác định tỷ trọng chi phí nhân sự trong tổng chi phí và tỷ lệ chi phí được phép chi cho nhân sự trong % so với doanh thu. Xác định rõ phần cố định và biến đổi bằng bao nhiêu % doanh thu. Chắc chắn DN phải xác định được.

Ví dụ minh họa: DN xác định được chi phí lương 2 tỷ/năm, trong đó 800 triệu là tiền thưởng, 1.2 tỷ là tiền lương. Cần xác định gói tiền lương của từng phòng ban bộ phận, sau đó xác định lương của từng nhân sự trong mỗi phòng. Nếu thấy lương trung bình thấp, DN có thể tăng tiền lương, hoặc giảm nhân sự. Từ việc chia trung bình giúp xác định hệ số trong ngạch bậc lương, hệ số trung tâm của mỗi ngạch bậc lương, ở bậc thấp hơn giảm đi hoặc ở bậc cao hơn tăng lên theo bước nhảy. 

Lời khuyên: DN bắt buộc phải thực hiện, đây là một phần của việc xác lập mô hình tài chính, cơ cấu chi phí dành cho nhân sự. DN cũng nên xác định gói chi phí dành cho đào nội bộ và đào tạo nâng cấp nhân viên.

4. Sửa / Nâng cấp sơ đồ tổ chức kèm theo Check-List vị trí công việc / chức danh / Viết chức năng nhiệm vụ từng phòng ban, bộ phận.

Xây dựng lại cơ cấu tổ chức, rõ ra từng phòng ban bộ phận và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban bộ phận.

Lời khuyên: Khi xây dựng lại cơ cấu tổ chức, cố gắng cụ thể hóa chức năng nhiệm vụ của bộ phận quản lý nhân sự để trao quyền cho chính xác. Tham khảo thêm tại video dưới đây: 

Quản trị nhân sự bài bản | Chức năng nhiệm vụ bộ phận quản lý nhân sự

5. Phân tích vị trí công việc / tiến trình công việc để định biên số người ở từng vị trí. Ban hành tiêu chuẩn nhân sự cho từng vị trí.

Khuyến khích doanh nghiệp cần thực hiện phân tích, đánh giá các vị trí công việc đang "chông chênh" - đang quá tải hoặc ít việc, nên ghép công việc hoặc luân chuyển vị trí.

6. Thực hiện trao quyền & ký giao khoán cho nhân sự quản lý. Lập kế hoạch đào tạo cho 1 năm kế tiếp.

Trao quyền cho nhân sự cấp trung bằng cách: ban hành quyết định bổ nhiệm gắn kèm bản mô tả chức năng nhiệm vụ của phòng cùng với phiếu giao khoán mục tiêu, chi phí, nhân sự,... Nghĩa là trao quyền quyết định trong gói chi phí nhân sự được phép chi tiêu trong phòng ban bộ phận phụ trách, trao quyền điều hành để đạt được mục tiêu của phòng và trao quyền quyết định tuyển dụng và đào tạo nhân sự trong phòng ban bộ phận theo tiêu chuẩn của công ty. 

Nhân sự cấp cao phải trao quyền cho nhân sự cấp dưới, biểu hiện của việc trao quyền, khi đã ký ban hành, nếu phát hiện sai sót, phải chấp nhận, đừng thay đổi. Nếu sai sót trầm trọng cần phải thay đổi nên được thỏa thuận lại.

Lời khuyên: Với nhân sự cấp trung, khi được trao quyền quyết định định biên nhân sự, quỹ lương, mục tiêu phòng, chi phí phòng, quyền thụ hưởng, lợi ích dành cho cả phòng, phải đưa ra phương án phân bổ thu nhập trong nội bộ phòng trình công ty. Ban hành thành văn bản và được ký đầy đủ. 

7. Thiết kế chính sách chi trả, phúc lợi, phúc lợi. Sắp xếp lại & đàm phán lại lương, thu nhập, kèm theo mô tả công việc từng nhân viên.

Xây dựng xong cơ chế lương thưởng, cần mô tả lại công việc, xây dựng phiếu đánh giá OLE cho từng vị trí nhân sự.

Hồ sơ nhân sự bao gồm:
- Nhân sự cấp trung: Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, chức năng nhiệm vụ phòng và văn bản giao khoán.
- Nhân viên: Hợp đồng lao động, mô tả công việc và phiếu đánh giá.

8. Soạn thảo thành quy chế và truyền thông hướng dẫn ứng dụng bộ tài liệu, biểu mẫu nhân sự.

Tổng hợp nội dung quan trọng, tư tưởng và điều kiện, cùng chế tài công ty đưa ra để quản lý và thúc đẩy nhân viên, tiến hành soạn thảo và ban hành quy chế. 

Lời khuyên: DN nên trích rút những nội dung quan trọng ở từng khâu, đưa vào sổ tay nhân viên. Trước khi hay sau khi chính thức ban hành (trong vòng không quá 2 tuần) phải tổ chức truyền thông hướng dẫn và giải thích từng nội dung cho nhân viên. Nhằm đảm bảo khi đưa vào áp dụng, không còn băn khoăn, vướng mắc. Nếu còn, nên chia nhỏ để truyền thông, thống nhất, thuyết phục với từng cá nhân.

Tổng kết: Khi xây dựng 8 bước tái cấu trúc, khi xây dựng thang bảng lương của bộ phận kinh doanh, cần có phụ trách nhân sự của bộ phận kinh doanh để cùng thông qua và thống nhất cách thức. Khi xây dựng cơ chế chi trả thưởng cần có đủ các bộ phận: tài chính kế toán, nhân sự và kinh doanh cùng thực hiện. Tránh tình trạng chỉ giám đốc và người phụ trách thực hiện không có sự tham gia thảo luận của các phòng ban bộ phận liên quan. Trước khi ban hành hay tổ chức cuộc họp, giám đốc cần trao đổi trước với nhân sự phụ trách để đạt sự đồng thuận.

3 KPI đánh giá và đo lường kết quả triển khai ​8 bước then chốt tái cấu trúc thành công hệ thống quản trị nhân sự đồng bộ và bài bản

1. Kiện toàn hoàn thiện hồ sơ thủ tục nhân sự
2. Làm xong thang bảng lương và đưa vào áp dụng thử
3. Tổ chức xong khóa đào tạo nội bộ về chính sách mới.

---

TÁI CẤU TRÚC CÔNG TY
Quản trị tinh gọn - Vận hành xuất sắc

Tuyệt phẩm đào tạo và huấn luyện kinh doanh của chuyên gia Vũ Long dành cho CEO, chủ doanh nghiệp đã được chứng minh hiệu quả tại hàng ngàn doanh nghiệp suốt hàng chục năm qua. CEO thực chiến V05 phát hành 2023, cập nhật 2025 không còn là chương trình đào tạo mà đã được nâng cấp & cô đọng thành chương trình kịch bản tái cấu trúc kinh doanh theo mô hình kim cương, giúp doanh nghiệp quản trị tinh gọn - vận hành xuất sắc, từng bước tự động hóa và chuyển đổi số thành công.

☎︎ 0966 783 881

Khai giảng 2025: 
​📌 Tại Hà Nội: 29-30 tháng 3 năm 2025 tại KS Công Đoàn Quảng Bá, Tây Hồ, Hà Nội
📌​ Tại TP Hồ Chí Minh: 18-19 tháng 4 năm 2025 tại ​KS ParkRoyal Sài Gòn, Tân Bình, HCM

--------
Biên tập & Media: Bích Ngọc - Giamdoc.net
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa Setup công ty V3 toàn tập - Setup hệ thống nhân sự trên Online.Giamdoc.net