Hướng dẫn chi tiết: Xử lý - kiện toàn - hoàn thiện hồ sơ tài chính công ty

Thực trạng ở nhiều doanh nghiệp SME tại Việt Nam hiện nay là tài sản đang vận hành hoạt động trong doanh nghiệp nhưng vô chủ. Vì không đủ điều kiện để ghi nhận vào sổ sách kế toán, không đủ điều kiện trích khấu hao dẫn đến doanh nghiệp nộp thuế nhiều hơn mức thuế phải nộp.
Việc xử lý - kiện toàn - hoàn thiện hồ sơ tài chính công ty, không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tăng tính minh bạch mà còn giúp giảm thiểu rủi ro về pháp lý.

Kiện toàn hoàn thiện hồ sơ tài chính

​Tổng hợp các nội dung chính sẽ được chia sẻ trong bài viết này:

1. Nguyên nhân dẫn đến tài sản đang vận hành hoạt động trong doanh nghiệp nhưng vô chủ
2. Cách xử lý - kiện toàn - hoàn thiện hồ sơ tài chính công ty
​Trường hợp 1: Tài sản cá nhân sử dụng trong doanh nghiệp​
​Trường hợp 2: Xử lý vốn ảo (dư tiền do ghi vốn không thực tế)
Trường hợp 3: Chứng nhận vốn thực góp của thành viên
3. Khi mở công ty nên lựa chọn hình thức công ty nào?
4. Lời khuyên khi xử lý - kiện toàn - hoàn thiện hồ sơ tài chính công ty
5. Tổng kết

​Nguyên nhân dẫn đến tài sản đang vận hành hoạt động trong doanh nghiệp nhưng vô chủ

Tài sản hình thành dưới tư cách cá nhân:

• Tài sản như xe cộ, đất đai... thuộc cá nhân nhưng sử dụng trong doanh nghiệp.
• Không chuyển quyền sở hữu hoặc góp vốn vào doanh nghiệp.

Mua sắm không có hóa đơn hợp lệ:

• Doanh nghiệp phát sinh nhu cầu đầu tư, mua sắm tài sản, trang thiết bị qua cá nhân hoặc doanh nghiệp với giá rẻ nhưng không lấy hóa đơn.
• Hoặc doanh nghiệp bỏ hóa đơn thật, mua cá nhân cho giá rẻ, rồi đi mua hóa đơn ngoài. Doanh nghiệp vừa vi phạm pháp luật đồng thời không đủ điều kiện để ghi nhận tài sản.

Vốn ảo:​ Doanh nghiệp khi mới thành lập do không hiểu rõ, nên ghi nhận vốn góp thật lớn để “cho oai” mà không biết việc ghi vốn lớn đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm lớn. Trong khi đó tiền góp thật hoặc tài sản thật không có. Vì vậy ở sổ kế toán của doanh nghiệp luôn trong tình trạng thừa tiền, ảnh hưởng đến tính minh bạch tài chính.

Cách xử lý - kiện toàn - hoàn thiện hồ sơ tài chính công ty

Trường hợp 1: Tài sản cá nhân sử dụng trong doanh nghiệp

Nếu là tài sản cá nhân đang có trong doanh nghiệp làm 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Góp vốn tài sản vào doanh nghiệp

1. Chuẩn bị hồ sơ nội bộ:

• ​Lập bộ hồ sơ nội bộ góp thẳng tài sản đó vào làm vốn của công ty, như đất đai, xe cộ,..
• Bộ hồ sơ bao gồm: biên bản góp vốn (nêu rõ thành viên góp vốn, loại tài sản, giá trị định giá), biên bản bàn giao tài sản (ghi chi tiết việc bàn giao tài sản từ cá nhân sang doanh nghiệp).

2. Chuyển quyền sở hữu:

• Đăng ký chuyển quyền sở hữu từ cá nhân sang công ty, với tài sản góp vốn vào công ty được miễn thuế, miễn lệ phí trước bạ.
• Những tài sản không yêu cầu chuyển quyền sở hữu chỉ cần làm biên bản định giá nội bộ sau đó làm biên bản góp vốn. 

Lưu ý: Trong luật có hướng dẫn khi doanh nghiệp thực hiện góp vốn thì thành viên phải chứng minh quyền sở hữu hợp pháp. Trong trường hợp tài sản khó định giá doanh nghiệp có thể thuê thẩm định giá độc lập.

Cách 2: Thuê tài sản cá nhân

Trong trường hợp doanh nghiệp không chứng minh được nguồn gốc hình thành tài sản trước khi góp vốn, thuộc sở hữu cá nhân, công ty có thể đứng ra thuê lại tài sản của cá nhân để đưa vào góp vốn.

Chi phí thuê được đưa vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

Kết luận: Có 2 cách xử lý tài sản vô chủ là đem tài sản góp vốn vào công ty hoặc cho công ty thuê. Chủ doanh nghiệp có thể ký 2 tay ở người cho thuê và người đi thuê tài sản là đại diện cho công ty.

Trường hợp 2: Xử lý vốn ảo (dư tiền do ghi vốn không thực tế)

Vốn ảo phát sinh khi doanh nghiệp ghi nhận vốn góp lớn nhưng không có tài sản hoặc tiền thực. Điều này cần xử lý như sau:
​Đăng ký giảm vốn:

• Đăng ký với cơ quan đăng ký kinh doanh để giảm vốn điều lệ theo quy định pháp luật.
• Điều chỉnh giấy phép đăng ký kinh doanh và các hồ sơ liên quan.

Kiểm tra và điều chỉnh:

• Đối chiếu sổ sách kế toán với thực tế vốn góp.
• Nếu vốn góp không đầy đủ, yêu cầu các thành viên bổ sung góp vốn.

Trường hợp 3: Chứng nhận vốn thực góp của thành viên

​Trong trường hợp các thành viên không góp đủ số vốn đã cam kết hoặc cần tái cơ cấu vốn, doanh nghiệp cần thực hiện các việc sau:

1. Tổ chức cuộc họp góp vốn:

• Lập biên bản ghi nhận số vốn thực góp.
• Đàm phán lại về tỷ lệ vốn góp, quyền lợi và nghĩa vụ của từng thành viên.

2. Điều chỉnh hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:

• Cập nhật tỷ lệ vốn góp thực tế trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Tránh để tình trạng kéo dài gây phạt hành chính.

3. Quyền lợi và trách nhiệm:

• Quyền lợi: Các thành viên được hưởng lợi nhuận theo tỷ lệ vốn góp thực tế.
• Nghĩa vụ: Cam kết trách nhiệm theo vốn đã đăng ký.

​4. Chuyển nhượng vốn:
Pháp luật có quy định cấm rút vốn dưới mọi hình thức. Chỉ được thực hiện hình thức chuyển nhượng vốn. Chủ doanh nghiệp cần nắm được pháp lý về vấn đề này một cách rõ ràng. Khi công ty còn nhỏ càng cần phải xử lý. Khi công ty lớn, có thương hiệu, có vị thế cạnh tranh trên thị trường,... nếu mắc phải vấn đề này sẽ dẫn đến hệ lụy rất lớn. Khi thực hiện mua bán chuyển nhượng vốn, doanh nghiệp cần nhắc kế toán thực hiện thủ tục khai thuế thu nhập cá nhân từ chuyển nhượng vốn. Nếu quên thủ tục này công ty sẽ bị cơ quan thuế ghi nhận là công ty thiếu thủ tục hành chính.

Khi mở công ty nên lựa chọn hình thức công ty nào?

Những doanh nghiệp mới khởi sự nên chọn hình thức thành lập là công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) một thành viên sau đó phát triển cần mở rộng chuyển đổi sang hình thức công ty cổ phần.
Công ty TNHH một thành viên:

• Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập.
• Đơn giản hóa quản trị và trách nhiệm tài chính.

Chuyển đổi sang công ty cổ phần:

• Khi doanh nghiệp phát triển, cần huy động thêm vốn hoặc mở rộng hoạt động.
• Ưu điểm: Dễ dàng chia sẻ quyền sở hữu và gọi vốn từ nhiều nhà đầu tư.

Người đại diện trước pháp luật: Có thể đăng ký nhiều người không phải thực hiện ủy quyền mất thời gian.
Con dấu doanh nghiệp không bị giới hạn về số lượng và hình thức.

Lời khuyên xử lý - kiện toàn - hoàn thiện hồ sơ tài chính công ty

Rà soát và hoàn thiện hồ sơ từng bước:

• Nếu chưa thể hoàn thiện toàn bộ, doanh nghiệp nên ưu tiên giải quyết từng phần.
• Ví dụ: Xử lý tài sản cá nhân trước, sau đó đến vốn ảo và các hồ sơ còn thiếu.

Tiêu chuẩn hóa và minh bạch hóa:

• Thực hiện tiêu chuẩn hóa toàn bộ hồ sơ tài chính để đảm bảo minh bạch và phù hợp pháp luật.
• Chuyển đổi số trong quản trị tài chính giúp giảm rủi ro và tiết kiệm chi phí.

Tư vấn chuyên gia:

• Thuê đơn vị kiểm toán hoặc tư vấn tài chính để đánh giá và đưa ra giải pháp.
• Đảm bảo mọi hồ sơ và thủ tục tuân thủ quy định pháp luật.​

Tổng kết: Với hồ sơ về tài sản và nguồn vốn, doanh nghiệp cần kiểm tra soát xét lại và hoàn thiện. Nếu doanh nghiệp chưa làm được toàn phần thì làm từng phần. Để dựng được bức trang tài chính thì toàn công ty phải cùng thực hiện. Nếu làm dự án thì từng dự án phải lập doanh thu, chi phí, lợi nhuận rõ ràng. Việc xử lý - kiện toàn - hoàn thiện hồ sơ tài chính công ty không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí và tăng tính minh bạch mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý. Giám đốc và các thành viên quản lý cần hiểu rõ vai trò của mình, từ đó thực hiện đúng quy định, nâng cao năng lực quản trị tài chính và tạo nền tảng phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

CEO THỰC CHIẾN V05 | Cấu phần 6: Tài chính - Đầu tư dành cho CEO

--------
Biên tập & Media: Bích Ngọc - Giamdoc.net
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa CEO thực chiến V05 toàn tập | Tài chính - Đầu tư - Tối ưu thuế cho CEO trên Online.Giamdoc.net