CEO THỰC CHIẾN V05 | Tái cấu trúc công ty thành công, hướng tới tự động hóa quản trị vận hành

​​Để tái cấu trúc công ty thành công hướng tới tự động hóa quản trị vận hành cần bắt đầu từ việc chủ doanh nghiệp cần tái nhận thức lại rằng "một công ty muốn tồn tại và phát triển tiếp trong bối cảnh ngày nay, bắt buộc phải tái cấu trúc, không còn lựa chọn nào khác, nếu không làm thì chết". Cho nên, chủ doanh nghiệp cần nhận diện đến tận cùng "doanh nghiệp mình không thay đổi, không tổ chức quản trị vận hành theo hướng trao quyền và giao quản, chắc chắn công ty sẽ lụi tàn dần đi", đặt mình trong thế "không còn lựa chọn nào khác, bắt buộc phải tái cấu trúc công ty".

Tái cấu trúc công ty thành công, hướng tới tự động hóa quản trị vận hành

​Tổng hợp các nội dung chính sẽ được chia sẻ trong bài viết này:

I. Tiến trình tái cấu trúc công ty
1. Tâm thế và tái nhận thức của chủ doanh nghiệp / Ban lãnh đạo công ty
​2. Truyền thông về tái cấu trúc công ty
​3. Đánh giá lại định hướng chiến lược và mô hình kinh doanh
4. Tiến trình nghiệp vụ và kỹ thuật tái cấu trúc công ty:
​ 4.1 Tái cấu trúc tổ chức vận hành
 4.2 Setup hệ thống tài chính
 4.3 Hệ thống kinh doanh
 4.4 Hệ thống quản trị nhân sự
II. Tái cấu trúc quản trị vận hành công ty với 4 cấu phần then chốt | trên nền tảng mô hình kim cương
​Cấu phần 1: Tổ chức vận hành
Cấu phần 2: Setup tài chính
Cấu phần 3: Hệ thống kinh doanh
Cấu phần 4: Quản trị nhân sự

Video tham khảo tái cấu trúc công ty thành công
Giới thiệu khóa học Tái cấu trúc công ty - Quản trị tinh gọn và vận hành xuất sắc.

4 tiến trình tái cấu trúc công ty

1. Tâm thế và tái nhận thức của chủ doanh nghiệp / Ban lãnh đạo công ty

Thay đổi tư duy người lãnh đạo

Trước khi thực hiện tái cấu trúc công ty, rất quyết tâm thay đổi, nhưng đến lúc bắt tay vào làm lại không thay đổi. Để thay đổi nên bắt đầu từ việc nhận thức lại bố cục, thời cuộc thị trường. Thông lệ thị trường, động lực đi làm đã thay đổi từ việc kiếm tiền sang kiến tạo giá trị, trải nghiệm cuộc sống và khẳng định năng lực bản thân, hưởng thành quả xứng đáng. Nên chủ doanh nghiệp cần nhận diện đến tận cùng "doanh nghiệp mình không thay đổi, không tổ chức quản trị vận hành theo hướng trao quyền và giao quản, chắc chắn công ty sẽ lụi tàn dần đi", đặt mình trong thế "không còn lựa chọn nào khác, bắt buộc phải làm".

Ví dụ minh họa: Tại sao cùng trong môi trường kinh doanh, cùng lực lượng lao động, tại sao Thế giới di động lại tuyển dụng được đội ngũ hết lòng phục vụ khách hàng, chủ động mọi việc ở cửa hàng, là do lãnh đạo, do hệ thống quản trị. Cần phải nhìn nhận lại DN của mình tại sao cùng trong môi trường kinh doanh, cùng lực lượng lao động, lại không tuyển dụng được nhân viên hoặc một thời gian đội ngũ nhân sự trở nên "rệu rã", làm việc chống đối.

Từ những phân tích này, Chuyên gia Vũ Long Giamdoc.net cho rằng, chủ doanh nghiệp nên quay về xem xét chính mình, hệ thống quản trị của DN mình - chính là quá trình nhận thức của chủ doanh nghiệp. Quá trình tái nhận thức cần phải quyết tâm phân cấp, phân quyền và giao quản. Nếu không thực hiện, nhân viên sẽ thụ động và chờ đợi "trung tâm xử lý" chính là chủ doanh nghiệp / giám đốc. Đôi khi chính chủ DN / giám đốc đang đình trệ hoạt động của doanh nghiệp. Chủ DN / giám đốc thường mắc phải bẫy "tưởng rằng mọi việc mình tự quyết luôn cho nhanh". Tuy nhiên, sẽ dẫn đến trường hợp cả đội ngũ sẽ thụ động chờ đợi quyết định của giám đốc, có mặt giám đốc thì mọi việc sẽ nhanh, không có thì bị đình trệ. Bản chất của cuộc chơi, nếu giám đốc quyết sẽ phải tự chịu trách nhiệm và phải tự tìm cách, người khác sẽ làm việc theo suy nghĩ "nếu thuận mới làm, không thuận không làm, nếu có thành công sẽ báo cáo là thành quả của bản thân, nếu thất bại là do giám đốc chỉ đạo làm, tìm cách đổ lỗi". Cho nên giám đốc / chủ DN cần tái nhận thức sâu sắc, nếu không sẽ bị "thua".

Bản tính "tiểu chủ" - có khát vọng được làm chủ

Hiện tại, Việt Nam có đến gần 1 triệu doanh nghiệp, số lượng lao động rất đông, nên tỷ lệ người làm thuê còn rất lớn, nhưng  trong bản thân mỗi người luôn có sẵn bản tính "tiểu chủ" - có khát vọng được làm chủ. Đây chính là chìa khóa, bất kỳ doanh nghiệp nào muốn trở nên lớn mạnh thì đều phải biến công ty mình thành một tổ chức lớn chứa đựng các ông chủ nhỏ, bà chủ nhỏ. Điều này đã được chứng minh qua lịch sử, từ công cuộc khoán nông nghiệp, khoán công nghiệp ở xí nghiệp đường sắt trước đây đều mang lại giá trị rất to lớn. ​

2. Truyền thông về tái cấu trúc công ty

Hoạt động truyền thông nội bộ đặc biệt quan trọng, có hai loại hoạt động truyền thông:
- Hoạt động truyền thông đơn lẻ: Thảo luận, trao đổi trước với các nhân sự có năng lực, có tầm ảnh hưởng, có năng lượng tích cực, công thần,... trong công ty. Thông suốt tư tưởng và trao niềm tin trước.
- Hoạt động truyền thông rộng rãi cả công ty, ban hành văn bản về tiến trình tái cấu trúc công ty.

3. Đánh giá lại định hướng chiến lược và mô hình kinh doanh

• Đánh giá lại mô hình kinh doanh, công thức lợi nhuận. Chủ doanh nghiệp cần thẳng thắn trả lời câu hỏi: "Nếu công ty làm đúng, khai thuế minh bạch, doanh nghiệp còn sống nổi không, còn đủ động lực lợi nhuận để kinh doanh tiếp hay không?" Nếu câu trả lời là có thì làm tiếp, là không thì cần phải tái cấu trúc công ty mạnh mẽ hơn việc cắt bỏ đi những hoạt động có tỷ suất lợi nhuận thấp, hoặc nhờ vào việc "luyến láy, lách né" thuế, bảo hiểm mới sống được nên "bỏ". Bởi vì có làm doanh nghiệp cũng không "sống" được lâu, sau này cũng bị truy thu.
• Đánh giá lại nguồn cung.
• Đánh giá lại sản xuất kinh doanh.

Đây là những đánh giá then chốt, vì hiện nay cạnh tranh phần lớn là do cạnh tranh nguồn cung. Nếu doanh nghiệp chạy theo cuộc đua cạnh tranh về giá, về lợi nhuận sẽ "thua". Cần xác định lại tư tưởng, doanh nghiệp nên cạnh tranh về mô hình kinh doanh, lợi thế nguồn cung, cạnh tranh bằng sự tinh xảo, hiệu suất của đội ngũ. Nếu lao theo cuộc đua về giá, là cuộc đua "thắt cổ" cho tất cả các bên, chỉ có lợi cho các bên trung gian, khách hàng dần dần bị bào mòn lợi ích và trải nghiệm.

• Đánh giá lại hồ sơ tài chính kế toán của công ty về ghi nhận vốn, tài sản, kiện toàn hoàn thiện hồ sơ pháp lý.

4. Tiến trình nghiệp vụ và kỹ thuật tái cấu trúc công ty

Tiến trình về nghiệp vụ và tái cấu trúc công ty có 4 phần:

1. Tái cấu trúc tổ chức vận hành
2. Setup hệ thống tài chính
3. Hệ thống kinh doanh
4. Hệ thống quản trị nhân sự

TÁI CẤU TRÚC QUẢN TRỊ VẬN HÀNH CÔNG TY 2025 với 4 cấu phần then chốt trên nền tảng mô hình kim cương

II. Tái cấu trúc quản trị vận hành công ty với 4 cấu phần then chốt | trên nền tảng mô hình kim cương

Cấu phần 1: Tổ chức vận hành

Thực tế ở phần lớn doanh nghiệp SME chưa bao giờ xác định, hay bỏ công sức một cách nghiêm túc để thiết lập hệ thống tổ chức quản trị vận hành. Vì khi đến các doanh nghiệp tư vấn, công ty nào cũng có sơ đồ tổ chức​ treo trên tường ở phòng khách hoặc trong tài liệu của công ty. Nhưng thực tế vận hành lại không tuân theo sơ đồ tổ chức đã có mà theo sự chỉ đạo của giám đốc. Một hệ thống tổ chức vận hành được xây dựng theo mô hình của doanh nghiệp khác, đặc biệt là mô hình doanh nghiệp nhà nước hoặc sao chép trên mạng, chỉ mang tính chất là một tài liệu truyền thông, không có tác dụng cho doanh nghiệp mình.

Để một hệ thống tổ chức vận hành có tác dụng, cần thực hiện các bước sau:
​
1. Xây dựng và mô tả lại chuỗi giá trị công ty, gồm 2 phần:

• Quản trị nội bộ: Tài chính, kế toán, pháp chế, nhân sự, cơ sở vật chất kỹ thuật.
• Tổ chức vận hành: Vận hành chuỗi giá trị của công ty. Vân hành tiến trình chuỗi giá trị bắt đầu từ việc thiết lập nguồn cung, là nhiệm vụ của cả công ty, người chịu trách nhiệm cao nhất là ban giám đốc. Tiếp theo là tiến trình mua hàng và nhập kho. Tiếp theo là sản xuất, cung cấp dịch vụ, làm hàng ở trạng thái sẵn sàng bán. Tiếp theo truyền thông, quảng cáo sau đó là bán hàng và tiếp đến là chăm sóc và dịch vụ khách hàng,...

Ví dụ về thiết lập nguồn cung: Tìm kiếm, đánh giá nhà cung cấp; đàm phán ký kết hợp đồng nguyên tắc. Lời khuyên: Ban giám đốc là người trực tiếp tìm kiếm, đánh giá, thiết lập đối tác nguồn cung chiến lược.  

2. Vẽ ra sơ đồ tổ chức công ty.
3. Viết chức năng nhiệm vụ cho mỗi phòng ban.

Qua nhiều cách triển khai và các mô hình khác nhau trong các chương trình đào tạo, tư vấn ứng dụng tại doanh nghiệp, Chuyên gia Vũ Long Giamdoc.net đã đưa ra được một công thức hóa trong việc xây dựng chức năng nhiệm vụ của các phòng ban theo sơ đồ tổ chức.

• Chức năng lớn nhất, bất kỳ phòng ban nào cũng cần có: Xây dựng tiêu chuẩn định mức và cơ chế của phòng ban, vai trò chính thuộc về trưởng phòng ban bộ phận. Ví dụ: Phòng kế toán cần xây dựng quy chuẩn hạch toán, biểu mẫu hạch toán, cơ chế tuyển dụng bố trí nhân sự của phòng kế toán phải do phòng kế toán đảm nhận. Với phòng mua hàng cần thiết lập quy chuẩn, cơ chế của phòng mua hàng, cơ chế tuyển đụng đào tạo nhân sự mua hàng.
• Chức năng thứ hai: Chức năng kế hoạch hóa. Yêu cầu trưởng phòng ban bộ phận phải biết lập kế hoạch cho phòng ban mình phụ trách. Ví dụ: Phòng mua hàng lập kế hoạch mua, lịch đặt hàng. Phòng bán hàng phải lập kế hoạch bán hàng, doanh số, ngân sách bán và kế hoạch hành động. Phòng kế toán phải biết xây dựng nguồn vốn, tài chính dòng tiền. Phòng sản xuất biết lập kế hoạch sản xuất. Phòng nhân sự phải lập kế hoạch tuyển dụng đào tạo và văn hóa doanh nghiệp.
• Chức năng thứ ba: Vận hành hoạt động hay còn gọi là chức năng thực thi. Ví dụ: Phòng mua hàng thực thi mua hàng, quản lý công nợ phải trả, hóa đơn, xử lý khiếu nại với nhà cung cấp. Phòng kế toán thực thi hạch toán, kiện toàn hồ sơ, kê khai báo cáo thuế, kế toán quản trị, kiểm kê,... Phòng kinh doanh thực thi tìm kiếm khách hàng, truyền thông quảng cáo, bán hàng, dịch vụ chăm sóc khách hàng, quản lý công nợ phải thu. Giao chi tiết để tránh việc giao nhầm, giúp dễ xác nhận được KPI.
• Chức năng thứ tư: Đo lường và báo cáo. Ví dụ: Phòng sản xuất đo lường năng xuất, sai hỏng, và báo cáo sản xuất, tiêu hao, giá thành. Phòng mua hàng đo lường hiệu quả mua, tỷ lệ sai hỏng quá trình mua, báo cáo hoạt động mua. Phòng kinh doanh đo lường hiệu quả quản trị bán, năng suất bán, công nợ, tỷ lệ lặp lại và báo cáo bán hàng.
• Chức năng cuối cùng: Nghiên cứu, tham mưu. Ví dụ: Phòng kinh doanh phải nghiên cứu và tham mưu về cạnh tranh. Phòng mua hàng phải nghiên cứu, tham mưu về nguồn hàng mới, động lực giảm giá. Phòng kế toán phải nghiên cứu tham mưu cơ chế chính sách mới về thuế, hóa đơn, tài chính cho giám đốc. 

4. Soạn thảo quy chế tổ chức vận hành.

Soạn thảo quy chế khung của công ty. Xong quy chế khung, doanh nghiệp đã thực hiện được một nửa của quá trình tái cấu trúc công ty. Hoạch định lại được cơ cấu tổ chức, luồng công việc và quy chế tổng, giúp thay đổi luồng công ty vận hành. Nếu luồng công việc bố trí chưa chuẩn, dù doanh nghiệp có sử dụng phần mềm gì cũng không giúp xử lý công việc, thậm chí cả đội ngũ phải phục vụ phần mềm.

Việc xây dựng lại sơ đồ tổ chức, chức năng nhiệm vụ không phải chỉ thực hiện trên giấy, thực chất giúp tạo lại luồng công việc chính trong công ty, tạo ra sự phối hợp tự nhiên thông qua cơ chế, mô hình thay cho ý chí.

"Key" quan trọng: Trong quy chế công ty phải đề cập tư tưởng quản trị - trao quyền và giao khoán cho nhân sự cấp trung.

​Cấu phần 2: Setup hệ thống tài chính

Nếu doanh nghiệp thực hiện phân cấp, phần quyền, trao quyền và giao quản thì số liệu, mục tiêu, chiến lược hành động, chiến dịch thực thi của các phòng ban bộ phận cụ thể là bao nhiêu, đo lường thời gian như thế nào, doanh nghiệp cần thực hiện setup hệ thống tài chính, có 4 việc sau:

1. Thiết lập lại bộ chỉ số, mục tiêu trong BSC: Khách hàng, thị phần; tài chính; quản trị vận hành và nâng cao năng lực. 
2. Lập mô hình tài chính: Doanh nghiệp chọn 8-12 mục tiêu cho 1 năm làm căn cứ thống kê, tính toán chi tiết ở tất cả phòng ban bộ phận trong công ty để dựng ra mô hình tài chính. Mô hình tài chính là bức tranh trong tương lai tính theo định mức, kế hoạch bán, kế hoạch sản xuất - doanh thu, chi phí, lợi nhuận, dòng tiền và điểm hòa vốn là bao nhiêu. Mô hình tài chính là bức tranh dự kiến hàng năm cho doanh nghiệp giúp chủ doanh nghiệp biết được doanh thu, giá vốn, chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp,...giúp xác lập ngân sách dành cho các hoạt động, đặc biệt là ngân sách dành cho nhân sự tiền lương. Giúp chủ doanh nghiệp tránh rủi ro đưa ra quyết định sai lầm trong tài chính, không chuẩn bị kịp nguồn tài chính, quản trị sai về chi phí, không trao quyền và phân cấp tài chính.
3. Kiện toàn hoàn thiện hồ sơ pháp lý có liên quan đến thuế, vốn điều lệ, vốn thực tế, tổ chức lại công tác kế toán.
4. Soạn thảo quy chế tài chính, ban hành, truyền thông và áp dụng.

​Cấu phần 3: Hệ thống kinh doanh

1. Xây dựng chức năng nhiệm vụ: Tái cấu trúc phòng kinh doanh, cần nhận thức lại chức năng kinh doanh bao hàm cả việc thực hiện truyền thông quảng cáo, phát triển thị trường, bán hàng, chăm sóc khách hàng và thực hiện dịch vụ khách hàng - trọn gói của marketing. Doanh nghiệp cần xem xét lại các bộ phận, tổ nhóm để xây dựng lại sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh.
2. Đánh giá lại chính sách kinh doanh, chính sách giá, số lượng nhân sự, xây dựng lại cơ chế lương thưởng của phòng kinh doanh theo nguyên tắc "biến phí hóa ngày càng nhiều hơn".
3. Xem xét quy trình, tiêu chuẩn, tài liệu, biểu mẫu về mặt kinh doanh.
4. Lập kế hoạch kinh doanh.
5. Xây dựng quy chế, quy trình, biểu mẫu kinh doanh.

Lời khuyên: Yêu cầu phòng kinh doanh rà soát, đánh giá lại khách hàng, nhất là doanh nghiệp B2B, GT, không được chủ quan, phải phân loại khách hàng. 

Chiến lược then chốt: Kiên quyết không theo đuổi chiến lược cạnh tranh bằng giá, công nợ.

​Cấu phần 4: Quản trị nhân sự

Tái cấu trúc hệ thống quản trị nhân sự và quản lý lao động tiền lương.

1. Xây dựng ngạch bậc lương, cơ chế thưởng. Nên xây dựng cơ chế khích lệ về mặt thu nhập nên có cho tất cả các phòng ban. Ví dụ: Phòng kinh doanh thưởng theo doanh số, thu hồi công nợ, lợi nhuận gộp; phòng mua hàng thưởng theo chi phí tiết kiệm khâu mua, thưởng theo thành quả đạt được khi đàm phán giảm giá với nhà cung cấp; phòng kế toán thưởng theo lợi nhuận; dự án tách thưởng theo đạt tiến độ và đạt lợi nhuận dự án,...phòng ban nào cũng nên nghĩ ra cách thưởng nhằm biến phí hóa thu nhập cho người lao động và được đàm phán, hiệp thương giữa phòng nhân sự, phòng tài chính kế toán và các phòng ban khác.

Ngạch bậc lương xây dựng xong, phải trao về cho các trưởng bộ phận phòng ban. Trưởng bộ phận phải hiểu được ngạch bậc lương để giải thích cho nhân viên, có quyền quyết định và sắp xếp nhân sự dưới quyền theo đúng ngạch bậc lương và cơ chế thưởng công ty đã giao. 
​
Khi thực hiện tái cấu trúc hệ thống nhân sự cần phải trao quyền quản lý nhân sự cho các trưởng phòng ban bộ phận: Tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, ngân sách lương thưởng, hướng dẫn nhân viên xác định được lương, tự xác định được mục tiêu, đánh giá KPI theo kết quả đạt được,...
2. Rà soát, ký lại hợp đồng với nhân sự cấp trung và tổ chức triển khai.
3. Xây dựng quy chế, quy trình, biểu mẫu tuyển dụng, quản lý lao động tiền lương.

Thông điệp về tái cấu trúc công ty: Công ty muốn lớn mạnh cần phải biến mình thành một công ty lớn chứa đựng được các ông chủ, bà chủ là các trưởng phòng ban bộ phận. Nếu không họ vẫn sẽ làm việc thụ động và đến một lúc nào đó cũng sẽ rời bỏ doanh nghiệp.  ​

​Video tóm tắt: Tái cấu trúc công ty thành công, hướng tới tự động hóa quản trị vận hành

​TÁI CẤU TRÚC CÔNG TY
Quản trị tinh gọn - Vận hành xuất sắc

Tuyệt phẩm đào tạo và huấn luyện kinh doanh của chuyên gia Vũ Long dành cho CEO, chủ doanh nghiệp đã được chứng minh hiệu quả tại hàng ngàn doanh nghiệp suốt hàng chục năm qua. CEO thực chiến V05 phát hành 2023, cập nhật 2025 không còn là chương trình đào tạo mà đã được nâng cấp & cô đọng thành chương trình kịch bản tái cấu trúc kinh doanh theo mô hình kim cương, giúp doanh nghiệp quản trị tinh gọn - vận hành xuất sắc, từng bước tự động hóa và chuyển đổi số thành công.

☎︎ 0966 783 881

Khai giảng 2025: 
​📌 Tại Hà Nội: 29-30 tháng 3 năm 2025 tại KS Công Đoàn Quảng Bá, Tây Hồ, Hà Nội
📌​ Tại TP Hồ Chí Minh: 18-19 tháng 4 năm 2025 tại ​KS ParkRoyal Sài Gòn, Tân Bình, HCM

--------
Biên tập & Media: Bích Ngọc - Giamdoc.net
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Tái cấu trúc công ty thành công, hướng tới tự động hóa quản trị vận hành - Tóm tắt phiên Live