Hoạch định tài chính đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững cho doanh nghiệp | CEO thực chiến V05 - Chuyên gia Vũ Long

​Hoạch định tài chính là một quy trình phức tạp nhưng vô cùng quan trọng để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng quy trình và phân cấp rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực mà còn tăng cường hiệu quả quản trị, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược dài hạn. 
Ở bài viết này, Giamdoc.net sẽ trình bày tổng quan về phạm vi và quy trình hoạch định tài chính, cùng với những lưu ý quan trọng trong việc phân cấp và trao quyền trong doanh nghiệp.

Hoạch định tài chính đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững cho doanh nghiệp

Để doanh nghiệp phát triển bền vững, cần xây dựng mô hình kinh doanh rõ ràng, chiến lược cụ thể và tổ chức vận hành hiệu quả. Sự phát triển của doanh nghiệp không chỉ dựa vào sản phẩm, dịch vụ mà còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp xây dựng và quản lý đội ngũ nhân sự. Việc trao quyền và tạo không gian phát triển cho nhân sự cấp trung là chìa khóa giúp doanh nghiệp lớn mạnh và đạt được mục tiêu chiến lược đã đề ra. Để trao quyền và tạo không gian phát triển cho nhân sự cấp trung, doanh nghiệp cần hoạch định tài chính.

Phạm vi, trình tự hoạch định tài chính và phân cấp cho doanh nghiệp

​Hoạch định tài chính là một quy trình quan trọng, đóng vai trò nền tảng trong việc đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào quy mô và đặc thù hoạt động, hoạch định tài chính có thể được triển khai ở các cấp độ khác nhau. Dưới đây là tổng quan về phạm vi và quy trình hoạch định tài chính, cùng với những lưu ý quan trọng trong việc phân cấp và trao quyền trong doanh nghiệp.

1. Phạm vi hoạch định tài chính

Hoạch định tài chính​ có thể được chia thành ba cấp độ chính:

• Hoạch định tài chính cấp công ty: Đây là cấp độ hoạch định tài chính tổng thể, bao quát toàn bộ hoạt động của công ty. Nó bao gồm việc xác định mục tiêu tài chính, dự báo dòng tiền, và xây dựng ngân sách cho các hoạt động chính của doanh nghiệp.
• Hoạch định tài chính cấp đơn vị cơ sở: Đối với các công ty hoạt động ở nhiều mảng khác nhau như B2B và bán lẻ, mỗi đơn vị cơ sở cần có kế hoạch tài chính riêng biệt. Bắt đầu từ hoạch định tài chính cấp công ty, sau đó phân bổ định mức và hạn mức cho từng đơn vị, đảm bảo mỗi mảng hoạt động có kế hoạch tài chính phù hợp và khả thi.
• Hoạch định tài chính cấp dự án: Đối với các doanh nghiệp làm dự án thầu, hoạch định tài chính thường được thực hiện cho từng dự án riêng biệt. Do đặc thù không thể dự đoán chính xác số lượng dự án trong tương lai, doanh nghiệp cần dựa vào các mối quan hệ chiến lược và kết quả tham vấn cuối năm để đưa ra dự báo sơ bộ về quy mô dự kiến. Điều này giúp doanh nghiệp có cơ sở để quyết định về chi phí hoa hồng, ngân sách lương thưởng và các chi phí liên quan khác. Mỗi dự án cần có phương án tài chính riêng và quyền triển khai được trao cụ thể cho từng dự án.

2. Thành phần số liệu của Hoạch định Tài chính

Hoạch định tài chính dựa trên các thành phần số liệu cơ bản sau:

• Kế hoạch bán hàng: Xác định quy mô kinh doanh và dự báo doanh thu.
• Kế hoạch chi phí bán hàng: Đánh giá các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng.
• Kế hoạch mua hàng và sản xuất: Xây dựng kế hoạch cung ứng và sản xuất hàng hóa.
• Xác định giá vốn: Tính toán giá trị nguyên liệu, hàng hóa và chi phí sản xuất.
• Chi phí gián tiếp: Bao gồm các chi phí quản lý và vận hành doanh nghiệp không liên quan trực tiếp đến sản xuất hoặc bán hàng.

Tất cả các thành phần này kết hợp lại để tạo ra một mô hình tài chính toàn diện, bao gồm cơ cấu doanh thu, chi phí, lợi nhuận, kế hoạch dòng tiền, cơ chế lương thưởng và kế hoạch đầu tư mua sắm. Trong đó, lập kế hoạch bán hàng là bước khó khăn nhất.

3. Các bước hoạch định tài chính

Việc lập kế hoạch tài chính kinh doanh cần tuân theo một quy trình cụ thể, bao gồm 5 bước:

Bước 1: Lập kế hoạch bán hàng

Kế hoạch bán hàng có thể được xây dựng theo hai phương pháp: từ trên xuống (Top-down) và từ dưới lên (Bottom-up). Phương pháp Top-down bắt đầu từ các mục tiêu chiến lược của công ty, sau đó phân bổ xuống các đơn vị và cá nhân. Phương pháp Bottom-up bắt đầu từ các chỉ số hiệu suất của nhân viên và xây dựng lên đến các mục tiêu chiến lược tổng thể.

Một sai lầm thường gặp khi xây dựng kế hoạch bán hàng là lập kế hoạch trong phòng mà không có sự tham khảo thực tế từ thị trường. Đội ngũ bán hàng cần ra ngoài, tiếp xúc với khách hàng, thu thập dữ liệu từ hiện trường để có được thông tin chính xác và lập kế hoạch sát với thực tế.

Bước 2: Dự thảo kế hoạch bán hàng và gửi cho các bộ phận liên quan

Kế hoạch bán hàng sau khi được lập phải được gửi đến các bộ phận khác như kế toán, sản xuất, và mua hàng để phối hợp và điều chỉnh. 

Bước 3: Làm việc nhóm

Các trưởng bộ phận cần hợp tác chặt chẽ trong giai đoạn cuối năm để thảo luận và điều chỉnh kế hoạch bán hàng. Đối với các doanh nghiệp dự án, việc làm việc nhóm còn bao gồm cả các bên liên quan như thầu, thi công và kỹ thuật để đảm bảo tiến độ cung ứng và sản xuất.

Bước 4: Họp, phản biện và thông qua

Cuộc họp phản biện và thông qua kế hoạch bán hàng nên được tổ chức vào tháng 12 hàng năm hoặc muộn nhất là nửa đầu tháng 1 năm sau. Đây là cơ hội để các bộ phận liên quan đóng góp ý kiến và điều chỉnh kế hoạch trước khi được phê duyệt chính thức.

Bước 5: Bóc tách và giao khoán / trao quyền và phân cấp

Quá trình bóc tách và phân cấp bao gồm việc xác định mục tiêu, nhân sự, điều kiện làm việc, chi phí nghiệp vụ và quyền lợi ngoài lương. Quan trọng là phải trao quyền và phân cấp một cách rõ ràng, tránh tình trạng nhân sự hiểu nhầm rằng họ bị khoán việc mà không được hỗ trợ đầy đủ. Các quyền lợi ngoài lương như thưởng và phúc lợi cũng cần được xem xét kỹ lưỡng để khuyến khích hiệu quả làm việc.

​Hoạch định tài chính là một quy trình phức tạp nhưng vô cùng quan trọng để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng quy trình và phân cấp rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực mà còn tăng cường hiệu quả quản trị, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược dài hạn.

Cấu trúc bản hoạch định tài chính

Cấu trúc bản hoạch định tài chính kinh doanh bao gồm các phần sau:

1. Doanh thu: Doanh thu đã được phân chia theo 1 tiêu thức nào đó (ví dụ nhãn nhóm sản phẩm, ngành hàng, nhóm khách hàng... (lưu ý không phân chia quá nhiều - nên dưới 7 nhãn nhóm)

2. Chi phí (thường có 5 loại chi phí lớn)
 Giá vốn:

• Đối với doanh nghiệp sản xuất: Giá thành sản xuất đối với sản phẩm bán ra (giá thành tồn kho chưa phải giá vốn)
• Đối với doanh nghiệp thương mại: Giá sẵn sàng bán ra đối với hàng nhập khẩu (giá mua+ thuế+vận chuyển...)
• Đối với doanh nghiệp cung ứng là giá mua.

Chi phí tài chính: chủ yếu là lãi vay, phụ thuộc quy mô doanh thu
Chi phí bán hàng: gồm các chi phí giúp đưa đơn hàng về, chăm sóc quản trị bán hàng, phát triển thị trường. Chi phí này do khối kinh doanh xây dựng và quản lý.
Chi phí quản lý: chi phí gián tiếp (bao gồm những chi phí ko phục vụ sản xuất, bán hàng...)
Chi phí khác (dự phòng).

Cấu trúc chi tiết của chi phí bán hàng và chi phí quản lý nên phân loại thành 3 gói chính:

• Chi phí nhân lực: lương, thưởng, bảo hiểm, phúc lợi, tuyển dụng đào tạo,...
• Chi phí vật lực: phương tiện, xăng xe, điện thoại, thuê cửa hàng, showroom,...
• Chi phí nghiệp vụ: truyền thông quảng cáo, nghiên cứu thị trường, hoa hồng, chiết khấu,...

Lưu ý: Khi doanh nghiệp thực hiện chia các gói chi phí không nên chia quá bảy khoản mục chi phí. Trong việc hoạch định tài chính doanh nghiệp thực hiện phân chia danh mục chi phí như thế nào thì khi hạch toán kế toán phải hạch toán theo đúng các khoản mục đã thiết kế.  

Ví dụ với phòng kinh doanh

• Chi phí nhân lực gồm: tuyển dụng, đào tạo, phát triển năng lực, lương, bảo hiểm, phúc lợi,... của nhân sự thuộc khối kinh doanh.
• Chi phí vật lực: là chi phí cho tài sản, phương tiện, công cụ, máy móc thiết bị phục vụ kinh doanh (xăng xe điện thoại, thuê cửa hàng,...).
• Chi phí nghiệp vụ: truyền thông, quảng cáo, nghiên cứu thị trường, hoa hồng chiết khấu, giao nhận hàng hóa, phí chứng từ,...

3. Lợi nhuận: cần tính được ra % so với doanh thu  (để quản trị được chất lượng lợi nhuận)
4. Dòng tiền.

Cấu trúc bản hoạch định tài chính kinh doanh gồm: doanh thu, chi phí, lợi nhuận và dòng tiền. Với chi phí có 5 loại chi phí (giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí tài chính, chi phí quản lý, chi phí khác), mỗi loại chi phí, đặc biệt là chi phí bán hàng và chi phí quản lý cần được chia làm 3 gói (nhân lực ,vật lực, nghiệp vụ). Giám đốc cần thông hiểu được cấu trúc của bản hoạch định tài chính kinh doanh để truyền thông, dẫn dắt đội ngũ hiểu được vai trò các phòng ban trong việc hoạch định tài chính. Theo đó, khối kế toán tài chính đóng vai trò điều phối, khối kinh doanh đóng vai trò đi trước-thực hiện phương pháp hiện trường, thực tiễn,.... Các phòng ban phối hợp cùng nhau thực hiện lập kế hoạch tài chính kinh doanh theo thể thức tham dự.

Quản trị tài chính hiệu quả, chủ động dòng tiền. Trao quyền & phân cấp quản trị tài chính cho nhân sự cấp trung

​Vai trò của Giám đốc trong việc phân cấp tài chính và trao thực quyền

Một trong những nhiệm vụ trọng yếu của giám đốc là quản lý tài chính và trao quyền cho các cấp quản lý trung gian. Ba trách nhiệm chính của một giám đốc gồm:

1. Xây dựng mô hình kinh doanh và chiến lược.
2. Thiết lập tổ chức, phân chia nhiệm vụ và ủy quyền.
3. Phân bổ nguồn lực và chia tiền.

Điều này giúp định hình nên luật chơi và luật chia của công ty, nơi mà giám đốc và nhân sự cùng nhau xây dựng một môi trường làm việc và cùng hưởng thành quả. Mục tiêu là xoá mờ ranh giới giữa người lao động và chủ sở hữu, từ đó tạo ra một môi trường công bằng và minh bạch.​

Tại sao cần chia tiền trước?

Chia tiền là yếu tố quan trọng trong việc tạo động lực làm việc. Chúng ta thường đọc nhiều nghe nhiều về câu chuyện quản trị “cây gậy và củ cà rốt”. Bằng việc chia tiền trước thì đó chính là củ cà rốt - cho người ta nhìn thấy lợi ích nhưng lợi ích này phải rất tường minh, không phụ thuộc vào cảm xúc của giám đốc mà cần phải thực hiện từ trước, không phải chờ đến khi đạt mục tiêu mới chia. Tức là khi nhân sự cấp trung họ tự biết, tự tính được lương thưởng, đãi ngộ của họ theo từng kết quả kinh doanh, điều này gọi là sự tường minh, không phụ thuộc vào cơ chế “xin - cho”.

Làm thế nào để mục tiêu doanh thu khả thi?

Một kế hoạch doanh thu khả thi phải đi kèm với chương trình hành động cụ thể. Để đảm bảo điều này, quá trình lập kế hoạch tài chính kinh doanh cần tuân theo những nguyên tắc sau:

1. Nguyên tắc hiện trường: Trước khi đưa ra kế hoạch, cần khảo sát thực tế, hiểu rõ khách hàng, đánh giá các kênh phân phối, đo lường lượng khách hàng và tần suất mua sắm. Dữ liệu cần được thu thập từ các hoạt động khảo sát này, không phân biệt số liệu từ phòng kinh doanh hay dự án.
2. Dữ liệu làm căn cứ: Đây là dữ liệu thực tế về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, biến động giá cả, giá trị đơn hàng bình quân, tần suất mua hàng, doanh thu theo từng nhân viên bán hàng, đổi trả hàng hóa, và các yếu tố khác. Tất cả những dữ liệu này là cơ sở để lập kế hoạch.
3. Dữ liệu tham chiếu: Cần tham chiếu các dữ liệu từ năm trước hoặc từ các nguồn thống kê thực tế.
4. Kế hoạch hành động: Để đạt được doanh thu, cần có kế hoạch cụ thể. Ví dụ, nếu cửa hàng không thể tăng doanh thu qua kênh hiện tại, phải lập kế hoạch mở cửa hàng mới hoặc đầu tư thêm vào kênh bán hàng khác.
5. Kế hoạch chi phí bán hàng: Mọi kế hoạch đều cần có dự toán chi phí cụ thể.

Trong số các yếu tố trên, kế hoạch hành động là yếu tố then chốt giúp đảm bảo tính khả thi của kế hoạch doanh thu.

​Trao thực quyền

Trao quyền là yếu tố quan trọng để phát triển năng lực của nhân sự cấp trung và tối ưu hóa hiệu quả quản lý. Trao quyền cần phải đi đôi với phân cấp tài chính, để đảm bảo người được trao quyền có đủ nguồn lực và thẩm quyền quyết định. Khi đó, nhân sự mới được xem là có thực quyền.

Để trao thực quyền, cần đảm bảo:

• Niềm tin: Giám đốc cần tin tưởng và ủy nhiệm cho nhân sự quyền thực thi và quyết định trong phạm vi được giao.
• Mục tiêu thách thức và ngân sách: Người được trao quyền phải nhận được các mục tiêu đủ thách thức, kèm theo ngân sách và nguồn lực để thực hiện.
• Quỹ lương và định biên nhân sự: Người được trao quyền phải có quyền tự chủ trong việc quản lý quỹ lương và nhân sự thuộc phạm vi của mình.
• Quyền lợi: Khi đạt hoặc vượt mục tiêu, nhân sự phải được hưởng quyền lợi rõ ràng.
• Chính sách với đối tác/khách hàng: Nếu cần, người được trao quyền cũng có thể tham gia vào việc quyết định chính sách với đối tác hoặc khách hàng.
• Điều kiện và phương tiện làm việc: Cần cung cấp đủ cơ sở vật chất và điều kiện làm việc để nhân sự có thể hoàn thành nhiệm vụ.
  
• Chế tài và đào tạo: Có chính sách thưởng phạt rõ ràng đối với các vi phạm. Ngoài ra, cần hỗ trợ đào tạo nhân sự trong thời kỳ đầu để họ hiểu được vai trò và nhiệm vụ của mình.
  

Rủi ro và yêu cầu đối với người được trao quyền:
​
Trong quá trình trao quyền, cần chấp nhận một mức độ rủi ro nhất định, đặc biệt là trong giai đoạn đầu. Tuy nhiên, điều quan trọng là chỉ trao quyền cho những người có năng lực. Năng lực ở đây không chỉ là về mặt kỹ thuật, mà còn bao gồm sự sẵn sàng, khả năng hoạch định, triển khai, và nghị lực vượt qua khó khăn.

Phân cấp tài chính và trao thực quyền là chiến lược quan trọng trong quản lý doanh nghiệp hiện đại. Nó không chỉ giúp giám đốc tối ưu hóa quy trình ra quyết định, mà còn giúp nhân sự cấp trung phát triển khả năng quản lý và lãnh đạo. Điều này không chỉ tạo ra động lực cho người lao động, mà còn giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn.

​Bài viết đọc thêm:
​Quản lý tài chính doanh nghiệp bài bản
Phân cấp quản trị tài chính và giao khoán
​--------

​Biên tập: Bích Ngọc, Bùi Thúy, Hồ An - Giamdoc.net, Nguyễn Thắm - Biso24
Media: Bích Ngọc - Giamdoc.net
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa CEO thực chiến V05 toàn tập | Hoạch định tài chính & Giao khoán trên Online.Giamdoc.net
​

Tài chính - Đầu tư - Tối ưu thuế cho CEO | Khai giảng 26/10/2024 tại Hà Nội

Làm chủ báo cáo tài chính dưới góc nhìn quản trị điều hành. Hiểu và theo dõi các chỉ số kiểm soát dòng tiền chủ động và tối ưu. Tổ chức và kiểm soát hiệu quả công tác kế toán và báo cáo thuế. Vận dụng cơ chế chính sách về thuế để lập kế hoạch thuế, tối ưu thuế.

Đăng ký ngay