3 cấu phần setup và quản trị tài chính công ty hiệu quả, chuyên đề 3 - Khóa học CEO toàn diện

Thực ra, quản trị tài chính trong doanh nghiệp SME không có gì cao siêu, cũng chẳng cần đến một nhân sự có kiến thức và kinh nghiệm quản lý tài chính xuất sắc mới làm được mà chỉ cần tuân thủ một số nguyên tắc & nghiệp vụ cơ bản cùng với khả năng giữ kỷ luật tài chính của chủ doanh nghiệp / giám đốc là được. Giải pháp quản trị tài chính hiệu quả cho các doanh nghiệp SME là gì? Tác giả xin đề xuất 3 nhóm giải pháp tương ứng với 3 cấu phần công việc cần thực hiện sau đây:

​Bản chất hoạt động kinh doanh là “cuộc chơi” tài chính nhưng lấy sản phẩm / hàng hóa / dịch vụ làm phương tiện. Vậy nhưng, tại hầu hết các công ty / doanh nghiệp SME hiện nay lại chưa chú trọng quản trị tài chính, dẫn đến không thể quản trị hiệu quả vốn kinh doanh, bị động trong kiểm soát dòng tiền và thường xuyên rơi vào tình trạng mất cân đối thanh toán. Làm chủ doanh nghiệp, ai cũng có câu cửa miệng là “phải giữ chữ tín”, tuy nhiên khi một khoản chi trả đến hạn phải thanh toán, khả năng thực thi không có do dòng tiền yếu thì giữ chữ tín kiểu gì (?), hay cứ “cam kết”, cứ “khất lần” trong sự cố gắng của người chủ để rồi tự mình lại đánh mất chữ tín mà không hay.
Thực ra, quản trị tài chính trong doanh nghiệp SME không có gì cao siêu, cũng chẳng cần đến một nhân sự có kiến thức và kinh nghiệm quản lý tài chính xuất sắc mới làm được mà chỉ cần tuân thủ một số nguyên tắc & nghiệp vụ cơ bản cùng với khả năng giữ kỷ luật tài chính của chủ doanh nghiệp / giám đốc là được. Minh chứng là tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các doanh nghiệp thuộc diện gia đình trị, kể cả khi có nhân sự phụ trách tài chính thì họ cũng đâu có cơ hội nào để thực hiện nghiệp vụ quản lý tài chính, mọi toan tính và quyết định hầu như do sếp và người nhà sếp quyết hết rồi, họ chẳng qua chỉ là người chạy hồ sơ chứng từ cho các sếp mà thôi. Thật đáng tiếc!
Trong tình trạng đó, rất nhiều quyết định tài chính được chủ doanh nghiệp / giám đốc đưa ra và thực hiện nhưng không lượng hóa được kết quả hoặc hậu quả, lờ mờ về sự tác động đến cơ cấu chi phí và lợi nhuận, nói nôm na là chỉ áng chừng, thành ra có lúc tưởng quyết một vụ mang lại lợi nhuận lớn rồi thành ra lại thất thu. Trước bối cảnh đó, giải pháp quản trị tài chính hiệu quả cho các doanh nghiệp SME là gì? Tác giả xin đề xuất 3 nhóm giải pháp tương ứng với 3 cấu phần công việc cần thực hiện sau đây:

HOẠCH ĐỊNH MÔ HÌNH TÀI CHÍNH LÀM CƠ SỞ QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH

​Quản trị tài chính, hiểu một cách đơn giản là công ty đặt ra mục tiêu tài chính cụ thể, kế hoạch hành động hướng mục tiêu tài chính đó, tìm mọi cách / mọi người trong tổ chức làm bất cứ điều gì mà không vi phạm pháp luật và thuần phong mỹ tục để đạt được mục tiêu tài chính định trước đó.
Hầu hết chủ doanh nghiệp / giám đốc khi làm kinh doanh không có am hiểu tốt về tài chính, kế toán, thành ra đôi khi hay né tránh hoặc bị hà thiên lủng các bài viết / kiến thức tài chính ở tầm lớn hơn làm cho e ngại, hiểu lầm. Thực ra vấn đề này đơn giản hơn chúng ta nghĩ, để hoạch định mô hình tài chính có 3 việc như sau:
Thứ nhất: Lập kế hoạch vốn và giải pháp vốn trước cho từng năm tài chính
Vốn trong doanh nghiệp gồm vốn ngắn và vốn dài. Vốn ngắn để quay vòng kinh doanh trong năm hoạt động, vốn dài để đầu tư, hoặc đã đầu tư tích lũy hình thành tài sản. Tổng vốn = vốn chủ sở hữu + nợ phải trả (nợ phải trả gồm các đối tượng: người lao động, ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp, đối tác hợp tác kinh doanh). Vậy là lập kế hoạch vốn thực chất là lập ra một bảng số liệu dự tính mà trong đó chỉ ra được các 2 con số quan trọng: vốn dài cần đầu tư thêm trong năm là bao nhiêu; vốn ngắn quay vòng kinh doanh trong năm cần bao nhiêu? Tôi tin rằng 2 câu hỏi này nó thường trực trong đầu các chủ doanh nghiệp / giám đốc điều hành,  tuy nhiên nó chưa được xem xét thấu đáo và đúng phương pháp, thế này nhé:
Bước 1: Xác định nhu cầu vốn (chủ yếu là vốn lưu động).
Vốn cần bao nhiêu thì không phải ngồi văn phòng để “áng chừng” mà phải bắt đầu từ quy mô kinh doanh và kế hoạch doanh thu dự kiến của năm hiện thời hoặc tốt hơn là cả năm kế tiếp. Vơi doanh thu như vậy, nhân sự làm tài chính / hoặc kế toán ở mức nghiệp vụ trung bình sẽ có thể khái toán được quỹ lương, chi phí sản xuất / hoặc giá vốn hàng nhập; cùng lúc công ty xác định được cao điểm và thấp điểm làm hàng, giá trị hàng tốn kho tối thiểu (hay còn gọi là tồn kho cơ bản) rồi cân đối với lượng vốn cho khách hàng nợ là gần như đã tính ra được nhu cầu vốn lưu động. Giá trị của nhu cầu vốn kinh doanh không phải là tính gộp cho cả năm, bạn chỉ nên tính cho một chu kỳ kinh doanh (tính từ lúc mua vào – tổ chức sản xuất – bán ra – độ trễ thu tiền / hoặc thu tiền gối đơn).
Bước 2: Giám đốc cùng nhân viên phụ trách bán hàng, mua hàng, kế toán (hoặc tài chính) phân tích cơ cấu vốn để tìm giải pháp.
Khi cân đối nhu cầu vốn với lượng tiền doanh nghiệp đang nắm giữ (gọi là vốn sẵn sàng dùng ngay) + hạn mức khả dụng đã có giao kết với ngân hàng / hoặc có khả năng giao kết với ngân hàng, lúc này xảy ra 3 tình huống: Thiếu vốn / Đủ hoặc thừa / Lúc đủ lúc thiếu lúc thừa. Lúc này ta sẽ dùng kiến thức nền về tài chính và bản chất nguồn vốn để tính tiếp các phương án và giải pháp vốn từ các nguồn:

• giãn cách ở mức chấp nhận được lương, thưởng cho người lao động;
• co kéo và giải pháp đàm phán các nhà cung cấp, dù tăng lên được 3 ngày công nợ phải trả cũng làm và tất nhiên phải có chương trình kế hoạch kịch bản để làm cẩn thận chứ không chỉ nói xuông;
• điều chỉnh và đưa ra chính sách kích thích thanh toán nhanh hơn ở kỳ thiếu và ưu đãi hơn ở kỳ thừa vốn để chủ động hơn và nhanh hơn kỳ thu tiền về.

Làm xong các việc này, tôi tin chắc công ty của bạn đã dựng được dự thảo bức tranh tài chính khả quan hơn. Nếu vẫn thiếu vốn theo dự thảo, lúc này ta mới tính đến các lựa chọn khắt khe hơn, gồm có: vay thêm – tài sản thế chấp là gì; huy động thêm vốn chủ - có khả năng hay không? Có thay đổi tỷ lệ vốn góp không?; nếu tất cả các cách trên đều bất khả thi thì cần dự phòng cho kịch bản giảm quy mô kinh doanh hoặc cắt bỏ lợi nhuận để ưu tiên chủ động dòng tiền; ở các đơn vị kinh doanh ký hợp đồng lớn / hoặc hợp đồng dự án thì cần tính đến giải pháp “bán dự án” hoặc tìm đối tác “chơi cùng” để chia sẻ gánh nặng vốn trong một vài thương vụ.
Kết quả cần phải đạt được ở bước 2: Lập được một bản dự thảo nhu cầu vốn, giải p háp vốn như phân tích ở trên để làm cơ sở theo dõi, chủ động thực hiện thay vì “tới đâu tính đến đó” theo kiểu “giật gấu vá vai”.
Bước 3: Truyền thông và thỏa thuận tiền đề
Căn cứ vào bảng kế hoạch vốn, giải pháp vốn nói trên, giờ là lúc công ty phải tổ chức truyền thông cho những nhân sự chủ chốt liên quan biết được kịch bản ứng xử thanh toán và tín dụng thương mại, tín dụng ngân hàng để cố gắng giữ cho bằng được cán cân dòng tiền chủ động nhất có thể. Chủ doanh nghiệp, giám đốc đừng ôm lấy mà làm một mình. Hãy tích cực thảo luận và hỏi cộng sự của mình, họ sẽ có những ý kiến tốt đáng đồng tiền bát gạo đấy.

​Thứ 2: Lập bảng kế hoạch cơ cấu doanh thu – chi phí – lợi nhận
Kế hoạch doanh thu – chi phí – lợi nhuận là yêu cầu tối thiểu nhất ở một doanh nghiệp, nó thường phải được làm trong tháng 12 năm trước để ứng dụng cho năm sau. Ngay cả những cửa hàng kinh doanh nhỏ, một tiệm hàng, một nhà hàng, một cơ sở kinh doanh hè phố cũng nên làm. Bản chất đây là bản kết quả kinh doanh dự kiến nhưng có tính toán cẩn thận, có phân tích cơ cấu % và tỷ lệ % của từng chi phí so với doanh thu. Trong tất cả các chỉ tiêu (khoản mục) chi phí của bảng này sẽ có chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chi phí cố định thì phân tích thực tế và hiện trạng ra để tính, ví dụ thuê văn phòng mỗi tháng hết bao nhiêu? Các chi phí lương cho nhân viên gián tiếp cố định trong năm là bao nhiêu. Còn các khoản chi phí biến đối thì có thể tính tương đối theo tỷ lệ doanh thu ở các mức doanh thu tương đương năm trước / hoặc các năm trước.
Đến đây, công ty của bạn sẽ có một “bức tranh” kết quả kinh doanh tổng quát, lúc này là người điều hành / hoặc ông chủ, bạn sẽ biết năm tài chính này dành chi phí cho kinh doanh và phát triển thị trường bao nhiêu? Quỹ lương và bảo hiểm nhân viên bao nhiêu? Giá vốn bao nhiêu? Chi phí quản lý bao nhiêu một cách tương đối chính xác. Các số liệu đó là tiền đề quan trọng để bạn tiến hành giao nhiệm vụ cho các trưởng phòng ban bộ phận và yêu cầu nhân viên tài chính / hoặc kế toán trưởng theo sát từng khoản mục chi phí một cách nghiêm ngặt trong từng tháng, từng quý vận hành. Hãy tin tôi đi, khi bạn ra quyết định kinh doanh dựa trên các số liệu đó, nhân sự của bạn sẽ tâm phục khẩu phục và riêng người ra quyết định thì biết rõ nếu rủi ro thì hậu quả là gì, nếu sai lệch gì giải pháp thay thế là gì. Đây cũng chính là cách giúp chủ doanh nghiệp, giám đốc loại bỏ được thói quen ra quyết định cảm tính.
Cũng có ý kiến phản biện với tôi rằng: lập kế hoạch tài chính ra là vậy nhưng thực tế làm đâu có giống thế! Câu trả lời của tôi luôn là: có 2 khả năng mà thôi, khả năng 1: giám đốc và nhân sự chắp bút lập kế hoạch doanh thu chi phí lợi nhuận quá hời hợt trong việc phân tích, tính toán các con số dẫn tới tính sai; khả năng thứ 2 là: cả giám đốc và nhân sự tài chính kế toán hùng hục lập kế hoạch xong rồi nhưng chẳng ai tuân thủ. Vậy nên, nếu chủ doanh nghiệp / giám đốc không phải là người tuân thủ kỷ luật tài chính thì theo tôi cũng không nên lập mô hình hay kế hoạch tài chính làm gì.

​Thứ 3: Thiết lập định mức tài chính, hạn mức dòng tiền, phân quyền phê duyệt chứng từ
Sau khi có được kế hoạch vốn, kế hoạch doanh thu chi phí lợi nhuận, việc tiếp theo là bạn yêu cầu kế toán trưởng / hoặc nhân sự tài chính của mình thiết lập các định mức chi phí theo từng phòng ban bộ phận, từng loại hoạt động gắn với các khoản mục trong bản kế hoạch doanh thu chi phí lợi nhuận. Đồng thời với các định mức đó, bạn tiến hành phân cấp quản lý tài chính bằng cách giao cho từng trưởng bộ phận cùng với kế toán kiểm soát khoản chi phí nào? Điều kiện phê duyệt gồm các hồ sơ chứng ra ra sao theo yêu cầu và quan điểm của bạn, Nếu ủy quyền ký duyệt thì họ được ký duyệt giá trị lớn đến bao nhiêu, còn bạn hàng tuần yêu cầu báo cáo và giải trình, hàng tháng nhận báo cáo kết quả thực hiện so với kế hoạch đặt ra.
Nếu công ty có đội ngũ nhân sự cấp trung đủ tốt và tin cậy, hãy mạnh dạn giao khoán mục tiêu và chi phí cho họ. Ở các công ty thực hiện hoạt động kinh doanh dạng các dự án (như thi công xây lắp; thiết kế - sản xuất – lắp đặt nội thất….) thì theo thôi nên giao khoán ngay nhưng nhớ kèm theo điều kiện trách nhiệm và hưởng lợi theo tiến độ dự án.
Đến đây công ty của bạn đã xây dựng được mô hình tài chính ở mức hoàn thiện đến 80%, chỉ còn lập cơ cấu tài sản, phân tích hòa vốn nữa là đạt 100% yêu cầu. Tôi khuyên các doanh nghiệp, hãy cứ tập trung làm kế hoạch vốn và cơ cấu doanh thu chi phí lợi nhuận trước đã, vận hành trơn chu rồi làm tiếp các phần còn lại, đừng cầu toàn mà rồi hỏng việc / hoặc thất vọng.

Khóa học Setup hệ thống tài chính & Kiểm soát dòng tiền công ty

18 bài học quản trị tài chính online của chuyên gia Vũ Long, bao gồm kiến thức, nghiệm vụ, kỹ năng về tài chính dòng tiền, giúp doanh nghiệp xây dựng & vận hành hệ thống kế hoạch tài chính - kinh doanh - dòng tiền tối ưu; Quản trị chi phí hiệu quả, tăng lợi nhuận; tổ chức công tác kế toán & kiểm soát hồ sơ báo cáo thuế theo cách bài bản

Xem & học thử

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG ĐỒNG BỘ KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH KINH DOANH

​Cấu trúc bộ kế hoạch tài chính kinh doanh hàng năm tối thiểu cần có:
·        Bảng trình bày mục tiêu tổng thể theo BSC tóm tắt từ 8 đến 12 mục tiêu cân bằng cần đạt được trong năm tới 
·        Kế hoạch truyền thông, quảng cáo  | Phòng kinh doanh thực hiện
·        Kế hoạch bán hàng | Phòng  kinh doanh thực hiện
·        Kế hoạch mua hàng / đặt hàng | Phòng cung ứng (Nhân viên mua) thực hiện. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì cần lập kế hoạch sản xuất; Đối với doanh nghiệp xây lắp thì cần lập kế hoạch sản lượng xây lắp.
·        Kế hoạch đầu tư mua sắm mới, cải tiến công nghệ | Các trưởng BP
·        Kế hoạch nhân sự & quỹ lương | Quản trị tổng hợp thực hiện
·        Kế hoạch dòng tiền | Phòng tài chính kế toán thực hiện
·        Kế hoạch lợi nhuận (P&L) | Phòng tài chính kế toán thực hiện

​Phương pháp sử dụng khi lập kế hoạch tài chính kinh doanh là phương pháp phối hợp: Ban giám đốc công ty dự liệu mục tiêu trình bày theo phiếu BSC, chỉ rõ các mục tiêu (O) mà công ty hướng tới trong năm tài chính tiếp theo. Các mục tiêu này được truyền thông tới các trưởng bộ phận thông qua một cuộc họp được gọi là “cuộc họp định hướng tài chính kinh doanh năm kế tiếp”, cuộc họp được thực hiện không nên chậm hơn ngày 15 tháng 12 năm hiện thời.
Căn cứ số liệu tham chiếu lập kế hoạch gồm: Số liệu, thông tin từ công tác phân tích dự báo của bộ phận chức năng; Số liệu thống kế & báo cáo trong lịch sử ít nhất 6 tháng vừa qua; Thông tin thu thập thứ cấp (từ báo, tạp chí, công bố báo cáo ngành, sách trắng doanh nghiệp, báo cáo nghiên cứu thị trường độc lập).
Từ kế hoạch cả năm, căn cứ theo đặc thù mùa vụ của công ty, hàng tháng công ty cần tập trung thực hiện các kế hoạch chủ chôt gồm:

• Kế hoạch truyền thông quảng cáo, bán hàng
• Kế hoạch mua hàng + Kế hoạch sản xuất (nếu là doanh nghiệp sản xuất)
• Kế hoạch dòng tiền và lợi nhuận

Để duy trì được công tác kế hoạch và báo cáo tài chính kinh doanh, công ty của bạn nên tổ chức cuộc họp giao ban để thông qua kế hoạch tháng kế tiếp và báo cáo kết quả tháng đã qua từng tháng, bận mấy cũng phải làm. Phải coi kế hoạch là nghiệp vụ tác nghiệp kinh doanh chủ động chứ không được coi nhẹ như một thủ tục hay phong trào thi đua tào lao. Doanh nghiệp cần thực dụng, có làm thì hãy lập, nếu không tuân thủ thì đừng mất công lập kế hoạch làm gì. Đã lập kế hoạch thì phải báo cáo, triển khai kế hoạch thì phải có giám sát và điều chỉnh kịp thời khi bất kỳ việc gì đi lệch kế hoạch đã đặt ra.

TỔ CHỨC LẠI CÔNG TÁC KẾ TOÁN

Tài chính doanh nghiệp khác với kế toán, tài chính và ước tính, phân tích, đo lường, giải pháp hành động liên quan đến vốn, tiền, tài sản, và quan hệ đồng bộ doanh thu chi phí lợi nhuận; còn kế toán đơn thuần là hạch toán, phản ánh, kiểm soát việc thực thi tài chính và kiện toàn hoàn thiện chứng từ. Tuy nhiên để quản trị là kiểm soát tài chính tốt thì không thể dựa trên một bộ máy kế toán tồi, không thể có được đánh giá và ra quyết định tài chính tốt khi mà số liệu kế toán không chính xác kịp thời. Bởi vậy, yêu cầu doanh nghiệp cũng cần thiết lập lại bộ máy kế toán của mình, gồm các đầu việc sau:

• Tổ chức bộ máy nhân sự làm kế toán & kê khai báo cáo thuế, đặc biệt quan trọng là viết lại bản mô tả chức năng nhiệm vụ phòng kế toán, mô tả lại công việc từng vị trí kế toán đồng thời tất cả các vị trí đều được yêu cầu dứt khoát là “chứng từ ngày nào hạch toán xong ngày đó”.
• Hệ thống danh mục kế toán – tài chính: danh mục tài khoản; danh mục khoản mục chi phí khớp với mô hình tài chính; danh mục chi tiêu để kiểm soát dòng tiền; danh mục nhà cung cấp; danh mục khách hàng; danh mục tài sản; danh mục nguyên vật liệu; danh mục hàng hóa.
• Tiêu chuẩn hồ sơ chứng từ và chỉ dẫn hạch toán: Mỗi loại giao dịch trong doanh nghiệp như mua hàng, bán hàng, tính lương, trả lương, tạm ứng… đều được quy định rõ bộ tiêu chuẩn hồ sơ chứng từ.
• Chủ động kiểm soát công tác kê khai báo cáo thuế, thực thi nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước
• Trình tự và tiêu chuẩn nghiệm thu hồ sơ số liệu kế toán & kê khai báo cáo thuế
• Trách nhiệm giải trình hồ sơ, tài liệu, số liệu ké toán & kê khai báo cáo thuế
• Trình tự xử lý rủi ro / sai sót kế toán

Lời kết: Nếu bạn thấy những lập luận và chỉ dẫn của tôi trên đây là hợp lý, hãy in bài viết này ra, tổ chức họp một cách nghiêm túc với người phụ trách tài chính / phụ trách kế toán / hoặc kế toán trưởng cùng các trưởng bộ phận trong công ty mình, bàn về một lộ trình triển khai với thông điệp nhất quán là “tìm cách làm cho bằng được”. (Tôi dự đoán trước nhé: sẽ có những nhân sự cấp trung của bạn tìm đủ lý do và nêu ra đủ thứ khó khăn để né tránh thực hiện).
Tác giả: Vũ Long – Tôi viết bài này dành cho các Giám đốc / Chủ doanh nghiệp SME