Tái cấu trúc hệ thống nhân sự - Bí quyết của nhà cầm quân

​Nhiều chủ doanh nghiệp khi bắt tay vào xây dựng hệ thống nhân sự cho công ty thì thuê những chuyên gia tư vấn nhân sự hàng đầu hoặc những Giám đốc/Quản lý nhân sự có kinh nghiệm lâu năm nhưng vẫn thất bại. Trong các công cuộc xây dựng hay tái cấu trúc hệ thống nhân sự, chúng ta thường mắc phải nhiều sai lầm.

Những sai lầm đó là:

• Chỉ tập trung xây dựng mảng nhân sự như một phần riêng, độc lập mà không gắn với quy mô kinh doanh, cơ cấu tài chính của công ty;  
• Chỉ làm qua loa, hình thức và nhắm vào các công việc mang tính thủ tục hành chính thay vì đi vào phần lõi là làm lại mô hình kinh doanh, vẽ lại sơ đồ tổ chức, xây dựng định biên…;
• Làm không triệt để như giảm thu nhập người này một ít, tăng người kia một ít, nói chung thay đổi không đáng kể và cũng không đưa được căn cứ mức thu nhập đó tương xứng kết quả công việc không.
• Và còn nhiều sai lầm khác…​

Trong bài viết này, Giamdoc.net đưa ra 5 nguyên tắc trong việc setup/tái cấu trúc hệ thống quản lý nhân sự:

5 nguyên tắc trong việc setup/tái cấu trúc hệ thống quản lý nhân sự

1. Thành công của nhân viên

Setup/Tái cấu trúc nhân sự đều phải hướng đến kết quả cuối cùng là tạo được thành công cho nhân viên thể hiện qua động cơ làm việc được tăng cao, có được niềm vui trong công việc, được mở rộng cơ hội tăng thu nhập và thăng tiến, môi trường làm việc và sức khỏe nhân viên được cải thiện…

Tất nhiên để làm việc này, Doanh nghiệp sẽ tốn một khoản ngân sách. Các chủ doanh nghiệp xem đây là một khoản chi phí, thậm chí nhiều ông chủ còn tiếc chi trả ngay cả các khoản bảo hiểm bắt buộc cho nhân viên. Tiếc thay, nếu chúng ta vẫn giữ những lối tư duy nhỏ theo kiểu này sẽ rất khó theo đuổi mục tiêu lớn. (Lưu ý: Việc không đóng bảo hiểm bắt buộc cho nhân viên không chỉ làm Doanh nghiệp bị phạt hành chính như trước mà đã lên khung phạt hình sự).

​Cần phải xem các khoàn chi này là các khoản đầu tư: khi nhân viên thành công, năng suất lao động tăng sẽ giúp Doanh nghiệp tăng sản lượng, doanh thu và lợi nhuận cao hơn gấp nhiều lần so với một đồng bỏ ra cho đầu tư vào nhân sự. Vậy tiếc gì một đồng cho nhân viên khi Doanh nghiệp lợi hơn nhiều lần?

2. Chính sách rõ ràng và kiểm soát chi phí nhân sự theo cấu trúc chi phí của mô hình tài chính công ty

Thứ nhất, chúng ta cần rõ ràng về sơ đồ cấp bậc tổ chức, các vị trí công việc, công ty có bao nhiêu vị trí theo sơ đồ tổ chức và kèm theo bảng mô tả công việc của từng vị trí. Trường hợp yêu cầu nhân viên kiêm nhiệm thì phải có chính sách lương kiêm nhiệm tránh trường hợp một nhân viên nghỉ, chúng ta đẩy toàn bộ công việc cho nhân viên khác khiến họ thấy quá tải và bất mãn.

Thứ hai, chúng ta cần rõ ràng về: 

1. Quỹ lương, 
2. Thu nhập từng vị trí, 
3. Chính sách đào tạo, và 
4. Thực hiện cam kết với nhân viên (ví dụ: đã hứa tăng lương thì phải tăng, trừ trường hợp kinh doanh bị ảnh hưởng nặng nề và trường hợp loại trừ này cũng phải minh bạch từ trước). 

Lưu ý: Quỹ lương phải đồng bộ với mô hình tài chính công ty: từng khoản chi trả cho nhân sự một năm hết bao nhiêu, hoặc chiếm bao nhiêu % trên doanh thu được dự trù trước trong mô hình tài chính. Nhiều công ty tái cấu trúc nhân sự nhưng chưa làm quy mô kinh doanh và cơ cấu tài chính, xây xong thì chi phí nhân sự tăng cao, lợi nhuận công ty không còn.

​Các chính sách và hệ thống trên cần được thể chế thành văn bản, mình bạch để mọi người có thể tiếp cận.

3. Thực hiện đúng, đầy đủ, quy trình, tiêu chuẩn

Chúng ta cần thực hiện đúng, đầy đủ theo quy trình, theo tiêu chuẩn về tuyển dụng, đào tạo và sử dụng đội ngũ nhân sự mà công ty đã đưa ra. Ví dụ nếu muốn sa thải một người phải có điều kiện sa thải. Nếu trao quyền cho trưởng bộ phận thì phải cho trưởng bộ phận tự tuyển nhân sự theo ý họ. Tránh trường hợp chúng ta “nhét” người thân của mình vào phòng ban của họ, dẫn đến trưởng bộ phận không đạt được chỉ tiêu rồi lại bắt họ chịu trách nhiệm về kết quả ấy.

4. Thủ tục mệnh lệnh đơn giản và đơn cấp

Đối với những yêu cầu công việc ít trọng yếu, Doanh nghiệp nên đơn giản hòa chỉ cần nói miệng, tin nhắn, email không nhất thiết phải tờ trình văn bản.

Tuyệt đối không bao giờ làm lu mờ vai trò của người quản lý cấp trung. Có những quản lý cấp trung đã giao việc cho nhân viên nhưng chủ doanh nghiệp không đồng ý và chỉ đạo trực tiếp nhân viên, thậm chí quát mắng quản lý cấp trung trước mặt nhân viên để nâng cao vị thế của mình. Nếu vậy, làm sao nhân viên sẽ nghe lời Quản lý cấp trung và ta bổ nhiệm quản lý cấp trung làm gì? Hậu quả là, cơ chế giao khoán thất bại, chúng ta ôm lấy hết mọi việc, đội ngũ lãnh đạo kế cận cũng không bao giờ xuất hiện.
​
Nhiều công ty nhân viên thì ít, lãnh đạo thì nhiều. Một phòng vài nhân viên nhưng cấp trưởng, cấp phó cũng gần tương đương. Có những tình huống nhân viên chịu hoàn cảnh “một cổ nhiều tròng” vừa chịu chỉ đạo từ trưởng nhóm, phó phòng, trưởng phòng, phó giám đốc thậm chí Giám đốc cũng chỉ đạo trực tiếp. Vậy nhân viên này biêt nghe ai? Mệnh lệnh cần đơn cấp nghĩa là nhân viên chỉ nghe chỉ đạo từ cấp quản lý trực tiếp.

5. Người quản lý nhân sự phải đủ năng lực ​

Nếu ta lựa chọn người phụ trách bộ phận nhân sự, người đó phải đủ năng lực. Vậy thế nào là người quản lý nhân sự đủ năng lực: có phải là có bằng cấp chứng chỉ xịn, kinh nghiệm lâu năm, quan hệ thân thiết với chủ doanh nghiệp? Đó là thứ yếu, họ cần phải đáp ứng được các công việc sau:

• Hoạch định được quy mô nhân sự: ra được định biên và quỹ lương;
• Thiết kế luật chơi: ra được quy chế, quy trình quản lý nhân sự và tiền lương;
• Vận hành luật chơi và luôn tổ chức, tuyển dụng, đào tạo được nhân sự đạt chuẩn cho Doanh nghiệp.

Tuyệt đối không nhầm lẫn vai trò người quản lý nhân sự chỉ là làm thủ tục hành chính như lập hồ sơ tuyển dụng, phỏng vấn theo mẫu, làm hợp đồng, chấm công, khai bảo hiểm, trình lao động… Những việc này hoàn toàn không  quản trị nhân sự.

Trên đây là 5 nguyên tắc tái cấu trúc nhân sự nằm lòng trước khi chúng ta bắt tay vào việc xây dựng/tái cấu trúc hệ thống quản lý nhân sự. Tuân thủ 5 nguyên tắc này, Doanh nghiệp sẽ trải qua công cuộc xây dựng – cải tổ đội ngũ ít chua cay và đau đớn hơn.

​Tác giả: Hải Văn, CFA - Giám đốc chuyên môn Công ty TNHH Finbud

​​Quản trị nhân sự & hệ thống quản lý nhân sự

Khóa học quản trị nhân sự chiến lược & xây dựng hệ thống quản lý nhân sự bài bản, hiệu quả theo năng lực từng vị trí làm việc trong công ty. Đầy đủ tài liệu, biểu mẫu tác nghiệp về tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân viên. ​Đồng bộ - Tinh gọn - Hiệu quả!

Trải nghiệm học quản trị nhân sự cực chất cùng chuyên gia Vũ Long

Xem & Học thử