CFO cần biết: Trình tự SETUP hệ thống tài chính doanh nghiệp

Một số CEO/Chủ Doanh nghiệp mong muốn xây dựng hệ thống tài chính chuẩn chỉ nhưng nền móng kế toán lại lộn xộn. Nhìn chung, do không có chuyên môn nên các CEO/Chủ doanh nghiệp thường không biết bắt đầu từ đâu khi xây dựng hệ thống tài chính, dù đây là một trong ba trụ cột của DN: Kinh doanh - Tài chính - Nhân sự. Do đó, trong bài viết đầu tiên này của chuỗi Setup/Quản trị tài chính,  Giamdoc.net xin chia sẻ Trình tự Setup một Hệ thống tài chính chuẩn chỉ.

Nói về vấn đề Setup/Quản trị tài chính Doanh nghiệp (DN), các CEO/Chủ Doanh nghiệp thường nghĩ đến điều gì đầu tiên? Chúng ta thường chỉ tập trung quản trị tài chính vào giai đoạn DN đã vận hành. Nhưng thực tế, quản trị tài chính đã phải bắt đầu từ lúc các CEO/Chủ doanh nghiệp góp những đồng vốn đầu tiên để thành lập công ty. Một số CEO/Chủ Doanh nghiệp mong muốn xây dựng hệ thống tài chính chuẩn chỉ nhưng nền móng kế toán lại lộn xộn thì cũng vứt bỏ. Nhìn chung, do không có chuyên môn nên các CEO/Chủ doanh nghiệp thường không biết bắt đầu từ đâu khi xây dựng hệ thống tài chính, dù đây là một trong 3 trụ cột của DN: Kinh doanh - Tài chính - Nhân sự. Do đó, trong bài viết đầu tiên của chuỗi Setup/Quản trị tài chính, chúng tôi xin chia sẻ Trình tự Setup một Hệ thống tài chính chuẩn chỉ.
​
Vậy Setup/Quản trị tài chính gồm những bước nào. Giamdoc.net xin chia sẻ www.giamdoc.net/quan-ly-doanh-nghiep/trinh-tu-setup-he-thong-tai-chinh-doanh-nghiepquy trình thực hiện Setup hệ thống tài chính tại một số DN đã tư vấn như hình dưới đây: 

Quy trình thực hiện Setup hệ thống tài chính

Như vậy Setup hệ thống tài chính gồm 3 phần:

• Phần 1 liên quan đến vấn đề vốn và mô hình tài chính tổng thể.
• Phần 2 liên quan đến việc thực thi bao gồm cách giao khoán, lập kế hoạch tài chính kinh doanh chi tiết và Kế hoạch & kiểm soát dòng tiền.
• Phần 3 là chuẩn hóa công tác kế toán.

​Cụ thể như sau:

Phần 1 liên quan đến vấn đề vốn và mô hình tài chính tổng thể.

1.1.Vấn đề góp vốn:  cần chuẩn hóa ngay từ đầu về hồ sơ góp vốn, làm rõ giá trị vốn góp của từng thành viên, tài sản góp vốn.
1.2.Lập kế hoạch vốn và quản trị vốn: tuân thủ nguyên tắc sử dụng vốn, và lập kế hoạch nhu cầu dùng vốn hàng năm, nêu rõ cách thức huy động và quản trị vốn.
1.3.Xây dựng mô hình tài chính tổng thể gồm Doanh thu – Chi phí – lợi nhuận để các CEO/Chủ Doanh nghiệp nắm được bức tranh lãi lỗ tổng quan toàn Công ty.

Phần 2 liên quan đến việc thực thi bao gồm cách giao khoán, lập kế hoạch tài chính kinh doanh chi tiết và Kế hoạch & kiểm soát dòng tiền.

2.1. Giao khoán và phân cấp tài chính DN: từ mô hình tài chính tổng thể, lập văn bản giao khoán giao mục tiêu, nguồn lực đến từng Phòng ban/Bộ phận trong Công ty.
2.2. Kế hoạch tài chính kinh doanh: Chi tiết hóa mô hình tài chính tổng thể ở bước 1.3 bao gồm Kế hoạch Bán hàng, mua hàng, Sản xuất, Chi phí và các kế hoạch con khác.
2.3. Lập kế hoạch và kiểm soát dòng tiền: xây dựng kế hoạch thu chi theo năm, quý, tháng và xây dựng biểu mẫu các báo cáo kiểm soát dòng tiền.

Cần lưu ý mọi công tác tài chính ở trên sẽ trở nên vô nghĩa nếu công tác kế toán của DN chưa được tổ chức tốt. Bởi để làm tốt tài chính thì cần có số liệu chuẩn, mà để có số liệu chuẩn thì công tác kế toán phải chuẩn. Do đó, phần 3 cần kiện toàn lại hệ thống kế toán của Công ty. ​

Phần 3 là chuẩn hóa công tác kế toán.

3.1. Tổ chức Phòng Tài chính kế toán: cần xác định khối lượng công việc, định lượng thời gian cho đầu việc từ đó tính ra số lượng nhân sự tương ứng và phân công nhân sự phụ trách cho mỗi đầu việc. Vẽ lại sơ đồ tổ chức của Phòng Tài chính kế toán.
3.2. Tổ chức công tác kế toán & báo cáo thuế: Quy chuẩn hóa cách ghi nhận số liệu, chuẩn bộ hồ sơ kế toán cho từng nghiệp vụ phát sinh trong công ty. Xây dựng Bộ Danh mục kế toán để dễ theo dõi và kiểm soát. Chuẩn hóa hồ sơ và báo cáo thuế để tránh rủi ro và tối ưu chi phí thuế.

Nếu làm tốt theo trình tự trên, DN chúng ta sẽ không để  xảy ra 03 cái mất mà các SMEs thường hay gặp:

1. Mất đoàn kết: tức sự nghi kỵ lẫn nhau giữa những người góp vốn. Trong đó, các thành viên góp vốn không tin nhau về số vốn đã góp giữa các thành viên, kể công, tranh giành quyền lợi, quyền điều hành,  không nhất quán trong các chính sách phát triển của DN hay tỵ nạnh nhau về chia chác lợi nhuận.
2. Mất tập trung: thường gặp khi DN bắt đầu có lợi nhuận và thực hiện đầu tư, mở rộng kinh doanh dàn trải thậm chí nhiều ngành nghề không liên quan, không tập trung vào hoạt động kinh doanh lõi.  Một số SMEs không định hình được hoạt động lõi của mình là gì, gặp cơ hội kinh doanh gì cũng lao vào từ đó gây hao tổn chi phí, nguồn lực. Một ví dụ khác là do tính sỹ diện của người đứng đầu, khi khoác lên chức danh CEO/Chủ doanh nghiệp thì phải thuê văn phòng to, đi xe sang, công tác ở khách sạn 5 sao… gây tốn chi phí không cần thiết.
3. Mất thanh khoản: thường do không lên kế hoạch thu chi từ đầu, chính sách công nợ tùy tiện hoặc không có công tác theo dõi công nợ, theo dõi hàng tồn kho hoặc chi tiêu đầu tư không cần thiết gây thâm hụt cán cân thanh toán.

Như vậy, qua bài viết này chúng ta có thể thấy Setup/Quản trị tài chính không phải là thứ gì đó quá cao siêu và mơ hồ. Ta chỉ cần quản cái rất nhỏ và cụ thể như chặt chẽ hồ sơ vốn góp ban đầu, ghi nhận sổ sách đầy đủ, quản lý chặt hồ sơ kế toán,  chia tiền hợp lý cho các bộ phận, có kế hoạch thu chi rõ ràng… Trong các bài viết tiếp theo, Giamdoc.net sẽ đi chi tiết cách thực hiện đối với từng bước của quá trình Setup hệ thống tài chính cho Công ty.

​​Tác giả: Hải Văn, CFA - Giám đốc chuyên môn Công ty TNHH Finbud

​​Quản lý tài chính doanh nghiệp bài bản

18 bài học quản trị tài chính online của chuyên gia Vũ Long, bao gồm kiến thức, nghiệm vụ, kỹ năng về tài chính dòng tiền, giúp doanh nghiệp xây dựng & vận hành hệ thống kế hoạch tài chính - kinh doanh - dòng tiền tối ưu; Quản trị chi phí hiệu quả, tăng lợi nhuận; tổ chức công tác kế toán & kiểm soát hồ sơ báo cáo thuế theo cách bài bản. Phân cấp quản lý tài chính, ngừa rủi ro mất cán cân thanh toán, công nợ.

Học online chủ động và Download Full bộ TÀI LIỆU TÀI CHÍNH

Xem & Học thử