Ngăn ngừa và xử lý hóa đơn đầu vào của công ty bỏ trốn, mất tích hoặc rủi ro cao về thuế

Trong bài trước, giamdoc.net đã giới thiệu bài viết "Mua hóa đơn và cái chết không báo trước" đề cập đến những rủi ro mà doanh nghiệp phải đối mặt nếu có hoạt động mua bán và sử dụng hóa đơn bất hợp pháp. Nhưng, trong thực tế hoạt động, đôi khi bản thân doanh nghiệp mua hàng hóa dịch vụ thật nhưng cũng có thể gặp phải rủi ro hóa đơn khi mà nhà cung cấp thuộc diện rủi ro cao hoặc bỏ trốn mất tích. Khi đó cần xử lý thế nào? Có rủi ro gì? Quyền lợi của doanh nghiệp mua được bảo vệ đến đâu?  Xem chi tiết...

1. Nhận diện rủi ro hóa đơn đầu vào khi mua hàng hóa dịch vụ/giao dịch

Hóa đơn của doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế

• Doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế là các doanh nghiệp có một số dấu hiệu nhận diện như sau: vốn đăng ký kinh doanh ít, ngành nghề đăng ký kinh doanh nhiều; có dấu hiệu vi phạm về thuế và hóa đơn có quyết định xử phạt của cơ quan quản lý thuế, có quan hệ nhân thân phức tạp giữa các pháp nhân hoặc một số trường hợp khác chi tiết quy định tại khoản 2, điều 11, thông tư 39/2014/TT-BTC.
• Nếu có giao dịch mua bán và nhận hóa đơn  của các công ty thuộc diện rủi ro cao về thuế thì nguy cơ rất cao là doanh nghiệp của bạn sẽ gặp rủi ro về hóa đơn, không được kê khai khấu trừ thuế và không được thừa nhận giá trị hóa đơn khi tính vào chi phí được trừ để xác định thuế TNDN.
• Mặt khác, các doanh nghiệp loại này luôn trong diện theo dõi đặc biệt của cơ quan quản lý thuế, thậm chí cơ quan công an.Bằng nhạy cảm nghiệp vu, tôi tin rằng các chủ doanh nghiệp và kế toán viên hoàn toàn đủ năng lực nhận diện đối tác của mình có thuộc diện rủi ro cao hay không, bởi vì: khi ta mua hàng ta thường phải đánh giá rất kỹ đối tác, các hoạt động mua bán là thực... thì chẳng dại gì mà giao dịch với đối tượng doanh nghiệp này.
• Ngược lại những doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế thì cũng thường gắn với hoạt động mua bán hóa đơn bất hợp pháp và vì lý do đó, doanh nghiệp mua "nhắm mắt làm ngơ" hoặc "liều" mà chấp nhận "tư cách đối tác" thuộc dạng này. Xin cảnh báo: "nguy cơ là rất lớn".

Cơ quan quản lý thuế địa phương quản lý và thường xuyên cập nhật danh sách doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế. Cho nên, ngoài việc tra cứu mã số thuế doanh nghiệp như thông thường, lời khuyên cho kế toán là cần kiểm tra thông tin người bán dựa vào danh sách doanh nghiệp đó có thuộc diện rủi ro cao về thuế hay không? hoặc nhận diện đánh giá mức độ rủi ro cao về thuế của đối tác trước khi chính thức giao dịch. Thực hiện bằng cách truy cập vào website cục thuế địa phương, chọn mục "doanh nghiệp rủi ro cao về thuế" để có thông tin chi tiết.

Hóa đơn của doanh nghiệp / công ty bị cưỡng chế hóa đơn

• Doanh nghiệp bị cưỡng chế hóa đơn thuộc một trong các trường hợp: (1). Nợ đọng tiền thuế và đã bị cưỡng chế tài khoản song vẫn không có khả năng nộp thuế hoặc cố tình không nộp thuế thì sau một thời gian sẽ bị cưỡng chế hóa đơn; (2). Doanh nghiệp không nộp báo cáo thuế quá thời hạn quy định và cơ quan thuế không liên lạc được với họ thì sẽ bị cưỡng chế hóa đơn; (3). Doanh nghiệp vi phạm pháp luật về thuế nghiêm trọng dẫn đến bị cưỡng chế. 
• Nhiều trường hợp trong thực tế, doanh nghiệp không kiểm soát được hoạt động nộp báo cáo thuế, hoặc bị lỗi mà không hay biết thì cũng rất có thể rơi vào tình trạng bị cưỡng chế hóa đơn. Người viết bài đã chứng kiến nhiều doanh nghiệp thuê ngoài dịch vụ kế toán thuế trọn gói, dù được quảng cáo là chất lượng tốt, chuyên nghiệp nhưng do bất đồng, do nguyên nhân gì đó mà sau một thời gian doanh nghiệp tá hỏa khi được đối tác thông báo là hóa đơn đã bị cưỡng chế, không còn giá trị sử dụng và lưu hành. Tức là có cả trường hợp doanh nghiệp bị cưỡng chế hóa đơn mà không hề hay biết. Đến khi có quyết định cưỡng chế được công bố thì mọi việc đã quá muộn để khắc phục. Đối tác thì yêu cầu trả lại hóa đơn, phá hợp đồng thậm chí đòi bồi thường, hóa đơn thì hết giá trị sử dụng, xin phát hành mới và hủy hóa đơn cũ thì không được đồng thời bị liệt ngay vào danh sách doanh nghiệp rủi ro cao về thuế hoặc thông báo doanh nghiệp bỏ trốn.

• Việc cưỡng chế hóa đơn là cơ quan quản lý thuế ra quyết định thông báo trên toàn quốc, thông báo rõ hóa đơn của công ty XYZ nào đó không còn giá trị sử dụng. Người viết bài từng chứng kiến những trường hơp doanh nghiệp bị cưỡng chế nhiều cuốn hóa đơn, trong đó có cả những cuốn đã phát hành và giao cho khách hàng. Lý do như vậy là vì, khi xuất hóa đơn, chính những doanh nghiệp này cũng chưa biết là đã bị cưỡng chế. Hoặc quyết định cưỡng chế sẽ lấy theo số hóa đơn cuối cùng của kỳ báo cáo gần nhất.
• Trường hợp công ty cố tình mua bán, giao dịch hóa đơn bất hợp pháp mà bị cưỡng chế thì đương nhiên không có gì phải bàn ở đây, chỉ là với doanh nghiệp đã "trót" mua thì cần ngay lập tức tìm biện pháp tháo gỡ.

Hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích (công ty bỏ địa chỉ kinh doanh)

• Trường hợp 1: Mua hóa đơn / giao dịch mua hàng với nhà cung cấp đã thuộc diện bỏ địa chỉ, tạm ngưng, giải thể, phá sản nhưng chưa hoàn thành tủ tục đóng mã số thuế hợp pháp.
• Trường hợp 2: Khi giao dịch mua bán thì nhà cung cấp vẫn hoạt động bình thường, một thời gian sau nhà cung cấp này rơi vào tình trạng doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh, giải thể, phá sản nhưng chưa hoàn thành thủ tục đóng mã số thuế theo quy định.

Hóa đơn trôi nổi bất hợp pháp

• Đây là trường hợp mà doanh nghiệp bị lừa mua phải hóa đơn trôi nổi. Người viết bài khẳng định, dính phải hóa đơn trôi nổi khi và chỉ khi doanh nghiệp mua hóa đơn khống. Mua theo kiểu "mua theo tờ" hoặc đồng ý mua với giá rất rẻ, muốn viết gì cũng được...
• Lý giải về trường hợp này là người bán cố tình lừa người mua. Ví dụ như: một doanh nghiệp ABC nào đó được thành lập ra không phải với mục đích hoạt động chân chính mà chỉ nhằm mua bán hóa đơn. Họ làm đủ thủ tục phát hành hóa đơn hợp pháp ban đầu, sau đó thông báo mất hóa đơn, hủy hóa đơn cả lô, sau đó "tuồn" hóa đơn đó ra ngoài bán. Trong khi cơ quan thuế vẫn chưa có giải pháp quản lý kịp thời, vậy là doanh nghiệp mua hóa đơn sẽ nhận được hậu quả thích đáng. Đáng tiếc rằng, hậu quả đó chỉ được phát hiện khi có văn bản thông báo hoặc thanh kiểm tra của cơ quan quản lý thuế. Lời khuyên rằng, đừng vì thiếu đầu vào mà mua hóa đơn theo kiểu "liều mình như chẳng có" như vậy.

2. Hướng dẫn xử lý rủi ro hóa đơn đầu vào

Ở trên (phần 1) ta đã phân tích và đưa ra các dấu hiệu nhận biết, phân định các rủi ro hóa đơn của doanh nghiệp rủi ro cao về thuế, doanh nghiệp bỏ trốn mất tích, mua hóa đơn bất hợp pháp.... dưới đây, bằng kinh nghiệm tư vấn và đào tạo kế toán thuế của mình, người viết bài xin tư vấn bạn đọc một số giải pháp xử lý khi gặp phải rủi ro hóa đơn.
​
Xử lý hóa đơn đầu vào mua của công ty bỏ trốn, mất tích, giải thể, phá sản nhưng chưa hoàn thành tủ tục đóng mã số thuế:

• Nếu tại thời điểm giao dịch (căn cứ theo ngày ghi trên hóa đơn), cơ quan thuế đã thông báo tình trạng bỏ trốn mất tích hoặc rủi ro thì hóa đơn đó bị loại bỏ hoàn toàn đồng thời doanh nghiệp mua phải giải trình.
• Nếu tại thời điểm xuất hóa đơn, doanh nghiệp bán vẫn hoạt động, sau khi doanh nghiệp mua thực hiện khai thuế hoặc khi kiểm tra thuế phát hiện doanh nghiệp bán đã bỏ trốn, mất tích, giải thể... mà doanh nghiệp mua chứng minh được tính có thực của giao dịch kinh doanh như: hợp đồng, thanh toán, giao nhận, nghiệm thu và các chứng cứ khác thì hóa đơn đó vẫn được chấp nhận khấu trừ, hoàn thuế, và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo quy định.
• Nếu hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp bạn "dính" phải nhiều hóa đơn thuộc diện bỏ trốn mất tích, cưỡng chế hóa đơn..., khi phát hiện có dấu hiệu "hệ thống" thì hậu quả là bị chuyển sang cơ quan công an để điều tra hình sự. Nếu người mua chứng minh được tính có thực, có tờ trình gửi cơ quan thuế kịp thời thì nhẹ nhất cũng là loại bỏ hóa đơn, nộp bổ sung thuế tương ứng + tiền phạt nộp chậm + phạt hành chính.
• Tại thời điểm giao dịch, công ty bán vẫn hoạt động, tại thời điểm kiểm tra thuế phát hiện người bán đó đã giải thể, phá sản nhưng chưa đóng mã số thuế mà doanh nghiệp bạn chứng minh được tính "trong sạch" thông qua hợp đồng, thanh toán, giao nhận... thì hóa đơn đó được chấp nhận khấu trừ và chi phí thuế TNDN.

Xử lý hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp bị cưỡng chế hóa đơn
Ngay lập tức liên hệ công ty phát hành hóa đơn cho bạn và yêu cầu giải thích, khắc phục hậu quả, cấp lại hóa đơn điều chỉnh hoặc làm thủ tục thu hồi (nếu chưa khai thuế). Nếu không thể khắc phục thì nên làm tờ trình và văn bản hỏi cơ quan quan thuế quản lý trực tiếp + các bằng chứng chứng minh tính có thực của giao dịch để được hướng dẫn xử lý.

Xử lý hóa đơn đầu vào trôi nổi bất hợp pháp
Không có cách xử lý nào. Cách tốt nhất để loại trừ rủi ro là loại bỏ hóa đơn đó, điều chỉnh ngay tờ khai báo cáo thuế GTGT.
Các trường hợp khác, kế toán viên căn cứ vào hiện trạng, tra cứu thông tin trên hệ thống thuế, đối chiếu trường hợp sai phạm / rủi ro và căn cứ vào nội dung công văn 11797 để xử lý. Download công văn 11797 tại đây

3. Các biện pháp nghiệp vụ ngăn ngừa rủi ro hóa đơn

Để ngăn ngừa rủi ro về hóa đơn trong giao dịch kinh doanh, chủ doanh nghiệp nên yêu cầu kế toán viên hoặc công ty cung cấp dịch vụ kế toán thuế thực hiện các biện pháp sau:

• Tra cứu tên công ty, tên giám đốc công ty đối tác trên google, mạng xã hội facebook. Việc làm này để đánh giá sơ bộ các thông tin về đối tác, nhà cung cấp, giúp bạn có khả năng ngừng lại ngay khi có dấu hiệu hoặc đánh giá xấu. Đặc biệt nếu tìm thấy thông tin rao bán hóa đơn thì tuyệt đối tránh xa.
• Ký hợp đồng, đàm phán rõ ràng về thủ tục mua bán liên quan như: thông tin tài khoản, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản nghiệm thu dịch vụ, hồ sơ thanh toán...
• Nếu là đối tác giao dịch lần đầu thì yêu cầu cung cấp bản Scan/fax các tài liệu: thông báo phát hành hóa đơn; mẫu 06/GTGT nếu thuộc diện doanh nghiệp nhỏ; Mẫu 08/MST hoặc mẫu bổ sung thông tin doanh nghiệp ghi thông tin tài khoản ngân hàng đã báo với cơ quan thuế/Sở kế hoạch đầu tư. Điều này để đảm bảo cho doanh nghiệp của bạn trả tiền vào tài khoản hợp lệ của đối tác.
• Nếu nhận thấy không hoàn toàn yên tâm về đối tác thì thực hiện kép 4 biện pháp sau:

1. Tra cứu thông tin doanh nghiệp đối tác trên hệ thống thuế (gdt.gov.vn) + Tra cứu thông tin hóa đơn của đối tác trên cổng thông tin tracuuhoadon.gdt.gov.vn
2. Yêu cầu đối tác cung cấp thông báo của Tổng cục thuế xác nhận họ đã nộp báo cáo thuế và báo cáo hóa đơn kỳ gần nhất.
3. Khi nhận hóa đơn, yêu cầu đối tác cung cấp kèm theo bản photo liên 1 và liên 3 của hóa đơn. Điều này để đề phòng trường hợp đối tác đưa liên 2 cho bạn ghi khác giá trị với các liên còn lại của hóa đơn.
4. Kiểm tra danh sách doanh nghiệp rủi ro cao về thuế và danh sách quyết định cưỡng chế hóa đơn của cơ quan thuế nơi địa phương có địa chỉ của đối tác giao dịch.

Người viết bài tin rằng, khi đã có hợp đồng, thanh toán, biên bản giao nhận / giao hàng và thực hiện các biện pháp nêu trên thì gần như bạn đã loại bỏ hoàn toàn nguy cơ gặp phải hóa đơn bỏ trốn, cưỡng chế hoặc trôi nổi.

Start-UP Coaching xin chúc bạn thành công!
Tác giả: Vũ Long
Bản quyền bài viết thuộc về Giamdoc.net
(Bài viết thể hiện quan điểm cá nhân của tác giả và mang tính chia sẻ kinh nghiệm, đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp khởi nghiệp dưới 5 năm, mong nhận được nhiều ý kiến, chia sẻ, bình luận của độc giả)

---

Bài viết khác cùng chủ đề kế toán thuế