​Kiểm soát để CHỦ ĐỘNG DÒNG TIỀN là ưu tiên trong bối cảnh kinh tế năm 2024 còn nhiều khó khăn. Doanh nghiệp vẫn cần thực hiện chiến thuật kinh doanh THẬN TRỌNG, nhất là trong 6 tháng đầu năm 2024. Trong bối cảnh kinh doanh thận trọng, ai cũng có thể nói về tầm quan trọng của dòng tiền, nhưng thực sự mọi việc không dễ dàng. Cần đi sâu đến kỹ thuật tài chính, trình tự triển khai và truyền thông hướng dẫn đội ngũ nhân sự mới có thể thành công được.

Tính toán và giám sát từng tháng, từng tuần CHỈ SỐ DÒNG TIỀN HOẠT ĐỘNG LIÊN TỤC. Đây là chỉ số đã được Chuyên gia Vũ Long dày công nghiên cứu và đã công thức hóa. Khi chỉ số này ỔN, tức là doanh nghiệp vẫn còn cơ sở để hoạt động tiếp và tránh những nguy cơ đứt gãy dòng tiền trong quá trình hoạt động. Đây là một chỉ số đo lường ở hiện tại và tương lai, không phải đo lường, phân tích và đánh giá lại khả năng thanh toán trong quá khứ. Vì doanh nghiệp đang hoạt động, hiện tại và tương lai mới quan trọng. Chính vì vậy, cho nên CHỈ SỐ DÒNG TIỀN HOẠT ĐỘNG LIÊN TỤC như một chỉ dấu để từng đầu tháng, đầu quý để ban giám đốc các doanh nghiệp, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị lấy làm căn cứ để đưa ra các quyết định xử lý vấn đề sớm, tránh tình trạng “nước đến chân mới nhảy”.
​
Ý nghĩa ứng dụng lớn nhất của CHỈ SỐ DÒNG TIỀN HOẠT ĐỘNG LIÊN TỤC là ứng phó, ra quyết định, hướng doanh nghiệp tới ưu tiên dòng tiền hơn là lợi nhuận trong bối cảnh kinh tế khó khăn. ​

Lời khuyên: Vậy nên doanh nghiệp phải chủ động hoạch định và quản trị ngân sách, dòng tiền, để nếu cần thiết phải đi khất nợ thì phải làm 2 động thái: 

1. Doanh nghiệp chi trước một khoản tiền để trả nợ - để thể hiện ý chí muốn trả nợ,
2. Lập kế hoạch giãn nợ.

Khi lập kế hoạch dòng tiền, cần lưu ý FM01 có kết cấu thế nào thì tương đồng với kết cấu của FM02. FM01 gồm 3 phần: doanh thu; chi phí và lợi nhuận; FM03 cũng có kết cấu 3 phần: dư đầu kỳ; tiền vào, tiền ra, đầu tư,... và thặng dư hoặc thâm hụt tiền.

Dư đầu kỳ: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tương đương tiền,..
Dòng tiền vào:

• Lấy số liệu từ kế hoạch doanh thu. Nếu bán hàng không cho nợ, dòng tiền vào là doanh thu. Bán hàng cho nợ, dòng tiền thu hồi nợ đến hạn trong năm tới, tiền doanh thu thu tiền ngay trong năm tới trừ đi phần công nợ luân chuyển qua năm.
• Tiền vay ngân hàng, vay từ công ty khác, huy động vốn cổ đông, tăng vốn kinh doanh, kêu gọi thêm quỹ,...

Dòng tiền ra:

• Mua hàng
• Tiền ra cho nhân sự (lương, thưởng,...)
• Đầu tư mua sắm.

Thặng dư / thâm hụt tiền:

• Nếu kết quả khi lập kế hoạch dòng tiền ở đầu năm DƯƠNG, doanh nghiệp tự tin với bản kế hoạch tài chính kinh doanh. 
• Nếu kết quả khi lập kế hoạch dòng tiền ở đầu năm ÂM là bình thường, dòng tiền âm nhưng đôi khi không âm cả năm, nhìn cả năm vẫn dương, trong năm có tháng âm tháng dương, sẽ nảy sinh các quyết định quản trị kinh doanh khi thấy được doanh thu - chi phí - lợi nhuận. Từ đó tạo ra sự chủ động ở các phòng, phân công công việc từ đầu tháng, đầu quý và đầu năm. Ngoài ra còn phân công theo dấu hiệu là khi thấy chỉ số dòng tiền chạm ngưỡng, chủ động đề nghị kế toán, trưởng phòng kinh doanh, trường phòng mua hàng họp với nhau để làm ra các kịch bản khác nhau: (1) Xin gia hạn với nhà cung cấp ít nhất 1 tuần, (2) Thực hiện chiết khấu để thu tiền về, (3) Vay nội bộ, (4)Trả lương trễ 10 ngày hay 1 tuần. ​

​Quản trị tài chính ăn thua ở kế hoạch để có thể dự liệu trước, muốn giảm thiểu được rủi ro về mặt tài chính thì cần có kế hoạch. Nếu lập kế hoạch dòng tiền thấy ÂM, ngay đầu năm nên dự kiến năm nay sửa chữa nhà máy, đầu tư mới nhưng dòng tiền âm thì cần phải cân nhắc lại là hoặc là dời thời điểm hoặc là thay đổi quy mô đầu tư hoặc là tìm nguồn vốn cho đầu tư hay là tạm ngưng đầu tư. Tức là luôn luôn dựng lên một bức tranh tài chình đồng thời phải đưa luôn  ra các giải pháp để kế hoạch dòng tiền KHÔNG ÂM.

​​Chỉ trao quyền cho nhân sự có tâm thế, thái độ sẵn sàng. Sự sẵn sàng quyết định đến 80% của sự thành công. Phải trao quyền cho nhân sự hiểu nghề, thành thạo nghiệp vụ của phòng ban bộ phận. Phải có năng lực, kỹ năng nghiệp vụ hoạch định kế hoạch, chi phí trong phòng ban bộ phận. Phải biết tổ chức triển khai, động viên, thúc đẩy, kiểm tra đánh giá nhân viên dưới quyền. Phải có một nghị lực vượt qua khó khăn. Chủ doanh nghiệp cần động viên nhân sự cấp trung như sau: “Mỗi lần vượt qua thách thức, khó khăn là một lần tiến bộ vượt bậc cả về mặt con người và năng lực. Thấy khó khăn hãy yên tâm luôn có điểm tựa”. Chủ doanh nghiệp cần tạo một niềm tin vững chắc cho nhân sự cấp trung, rằng nều gặp khó khăn luôn có mình làm hậu phương đỡ họ, để họ tự tin mà khắc phục khó khăn. Hoặc động viên, thúc đẩy nhân sự cấp trung tự tìm cách xử lý thay vì “nhảy vào xử lý thay”, và tiếp tục trao niềm tin tiếp thêm động lực và sát cánh cùng họ. Chính là chủ doanh nghiệp đang huấn luyện nhân sự cấp trung đủ năng lực để trao thực quyền. Khi chủ doanh nghiệp phân cấp tài chính và trao thực quyền cho nhân sự cấp trung đồng nghĩa với GIẢI PHÓNG LÃNH ĐẠO. Còn nếu không trao thực quyền mà "đòi" giải phóng lãnh đạo đồng nghĩa với việc GIẢI TÁN CÔNG TY.

• ​Mô tả rõ chức năng và nhiệm vụ ở phòng ban bộ phận mà nhân sự được bổ nhiệm.​
• Ủy nhiệm quyền quyết định cho nhân sự cấp trung:

+ Hành động
+ Nghiệp vụ
+ Nhân sự
+ Tài chính
Không gian đủ lớn phụ thuộc vào quyết quyết định được chủ doanh nghiệp ủy quyền lớn đến đâu.

• Trao niềm tin
• Bao dung và chấp nhận một số rủi ro
• Yếu tố quan trọng nhất là sự MINH BẠCH (về số liệu, cơ chế) chính là hoạch định tài chính.

Nếu cách thức quản trị, cơ chế mà chủ doanh nghiệp tạo ra được như đã liệt kê ở trên chính là tạo KHÔNG GIAN cho đội ngũ nhân sự cấp trung phát triển.  
​
Tổng kết: Khi chủ doanh nghiệp đã lựa chọn và thực hiện việc trao quyền nên cho nhân sự cấp trung một khoảng thời gian đủ dài để trải nghiệm, để chứng minh năng lực và kết quả. Không nên thay đổi liên tục, vì khi thay đổi liên tục nhân sự cấp trung mất niềm tin, không còn thiết tha tham gia sâu vào việc bàn thảo cơ chế chính sách đường lối của công ty. Muốn công ty phát triển, chủ doanh nghiệp nên thay đổi tầm nhìn và tạo không gian đủ lớn cho nhân sự cấp trung phát huy năng lực chứ không phải làm việc như MỘT NGƯỜI CHẠY VIỆC CHO GIÁM ĐỐC. Nên chủ doanh nghiệp cần phải chấp nhận một số rủi ro thời kỳ đầu. 

Và điều quan trọng chủ doanh nghiệp cần phải biết rủi ro nếu xảy ra bằng bao nhiêu, xác suất xảy ra là bao nhiêu và muốn định giá và minh bạch được, cần phải hoạch định tài chính kinh doanh. Hoạch định tài chính là căn cứ để trao quyền và giao khoán. Hoạch định tài chính không phải để quản lý nhân viên, không phải để quản lý thuần túy ngân sách mà là để giữ cho công ty ở trạng thái tài chính lúc nào cũng chủ động.

3. Chia tiền: Là việc khó nhất, thể hiện đẳng cấp của giám đốc công ty đối với nhân viên. Chia tiền tốt thể hiện ở 3 việc:

• Chia trước (chia dựa trên mô hình): bằng cách hoạch định tài chính, dự báo lợi nhuận và công bố chia trước - chia trên giấy giờ, để nhân sự biết trước được số tiền được tương ứng với kết quả đạt được. Chia tiền trước giúp người lao động thấy được sự minh bạch công bằng ở doanh nghiệp, giữ được phong thái và kỷ luật tài chính cho chính bản thân.
• Chia biến phí (thể chế hóa): Chia gắn với kết quả kinh doanh, kết quả công việc. Thể chế hóa là ban hành thành quy chế quy định và ký công bố.
• Chia có trải nghiệm tốt: Trải nghiệm nhận tiền của nhân sự thể hiện ở trạng thái có tiền nhưng còn cần phải vui, được tôn trọng, được trải nhiệm cuộc sống, chăm sóc sức khỏe,... xã hội khi bớt đói kém con người sẽ chuyển sang một trạng thái cao hơn. Cùng với việc kiếm tiền, cần được trải nghiệm cuộc sống, cần được trải nghiệm sự thành công và thăng tiến qua từng tháng từng quý làm việc tại công ty.

Tổng kết: Trải nghiệm sâu sắc mà các nhân viên và nhân sự cấp trung ở công ty cần là hãy cho họ thấy khi được giao việc (mục tiêu), họ có kết quả (thành công), thì họ đồng thời nhận được sự ghi nhận (sự khen ngợi), nhận được tiền và được đánh giá. Mục tiêu giao cho nhân sự từ nhỏ sau đó lớn dần chính là sự động viên. Nếu nhân sự có gặp sai sót nên tìm cách giúp đỡ trước, trách phạt sau, kể cả nếu có sa thải cũng không nên trách móc. Chia tiền thì phải đánh giá kết quả công việc, tức là chia lợi ích từ mô hình tài chính nhất định phải đánh giá công việc (đánh giá kết quả then chốt cấp phòng và đánh giá KPI cấp nhân viên). Nếu doanh nghiệp không thực hiện được việc đánh giá kết quả công việc thì không đạt được trải nghiệm tốt cho nhân viên - nếu không đạt được kết quả, thu nhập sẽ bị thụt giảm, giúp người lao động rút ra bài học phải nỗ lực và có kết quả trong công việc. 

​Vậy nên, góc nhìn của tài chính là góc nhìn hiệu quả, góc nhìn của lãnh đạo là góc nhìn của nhân văn, của con người. Hai góc nhìn phải hòa hợp với nhau.

Khi bắt đầu xúc tiến thành lập một cơ sở kinh doanh / doanh nghiệp nhỏ, chủ doanh nghiệp thường không để ý đến giá trị cũng như tính pháp lý khi xong việc của những khoản chi phí & chi tiêu trước khi bắt đầu kinh doanh. Có thể kể ra như các chi phí giao dịch ban đầu với tư cách cá nhân phục vụ cho việc thành lập doanh nghiệp, đầu tư mua sắm ban đầu, chuyển đổi tài sản - công cụ từ cá nhân phụ vụ hoạt động công ty. Nếu không phải dự án đầu tư nhà máy, hạ tầng thì thường các khoản này phát sinh có giá trị không lớn, nhưng lại rất nhiều khoản vụn vặt, khi cộng lại có lẽ cũng không nhỏ chút nào.
Giải pháp:
Đừng bao giờ bỏ qua bất kỳ một khoản chi phí & chi tiêu nào, ngay cả khi bạn mới chuẩn bị bước vào kinh doanh. Thực hiện bằng cách ghi lại cụ thể, thu thập hồ sơ chứng từ ở mức tốt nhất có thể (bằng cách luôn hỏi người bán / nhà cung cấp) xem khoản đó có thể lấy hóa đơn tài chính hay không (?). Đừng lo, hóa đơn ghi tên bạn cũng không vấn đề gì vì pháp luật cho phép bạn ghi nhận khoản đó là chi phí trả trước / hoặc tài sản vô hình phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp. Chỉ cần có ủy quyền cho cá nhân hợp lệ cho người đứng ra giao dịch xúc tiến thành lập doanh nghiệp. Về mặt quản trị nội bộ, khi bạn có ghi chép lại đầy đủ sẽ giúp bạn tính toán đúng và đầy đủ hơn kết quả kinh doanh khi có doanh thu bán hàng.

Hồ sơ tài sản, công cụ ban đầu hình thành từ góp vốn, hình thành từ chuyển sở hữu cá nhân sang  phục vụ và sở hữu công ty là vấn đề bị các doanh nghiệp bỏ qua phổ biến nhất. Ví dụ, trước đây gia đình tôi làm gia công cơ khí, cơ sở tư nhân đó đã có sẵn nhiều trang thiết bị, tài sản, vật tư..., khi thành lập doanh nghiệp trên cơ sở hoạt động của gia đình như thế, tôi chuyển ngang toàn bộ tài sản và trang thiết bị sang. Thế là về trạng thái vật lý, công ty mới thành lập có tài sản, nhưng trên hồ sơ tài chính - kế toán - thuế thì không thể ghi nhận vì thiếu ghi chép nghiệp vụ cũng như hồ sơ pháp lý.
Cũng như vấn đề hồ sơ tài sản, việc góp vốn của chủ doanh nghiệp hay của các thành viên sáng lập cũng rất mập mờ, vốn thì ghi ảo trên giấy đăng ký kinh doanh, góp vốn lại không theo tỷ lệ và giá trị đăng ký. Không những thế, nếu có góp vốn thì thường bằng tiền mặt, góp nhiều lần, ghi biên nhận qua loa và không hoàn thành chứng nhận góp vốn. Những thiết sót nêu trên dẫn tới sau khi đi vào hoạt động kế toán không thể hoàn thiện hồ sơ ban đầu và không có cách gì khớp được số liệu tài chính, kế toán, báo cáo thuế ... và như vậy việc đối phó / qua loa bắt đầu ngay từ đầu.
Giải pháp:
Nếu góp vốn bằng tài sản, hoặc chuyển ngàn tà sản thiết bị từ cá nhân sang công ty, hãy lập bộ hồ sơ góp vốn , chuyển tài sản - thiết bị. Cho dù không đủ điều kiện ghi nhận theo quy định của luật thuế thì ít nhất nó cũng đủ căn cứ ghi nhận tài sản trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp, sau đó khấu hao (tài chính nội bộ) để tính kết quả kinh doanh đúng hơn.
Hãy ghi nhận, hoàn thiện hồ sơ góp vốn một cách rõ ràng, cụ thể. Vốn góp thiếu phải được ghi nhân trong công nợ nội bộ, hết thời hạn góp vốn theo quy định pháp luật doanh nghiệp thì tiến hành hiệu chỉnh vốn và đăng ký bổ sung thông tin về vốn góp doanh nghiệp. Trường hợp có ý định ngay từ đầu thì hãy nói với bên dịch vụ làm hồ sơ thành lập doanh nghiệp soạn thảo điều lệ cho phép góp vốn theo tiến độ.

Là giám đốc / Chủ doanh nghiệp / Thành viên góp vốn  (sáng lập / đầu tư vốn), bạn đừng nghĩ cứ mở công ty, bán được hàng và kiếm được tiền là xong. Tôi xin chia sẻ rằng phạm trù "Kinh doanh" nó lớn hơn việc "Kiếm tiền" rất nhiều. "Kiếm tiền" chỉ là một trong nhiều mục tiêu kinh doanh của bạn. Nhưng nếu bạn không có nghề kinh doanh thì dù thời gian đầu có kiếm được nhiều tiến thì bạn vẫn đối diện nguy cơ "cháy túi" có ngày. "Nghề kinh doanh" đòi hỏi bạn phải có rất nhiều kiến thức & kỹ năng, trong đó ít nhất bạn cần có hiều biết cơ bản về tài chính doanh nghiệp, hiểu nội hàm của doanh thu, doanh số, chi phí, chi tiêu, khoản mục phí, yếu tố chi phí... đòi hỏi bạn phải biết đọc báo cáo tài chính và am hiểu các quy định pháp luật trong giao dịch tài chính, hóa đơn, thanh toán nội địa và quốc tế. Nếu bạn cho rằng điều đó không quan trọng vì bao năm qua công ty bạn vẫn tồn tại và "sống khỏe", tùy bạn thôi nhưng xin nhớ rằng doanh nghiệp "tồn tại" khác với doanh nghiệp phát triển không ngừng. Cũng vì nhiều nguyên nhân, trong đó có quản trị tài chính yếu kém, quản trị nhân sự cảm tính ... nên doanh nghiệp SME của chúng ta dường như cứ mãi mãi "siêu nhỏ" dần đi hoặc "chết lâm sàng".
Giải pháp:
Học đi! Học ngay và học luôn với chính doanh nghiệp của mình. Hãy nói kế toán in báo cáo tài chính, báo cáo thuế, ngồi đối diện với họ hỏi về từng khoản mục. Quan hệ giữa các chỉ tiêu, khoản mục đó là gì. Xin thưa rằng hoàn toàn không khó, mỗi tuần học một ít, sẽ nhanh thôi, bạn sẽ tự nhận ra rằng báo cáo tài chính cung cấp cho bạn nhiều điều về doanh nghiệp hơn đấy, có rất nhiều điều mà bạn tưởng vậy nhưng không phải vậy, cho tới khi đọc báo cáo tài chính mới rõ. Học tới khi có kiến thức nền tài chính cơ bản thì tiến hành theo mục số 4 dưới đây.

Xuất phát từ hiểu biết tài chính doanh nghiệp yếu ớt hoặc thậm chí không quan tâm nên hệ lụy là doanh nghiệp không tổ chức, xây dựng và vận hành tài chính bài bản. Hàng ngày đọc sách, đọc báo, đi hội thảo rồi ngồi với bạn nhậu, chúng ta cứ nói về chiến lược, về kế hoạch kinh doanh. Chiến lược và kế hoạch mà không đề cập tới tài chính & quản trị tài chính thì là kế hoạch kiểu gì? Hô hào giảm phí tăng lợi nhuận nhưng không quản trị tỷ trọng chi phí và tỷ lệ chi phí / doanh thu thì quản sao và giải quyết thế nào (?). Thế đấy!
Cho nên, ngay từ đầu, theo tôi thì doanh nghiệp nên thuê tư vấn hoặc chủ doanh nghiệp phối hợp với kế toán xây dựng ngay hệ thống tài chính kế toán & báo cáo thuế gồm các việc cụ thể dưới đây:

• Ban hành quy chế tài chính, chính sách tín dụng trong giao dịch mua bán và chương trình quản lý công nợ
• Yêu cầu lập kế hoạch tài chính, dòng tiền định kỳ để chuyển từ xử lý sự vụ sang quản lý chủ động
• Soạn thảo và ban hành tiêu chuẩn các bộ hồ sơ tài chính - kế toán - báo cáo thuế cho: mua hàng; bán hàng; chi phí lương; khấu hao tài sản; chi phí bán hàng; chi phí quản lý...
• Tổ chức công tác kế toán và quy chuẩn hạch toán theo đặc thù hoạt động
• Bộ biểu mẫu tiêu chuẩn nghiệm thu, đánh giá kết quả công việc kế toán, báo cáo thuế từng kỳ.

Ít nhất là như thế đã nhé! Xem thêm video cuối bài để có thêm nhiều chi tiết.

Với rất nhiều "tin đồn" và thông điệp từ "người đi trước", phần lớn doanh nghiệp SME nối đuôi nhau thực hiện kế toán & báo cáo thuế đối phó hoặc làm hai sổ. Nói ra thì bảo chỉ "thằng ngu" mới làm một sổ và minh bạch thông tin kinh doanh trong thời buổi này. Có lẽ vậy! Nhưng "thằng ngu" thì nó lớn, nó mạnh, nó thành chuỗi, nó IPO, nó bước ra kinh doanh quốc tế trong quan hệ kinh tế phẳng toàn cầu, còn "thằng khôn" thì có vẻ mỗi ngày một nhỏ đi, công ty mỗi năm qua đi lại thêm phần lộn xộn hoặc tạm ngưng, hoặc chết lâm sàng để bỏ lửng đi thành lập công ty khác theo "con đường cũ". Phản biện lại, nhiều doanh nghiệp nói rằng, nhưng nếu thẳng thắn ra, nếu không gửi giá, nếu không "xử lý" thì chẳng lãi lờ được bao nhiêu. Cũng có lẽ đúng! Nhưng điều đó phản ánh rằng chiến lược và định hướng kinh doanh của công ty đang rất có vấn đề, nó không thể tạo ra hiệu quả và lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh thuần túy, tức là nó chẳng có cửa cạnh tranh nào một cách chính thống. Hãy nhìn lại và hoạch định lại "con đường kinh doanh".
Giải pháp:
Nếu ngay lập tức không thể thì ít nhất bạn nên hướng công ty của mình về một viễn cảnh minh bạch 1 sổ và có lộ trình cụ thể để thực hiện, ít nhất là trong tư tưởng chủ doanh nghiệp hiện diện suy nghĩ đó. Tiếp theo hãy thẳng thắn nhìn lại xem, công ty bạn thực sự có lời lãi thực sự không nếu làm minh bạch mà tính chuyện lựa chọn lại sản phẩm dịch vụ hoặc thay đổi cách chơi trong cuộc chơi kinh doanh này. Kế tiếp, hãy cho tổng kiểm kê lại toàn bộ, cho đối soát toàn bộ công nợ và kế hoạch xử lý nợ, thu hồi nợ và hãy khẳng định các giá trị tài chính thực sự của công ty: tổng tài sản là bao nhiêu? hàng tồn kho là bao nhiêu? công nợ là bao nhiêu? vốn là bao nhiêu? tỷ suất lợi nhuận và tỷ lệ chi phí thế nào? Cứ thế đã, khi nhìn ra các con số đó, bạn và kế toán của mình sẽ biết sắp phải làm gì.

Kinh doanh mà thiếu kế hoạch đặc biệt là kế hoạch tài chính tức là bạn thiếu "kim chỉ nam". Thật đấy, đừng nghĩ là lý thuyết. Nếu bạn đang kinh doanh suôn sẻ, dòng tiền ổn, xin chúc mừng vì bạn đang có lợi thế cạnh tranh tốt và có nguồn lực lợi thế đáng kể. Nhưng nếu bạn đang đau đầu với tiền, với công nợ, với không quản được chi phí như mong muốn... thì tin tôi đi, chắc chắn vấn đề là bạn đã không có kế hoạch tài chính kinh doanh cụ thể và coi nhẹ dòng tiền. Hãy nhớ nữa: chừng nào còn giữ được dòng tiền, bạn còn kinh doanh tốt, chứng nào hụt dòng tiền, công ty bắt đầu lao đao cho dù lợi nhuận rất lớn. Lợi nhuận nó còn hàm chứa công nợ, nó còn bị vùi vào hàng tồn kho và tài sản sử dụng kém hiệu quả cho nên đừng nhìn vào "lãi", nó đánh lừa bạn đấy. Hãy tính "tiền tươi - thóc thật" cho nhẹ lòng và ngủ ngon nhé. Một khi đã lâm vào tình cảnh hụt tiền, tôi tin rằng 80% thời gian và công sức của giám đốc và chủ doanh nghiệp sẽ dồn vào cho việc "chạy tiền" thậm chí đôi khi chấp nhận "tín dụng đen". Vậy còn tâm sức đâu cho toan tính kinh doanh, rồi thì khi làm ra đồng tiền, bạn lại để đối tác sử dụng hoặc trả cho "tín dụng đen".
Giải pháp:
Ngay và luôn, ngồi lại với kế toán, nhân sự tài chính và các bộ phận khác ban hành chương trình tái cấu trúc quản trị tài chính chủ động. Thể chế hóa ngay lập tức và từng tháng hãy lập kế hoạch tài chính kinh doanh và dự báo dòng tiền để chuyển từ quản lý bị động sang quản trị tài chính kinh doanh chủ động. Chủ động là chủ động ngay cả khi khất nợ, chủ động thu hồi nợ, chủ động khắc phục vụ việc mà nó chưa kịp diễn ra để giữ lấy uy tín, để không sai lầm.

Điều này khá phổ biến nhưng tôi không muốn đề cập sâu. Đành rằng tiền của bạn (doanh nghiệp của bạn) thì bạn sử dụng thế nào thì tùy. Nhưng lộn xộn thì kế toán của công ty sẽ làm việc kiểu gì? bạn bảo họ "hợp thức cho anh", xin thưa trong giao dịch tài chính không đơn giản bảo hợp thức là hợp thức được. Lẫn lộn tài chính cá nhân và công ty, khoản riêng, khoản chung trong cùng 1 nguồn thì nhân sự quản lý trong doanh nghiệp không có cách gì cân đối được kế hoạch tài chính, kế hoạch dòng tiền và tôi đồ rằng một ngày nào đó chính bạn cũng không biết tiền của bạn đang ở những đâu và công ty của bạn có giá trị như thế nào. Vậy hãy rõ ràng minh bạch nếu muốn kinh doanh bài bản.

Trong quản trị công ty nói chung, quản trị tài chính nói riêng, để đạt được mục tiêu chiến lược, trong đó có mục tiêu tài chính kinh doanh (doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền) thì nhất thiết phải quản "con đường" dẫn tới mục tiêu đó. Nghĩa là một loạt các biện pháp, chương trình hành động phải được thực hiện để giữ cho bằng được: tỷ suất lợi nhuận gộp; tỷ lệ chi phí / doanh thu; tỷ suất lợi nhuận sau thuế; hệ số thanh toán an toàn. Muốn đạt được mục tiêu đó,  phải quản trị tài chính đền từng giao dịch thông qua hệ thống quy chuẩn và định mức. Ví dụ, chi phí vận hành văn phòng không được quá 2% doanh thu thuần, sau đó chia nhỏ tiếp đến các khoản mục, thậm chí chia nhỏ tới chi phí điện, nước, viễn thông, giao dịch phí, công tác phí để yêu cầu kế toán trưởng và các trưởng bộ phận có trách nhiệm kiểm soát và tuân thủ. Cho nên, lời khuyên là khi setup hệ thống quản lý tài chính công ty thì luôn cần có thêm:

• Định mức chi phí (tiêu hao) sản xuất hoặc tạo dịch vụ
• Định mức chi tiêu cho các đầu công việc và loại giao dịch
• Định mức theo tỷ lệ chi phí với doanh thu
• Chính sách giá và khung giá trong bộ chính sách bán hàng
• Chính sách cho nợ (tín dụng doanh nghiệp) về cả hạn mức nợ giá trị và hạn mức nợ thời gian..

Còn nhiều lắm, nhưng tôi sẽ chia sẽ tiếp trong các bài viết tiếp theo hoặc các video trên Giamdoc.net. Tôi hy vọng khi đọc tới đây thì bạn thay đổi quan điểm trong quản lý tài chính doanh nghiệp theo hướng tích cực hơn. Tất cả nội dung trên chỉ là quan điểm và góc nhìn của riêng tôi, và đã là quan điểm cá nhân thì xin "bất khả tư nghị".

​Chương trình Talk-Show & tư vấn hỗ trợmiễn  phí tại Hà Nội của Giamdoc.net dành cho giám đốc , nhân sự quản lý trong doanh nghiệp (SME).

• Hà Nội: 9h sáng ngày 01/4/2018
• HCM: 2h chiều ngày 26/4/2018
• Diễn giả: Th.S Vũ Long - Chuyên gia tư vấn và huấn luyện tài chính, setup công ty.
• Miễn phí tham dự
• Tài liệu & Tea-Break: 200K / vé

6. Vận dụng những nội dung mới về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo Thông tư 96
Cuối cùng, bạn cần đảm bảo rằng toàn bộ các khoản doanh thu, thu nhập, chi phí ở tất cả các khoản mục đã được bạn đối chiếu và rà soát theo các quy định mới hướng dẫn tại Thông tư 96 có hiệu lực hồi tố từ đầu năm tài chính 2015. Đặc biệt là các khoản chi phí: thiệt hại, hết hạn sử dụng của vật tư hàng hóa, thuê tài sản cá nhân (thuê xe, thuê nhà...) đã có nhiều cải tiến và đơn giản hóa hồ sơ khi xác định là chi phí được trừ.
Năm 2015 cũng không còn hạn chế chi phí quảng cáo tiếp thị và không còn hạn chế công tác phí, các khoản chi khoán theo thông tư 97/2010/TT-BTC như các năm trước đây.

Sau khi đảm bảo đã soát xét số liệu, kiện toàn hoàn thiện hồ sơ kế toán thuế cần thiết, bạn lập bộ hồ sơ quyết toán thuế:

• Bảng cân đối tài khoản (Doanh nghiệp áp dụng quyết định 48/TT133)
• Bảng cân đối kế toán
• Bảng kết quả sản xuất kinh doanh
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ trực tiếp hoặc gián tiếp
• Thuyết minh báo cáo tài chính (Doanh nghiệp áp dụng Thông tư 200)
• Tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN - Chú ý phụ lục 03-1A và phụ lục 03-2A (chuyển lỗ nếu có)
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN

Chúc bạn thực hiện thành công!

Trong chủ đề trước, ta đã lý giải được tại sao doanh nghiệp có thể chết ngay khi đang kinh doanh có lãi (lợi nhuận), thì ở bài 2, tiếp theo dòng chủ đề về kế hoạch tài chính và dòng tiền, người viết bài sẽ tiếp tục phân tích và chỉ ra những nguyên nhân dẫn đến dòng tiền của doanh nghiệp suy yếu, hệ lụy của nó là luôn quản lý tài chính bị động.

Giới chủ (các ông / bà chủ) đồng thời là giám đốc trong các doanh nghiệp hiện nay, do không được trang bị kiến thức nền tảng quản trị kinh doanh nên tất yếu là kiểm soát nội bộ lỏng lẻo, quản lý tài chính một cách áng chừng, không giữ kỷ luật tài chính phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Đặc thù của SME là tính gia đình trị cao, xây dựng và vận hành doanh nghiệp chủ yếu có tính tự phát xuất phát từ một nền tảng nghề nghiệp của "ông chủ" hoặc tách ra từ một mô hình thành công trước đó (nơi làm việc). Ví dụ một người thành thạo trong lĩnh vực xây dựng, cùng anh em / bạn bè / gia đình thành lập một doanh nghiệp xây lắp, khi đó nền tảng "dịch vụ cung ứng" thì có nhưng kiến thức nền kinh doanh lại chưa từng được chuẩn bị. Do đó, từ quản trị nhân sự, quản trị tài chính đều hết sức cảm tính, lỏng lẻo, không phân định đâu là tổ chức (công ty) đâu là của cá nhân.
Vì đặc thù khởi điểm như vậy, Ban giám đốc / hoặc giám đốc có xu hướng hoặc thậm chí không biết phải tổ chức quản lý công tác tài chính - kế toán - thuế như thế nào. Ở một số trường hợp khác thì có làm, có thực hiện nhưng lệ thuộc hoàn toàn vào nhân viên và nhân viên thì rất không ổn định. Ví dụ, kế toán bảo làm thế nào thì cũng phó mặc cho họ, chủ yếu chỉ tập trung làm báo cáo thuế và đối phó với kế toán thuế, hoàn toàn buôn lỏng kế toán - tài chính công ty. Điều này thật nguy hiểm và luôn tiềm ẩn những rủi ro rất lớn, không lấy gì làm nền tảng chắc chắn cho sự vững vàng của công ty trong dài hạn. Cộng với những thay đổi / khó khăn của môi trường kinh doanh, doanh nghiệp SME dường như càng ngày càng "teo đi" là vì thế.

Trong hoạt động của doanh nghiệp, mua bán chịu là tất yếu, hơn nhau ở chỗ quản lý và thực thi chính sách tín dụng công ty và sự vận hành - vào cuộc của các nhân sự quản lý cấp trung. Tuy vậy, ở hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay không xây dựng các quy chuẩn và định mức về giao dịch thương mại, chiết khấu, quản lý công nợ, quy chuẩn thanh toán. Ở một số công ty có quy mô nhỏ hơn thì mọi việc từ đàm phán, ký kết hợp đồng, quản lý thanh toán và công nợ đều chỉ do giám đốc hoặc một vài người "thân tín" có quan hệ trong gia đình thực hiện. Với xuất phát là hệ thống tài chính và tín dụng công ty yếu kém, trong rất nhiều trường hợp doanh nghiệp chỉ còn biết dựa vào uy tín của cá nhân giám đốc hoặc sự xoay sở của anh ta. Đó gọi là "One man show" trong quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng. Phần lớn các đơn hàng / hợp đồng đều chỉ được làm một cách khá qua loa với triết lý "anh em bạn hàng thì tin nhau là chính", bước kế tiếp là hoạt động giao nhận, thanh toán cũng rất ít khi được văn bản hóa một cách cẩn trọng.

Tất cả những nguyên nhân đó dều dẫn đến 3 rủi ro rất cơ bản là (1) - khó thu hồi công nợ với khoản doanh thu bán trả chậm; (2) - nếu rủi ro thanh toán đến từ đối tác thì rất yếu về bằng chứng để thực hiện các biên pháp cứng rắn để thu hồi hoăc trích lập dự phòng; (3) - Chỉ có người trực tiếp giao dịch mới có thể xử lý vấn đề công nợ, những nhân sự khác hoàn toàn đứng ngoài cuộc. Điều này làm cho dòng tiền luôn bị động so với doanh thu bán hàng.

Như một tập quán, chuyện thanh toán và thu hồi công nợ phải thu / khất nợ phải trả dường như mặc định là việc của kế toán, trong khi ai cũng hiểu rằng kỹ năng giao dịch và đàm phán của nhân sự kinh doanh hoặc mua hàng tốt hơn kế toán, kế toán chỉ là người làm những khâu công việc cuối cùng, kiện toàn hồ sơ và phối hợp. Ở nhiều doanh nghiệp, vì giao phó toàn bộ chuyện công nợ cho kế toán, với cách giao dịch thô cứng, hoàn toàn không có lợi trong giao dịch và chăm sóc khách hàng. Đến đây, tôi muốn nhấn mạnh một ý rằng: tham gia quản lý, thực thi thanh toán và công nợ cần có sự tham gia của các đầu mối công việc trong công ty chứ không phải mặc định là việc của kế toán hoặc giám đốc ôm đồm mà tự xử một mình. Chừng nào doanh nghiệp còn ở trạng thái quản lý tài chính thế này thì còn gặp khó khăn trong thu hồi công nợ, còn đối diện với rủi ro mất nợ, còn bị ép trong các thương vụ đòi hỏi hồ sơ thanh toán chặt chẽ.... và do đó, còn tiếp tục bị chiếm dụng tiền, còn tiếp tục bị động tài chính và phải dành nhiều thời gian cho việc "xoay sở" dòng tiền cho các khoản chi tiêu đến hạn.

Là người nhạy bén kinh doanh, nhiều giám đốc doanh nghiệp thường tính toán rất nhanh thặng số lợi nhuận cho các đơn hàng, hợp đồng. Nhưng đây cũng có thể chính là sai lầm vì:

• Tính toán sơ bộ, ở thời điểm hiện tại - dự án hoặc hợp đồng đó hoàn toàn có lãi (lợi nhuận).
• Nhưng lợi nhuận ấy hàm chứa trong nó bao nhiêu công nợ phải thu? thời hạn phải thu là bao nhiêu?
• Ngân sách / nguồn huy động vốn của công ty có đủ để triển khai hay không? Có thể mua đầu vào chịu (trả chậm) với giá trị bao nhiêu và thời gian cầm cự nợ phải trả trong bao lâu?
• Các nguồn lực thực hiện ngoài tiền có được bố trí thực hiện đúng tiến độ để đạt doanh thu đúng ký?

Nếu 4 câu hỏi lớn đó, không được mang ra cân đếm thận trọng, lập thành kịch bản triển khai kèm theo một kế hoạch ngân sách + kịch bản ứng phó rủi ro thanh toán thì rất nhiều khả năng là tưởng có lợi mà chẳng được gì.

​Nếu không phân tích và lập kế hoạch ngân sách khả thi từ trước, doanh nghiệp sẽ lao vào thương vụ với tình trạng "giật gấu vá vai", điều đó dẫn tới trễ tiến độ, dẫn tới vi phạm hợp đồng, dẫn tới nhiều hệ lụy khác... và bắt đầu mất điểm với đối tác, khách hàng, chủ đầu tư. Một khi đã mất điểm tin cậy trong mắt đối tác, chuyện chậm được thanh toán hoặc rủi ro công nợ gần như doanh nghiệp nắm chắc trong tay. Ở một trường hợp khác, doanh nghiệp có khả năng mua trả chậm, huy động vốn vay thực hiện cho bằng được đơn hàng nhưng yếu kém trong nghiệm thu và thanh toán nợ phải thu thì ngay lập tức nhìn thấy mất cán cân thanh toán - "sử dụng quá mức đòn bẩy tài chính" hoặc vay tiền cho người khác tiêu.
Khi lâm vào tình trạng như vừa phân tích, chắc quý vị cũng đồng tình với tôi rằng, lợi nhuận trong trường hợp này chưa có giá trị nhiều, cốt yếu phải là lợi nhuận song hành với dòng tiền vào luôn ở trạng thái "chủ động tài chính" mới tốt.

Tôi dám khẳng định trên 90% doanh nghiệp SME không lập kế hoạch ngân sách, không tổ chức quản trị tài chính - kế toán nội bộ, và do đó khá tùy tiện trong chi tiêu. Trong rất nhiều quyết định chi tiêu của các giám đốc mà nếu không được điều chỉnh bởi một kế hoạch tài chính - ngân sách thì đó thường là chi tiêu vào "tiêu sản" hoặc sử dụng sai mục đích của "món tiền". Các ngân hàng hiện nay sợ nhất là doanh nghiệp sử dụng sai mục đích tiền vay, rất tiếc điều đó vẫn diễn ra. Hơn thế nữa là sử dụng sai sai vòng quay của món tiền hoặc đầu tư vào "sở đoản". Dù quy mô công ty có to đến cỡ nào, bao nhiêu năm lịch sử thương trường thì bài học nhãn tiền cho việc đầu tư sai vào "sở đoản", sai về vòng quay của món tiền (tiền ngắn mag đầu tư mua sắm dài) thì đều "chết".

Nhân sự quản lý công ty / giám đốc thiếu am tường trong quản trị tài chính nên khi có tiền, không phân bổ cân đối các món tiền theo hoạt động và định hướng: người có máu đầu tư kinh doanh có xu hướng ném nhiều tiền vào đầu tư mua sắm trang thiết bị, xây dựng mở rộng, khuyến trương thanh thế và các cơ sở, bỏ qua hoàn toàn phân tích hiệu quả và dòng tiền về, chỉ cảm tính rằng "điều đó rất khả thi". Tức là nhầm lẫn giữ hiệu quả kinh doanh đo bằng tiền với "kỳ vọng". Một khi đã ném tiền quá mức vào kỳ vọng, ảnh hưởng tới hoạt động tối thiểu hàng ngày thì bắt đầu xẩy ra các rủi ro trong nội bộ, và tiếp tục một cuộc rượt đuổi đầu tư mở rộng không có hồi kết cho tới khi nào hết khả năng chi trả hoặc phải chấp nhận "cắt lỗ" để cứu những gì còn có thể "vớt vát".

Ở góc độ quản trị tài chính doanh nghiệp, chúng ta cần phải phân biệt thật rõ ràng rằng: Lợi nhuận trên báo cáo kết quả kinh doanh không đồng nghĩa với thặng dư hoặc thâm hụt dòng tiền. Nói cách khác, có lợi nhuận mà doanh nghiệp vẫn không đủ tiền trang trải cho hoạt động và đầu tư rồi đôi khi bạn trả lãi ngân hàng cho đối tác họ tiêu. Bài viết này sẽ lý giải điều đó và kỳ vọng rằng những người làm kinh doanh nhưng không có kiến thức nền tảng tài chính sẽ thay đổi cách nhìn trong quản trị tài chính công ty của chính mình...

"Lợi nhuận nghĩa là có tiền" không luôn luôn đúng!

Lợi nhuận của doanh nghiệp = doanh thu + các khoản thu nhập khác - tất cả chi phí (Giá vốn, chi phí tài chính, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp).
Trong đó doanh thu được ghi nhận theo nguyên tắc: bên bán đã hoàn thành chuyển giao hàng hóa dịch vụ cho bên mua đồng thời bên mua ĐÃ hoặc ĐÃ CHẤP NHẬN THANH TOÁN.
Như vậy ta thấy, vấn đề chính trong chủ đề này nằm ở "ĐÃ CHẤP NHẬN THANH TOÁN". Tức là, dù đã hoàn thành chuyển giao (nghiệm thu / giao nhận) hàng hóa / thành phẩm / dịch vụ của người bên bán cho bên mua nhưng bên "khách hàng - mua" chưa thanh toán, hiểu đơn giản là mua chịu / mua thiếu và điều đó được bên bán đồng thuận.
Ví dụ: bên bán (A), bán 1 bàn làm việc cho bên mua (B), giá bán là 5.500.000 VND (Gồm VAT 10%), B đã trả cho A 3.000.000 VND, còn lại 2.500.000 hẹn sau 30 ngày sẽ trả, thì: Doanh thu A nhận được = 5.000.000 VND, B phải thanh toán tổng số 5.500.000 đ cho A. Nhưng A mới thực nhận 3.000.000 VND, B còn phải trả cho A 2.500.000 VND. Khi A tính lãi (lợi nhuận), A sẽ tính ở mức 5.000.000 VND - doanh thu; Nhưng khi A đánh giá dòng tiền của mình, A chỉ có thể tính 3.000.000 VND (đã thực thu) + 2.500.000 VND giá trị công nợ còn phải thu trong 30 ngày.

Trong quản trị tài chính và hạch toán kế toán, ta phải hiểu bản chất rằng, doanh thu của công ty không phân biệt đã thu được tiền hay chưa, cho nên nhiều trường hợp, nếu bên bán quản lý công nợ không tốt thì trên sổ sách kế toán ghi nhận có doanh thu lớn, và nếu lấy doanh thu trừ chi phí thì rõ ràng có lãi (lợi nhuận), nhưng lại không có tiền là vì thế. Nói ở khía cạnh khác, lợi nhuận đang chứa trong NỢ PHẢI THU của công ty. Điều này giải thích thực trạng ở nhiều công ty là hoạt động bán hàng tăng trưởng tốt, hợp đồng thậm chí có giá trị lớn, nhất là tại các công ty xây lắp, nhưng nếu không kiểm soát được dòng tiền tương đồng với doanh thu, không quản lý tốt kỳ hạn nợ của khách hàng thì doanh thu tăng (tăng trưởng) cũng không ích gì.

​Phá sản hoặc giải thể bán thanh lý tài sản để trả nợ là không đủ khả năng thanh toán nợ chứ không phải vì hoạt động không có lợi nhuận.
Ở khía cạnh pháp lý và bản chất kinh tế của phá sản, khi doanh doanh nghiệp không đủ tiền thanh toán các khoản nợ đến hạn, nếu bị kiện thì có thể bị hoặc tự nguyện tuyên bố phá sản. Trường hợp chưa bị kiện nhưng chắc chắn khó khăn thanh toán nợ đến hạn như nợ lương nhân viên, nợ nhà cung cấp (đầu vào) là luôn thường trực và rồi cũng vẫn "chết". Ở chiều ngược lại nhiều doanh nghiệp cố gắng mua chịu (chiếm dụng vốn) của bên bán, trong khi đầu ra tiêu thụ với tốc độ chậm hơn, khi các khoản nợ đến hạn với giá trị lớn hơn so với doanh thu tiêu thụ có thể thu tiền ngay thì cũng dẫn tới tình trạng mất cán cân thanh toán.

Khi rơi vào trạng thái mất cán cân thanh toán, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng dẫn tới kết cục là luôn phải "rượt đuổi" tiền, rượt đuổi hợp đồng. Ở trạng thái đó, chắc chắn dẫn tới một hệ lụy là "sử dụng các khoản tiền không đúng mục đích", ví dụ tiền trả lương được mang đi trả nợ, tiền trả nợ được mang đi trả ngân hàng... và cứ như vậy khi đạt tới đỉnh điểm thì sự cám dỗ của tín dụng đen là khó cưỡng. Một khi đã dính vào tín dụng đen để tài trợ dòng tiền cho công ty thì coi như cầm chắc cái "chết" của công ty trong tương lai rất gần.

Trong quan hệ đối tác, nếu doanh nghiệp ở trạng thái tăng trưởng tốt nhưng thiếu tiền thì biểu hiện thường thấy trong đàm phán là chấp nhận thua thiệt về giá, về hồ sơ, về điều kiện mua bán để cố gắng đạt lấy giá trị doanh thu có thể thu tiền ngay. Mặt khác, vì bị bẫy "lợi nhuận" và "tăng trưởng" che mắt nên nhầm tưởng rằng cứ đổ tiền / xoay được tiền thì sẽ cải thiện tình hình, nhưng kết cục lại không như bạn nghĩ, bạn càng "xoay" vòng xoáy thiếu tiền càng lớn... Khi đó chỉ có 2 cách cứu được bạn là "thu tiền ngay từ bán hàng, kể cả phải chấp nhận giảm giá sâu" và vốn chủ sở hữu. Còn lại, tất cả các nỗ lực xoay vần tài chính khác của CEO đều chỉ dẫn tới "mớ bùng nhùng" phức tạp hơn hoặc thậm chí không nhìn thấy cửa thoát trong dài hạn.

​Thế là, đôi khi chưa cần vay tiền thì đã phải vay hoặc vội vay, hơn thế nữa là vay tiền & trả lãi ngân hàng cho "người khác tiêu". Một cách hài hước, đôi khi lợi nhuận của công ty lại nằm trong tồn kho của khách hàng... Tiếc thay, có quá nhiều SME hiện nay không tổ chức công tác tài chính kế toán nội bộ, chỉ làm kế toán thuế theo cách "đối phó" cho xong, còn lại toàn bộ sự nghiệp kinh doanh là "ghi sổ chợ". Vậy thì đương nhiên là không thể tiếp cận được với vốn ngân hàng, vậy thì đương nhiên là không đủ năng lực cạnh tranh, ấy gọi là làm kinh doanh theo kiểu may rủi, cảm tính và dùng mối quan hệ để "sống qua ngày".

​Được bơm vốn hàng triệu đô, nhưng quản trị dòng tiền yếu kém thì vẫn "chết" như thường
Thời gian qua, chúng ta chứng kiến nhiều Start-UP đình đám trên thế giới cũng như ở Việt Nam lần lượt chết khi chưa kịp mừng sinh nhật 2 tuổi. Phần lớn khác cũng chết yểu khi chưa tròn năm mà 2 nguyên nhân chính được các nhà phân tích nêu ra là (1) - Sai về chiến lược ngay từ đầu; (2) -Tiêu hết tiền hoặc hụt dòng tiền cho hoạt động một các nhanh chóng trước khi doanh thu có thể bù đắp. Mà, chúng ta cũng biết rằng các dự án / công ty khởi nghiệp đó được bơm tới hàng triệu đô từ các quỹ và các hình thức huy động vốn khởi nghiệp khác. Gần đây chính Đào Chi Anh - người sáng lập The KAfe cũng phải đau xót mà thừa nhận những yếu kém trong quản trị tài chính.

Lời khuyên cho những CEO không có kiến thức nền tảng tài chính hoặc các CEO mới khởi nghiệp là:

• Đừng bao giờ nhầm lẫn giữa lợi nhuận và giá trị thặng dư tiền ở thời điểm cuối kỳ: tháng / quý / năm.
• Doanh nghiệp có tăng trưởng kinh doanh cao, tỷ suất lợi nhuận / doanh thu cao, nhưng nếu doanh thu chứa đựng công nợ cao hơn tỷ suất lợi nhuận thì chắc chắn vẫn không có cách gì có đủ tiền hoạt động và đầu tư dù đang có lãi (có lợi nhuận).
• Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ hiện nay, không tổ chức công tác kế toán và quản trị tài chính nội bộ mà còn có tình trạng nhầm lẫn "tiền về" là doanh thu và "tạm dư tiền" là "lãi" thế là chi tiêu / chia chác bừa bãi với thặng dư tiền tạm thời ở một thời điểm, trong khi đó thực chất có thể đang là NỢ PHẢI TRẢ.
• Nếu là doanh nghiệp mới tham gia thị trường (ít hơn 3 năm) thì hãy ngay lập tức tổ chức quản trị, thực hiện công tác tài chính - kế toán thật tốt, hướng tới minh bạch tài chính trong thời gian gần nhất. Không có công ty nào ở Việt Nam hay trên thế giới có thể trở nên hùng mạnh / có sức cạnh tranh cao mà lại ghi chép tài chính theo kiểu áng chừng và sổ chợ.
• Trong mọi tình huống, mọi hoàn cảnh phải lập kế hoạch ngân sách rõ ràng, giữ kỷ luật tài chính kinh doanh, quản trị thật chặt dòng tiền kể cả phải chấp nhận thu hẹp quy mô, bán bớt tài sản đầu tư chưa hợp lý để giữ cho bằng được cán cân thanh toán / trang trải nợ ngắn hạn trên ngưỡng 0.8.
• Đừng bao giờ lẫn lộn giữa tài chính công ty và tài chính cá nhân. Cần góp, cần vay, cần ứng thì cũng phải làm rõ ràng minh bạch, nếu không bạn sẽ chết vì cái bóng của chính mình.
• Thực chất của quản trị tài chính và dòng tiền không ngoan là: "đồng mua mắm thì để mua mắm, đồng mua tương thì để mua tương". Khi chi trả cũng vậy, đừng gộp và đừng áng chừng nếu bạn không muốn phải trả giá vì những sự tùy tiện đó.
• Giám đốc doanh nghiệp nhỏ và vừa, khi đọc tới đây, hãy tự hỏi mình rằng: (1)-Tổng tài sản công ty ta hiện nay là bao nhiêu? (2)-Tài sản thuần là bao nhiêu? (3)-Cán cân thanh toán nợ ngắn hạn của công ty là bao nhiêu? (4)-Tỷ suất sinh lợi trên doanh thu và trên vốn chủ sở hữu là bao nhiêu? Nếu bạn không thể trả lời 4 câu hỏi đó nghĩa là tài chính công ty của bạn đang rất có vấn đề. Hãy hỏi người phụ trách công tác kế toán tài chính hoặc kế toán quản trị của bạn 4 câu đó, nếu họ không thể trả lời trong vòn 15 phút thì nên ngồi lại bàn định hướng đào tạo hoặc đã đến lúc sa thải và tuyển mới.
• Nếu bỏ qua quản trị bài bản, xem nhẹ quản trị tài chính ngay từ những ngày đầu khởi nghiệp, dựa vào "mối quan hệ" để kinh doanh thì sẽ có ngày bạn "trúng gió" hoặc chết ngay trên khối tài sản và lợi nhuận.

Quản trị tài chính nằm trong bộ chiến lược chức năng của công ty, là thành phần không thể thiếu để hiện thực hóa chiến lược cấp kinh doanh của doanh nghiệp. Trong quản trị tài chính, việc lập kế hoạch tài chính (ngân sách) và kiểm soát dòng tiền đóng vai trò quan trọng nhất để tối ưu hoạt động liên tục trong ngân sách luôn hữu hạn.

Giamdoc.net trân trọng giới thiệu Video bài giảng & tư vấn trực tiếp của Vũ Long với 30 CEO tại TP Hồ Chí Minh ngày 8/4/2017, hy vọng quý vị nhận được giá trị tham khảo bổ ích trong công tác quản trị tài chính công ty.

Chương trình đào tạo đặc biệt dành cho CEO và nhân sự quản lý trong doanh nghiệp ngày 9/3/2017 tại TP Hồ Chí Minh - THAM GIA MIỄN PHÍ. Giảng viên & chuyên gia chia sẻ: Ths Vũ Long; MBA Trần Đình Cửu. Chươn trình này sẽ giúp quý doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành, quản lý tài chính kế toán & tối ưu thuế phải nộp.

​Nhân dịp năm mới Đinh Dậu xin thân tặng món quà cho Các CEO và Chủ doanh nghiệp vé tham dự khóa học hoàn toàn miễn phí một ngày về các bí quyết và các quy luật "Khác Biệt & Tăng Lợi Nhuận". Quý vị sẽ trải nghiệm các bài tập hiệu quả tức thì cho doanh nghiệp của mình như sau:
Bài tập 1: Trải nghiệm quy tắc tạo sự khác biệt và 7 cơ chế tạo ấn tượng nhớ (Giáo sư Tony Buzan) nhằm nâng cao lợi nhuận và cách áp dụng vào thực tế. Quý vị sẽ thấy sự khác biệt và tăng lợi nhuận nằm trong tầm tay của mình, không phải nhức đầu gì đâu nhé.

Bài tập 2: Trải nghiệm những công ty khác và Quý vị đang làm những gì để tạo sự khác biệt và tăng lợi nhuận? những điều này có thích hợp và đầy đủ không?

Bài tập 3: Trải nghiệm các quy luật và các yếu tố chiến lược tăng lợi nhuận và cách áp dụng vào thực tế phù hợp với bối cảnh của công ty.

​Chuyên đề 1: Hoạch định ngân sách và ứng dụng bộ biểu mẫu lập kế hoạch tài chính, kiểm soát chi tiêu theo hoạt động
Nội dung này giúp tối ưu hóa hoạt động, đảm bảo tính liên tục trong ngân sách hữu hạn.
Dòng tiền trong doanh nghiệp (khả năng tiền đáp ứng chi tiêu và đầu tư) không tỷ lệ thuận với lợi nhuận hàng năm. Thông thường chúng ta cứ tưởng có lợi nhuận rồi mọi việc sẽ ổn, nhìn chung là như vậy nhưng không luôn đúng. Có khi bạn kinh doanh có lãi mà vẫn phá sản do mất cân đối thanh toán, rồi thì luôn phải đối mặt với lỡ kế hoạch và gian lận tài chính từ trong nội bộ.

Chuyên đề 3: Kiểm soát nội bộ đối với công tác tài chính, kế toán, thuế trong doanh nghiệp
​Không phân biệt quy mô vốn hoặc quy mô hoạt động của bạn lớn hay nhỏ, xin đừng chủ quan và dễ dãi với việc tổ chức, kiểm soát công tác kế toán thuế. Muốn đạt được mục tiêu tối ưu thuế, góp phần tích cực vào mục tiêu tăng lợi nhuận thực tế (chứ không phải lợi nhuận danh nghĩa) thì trước hết cần an toàn số liệu và thủ tục thuế. Đừng bao giờ "OK" ngay với nhân sự hoặc dịch vụ kế toán thuế thuê ngoài với một báo cáo bằng lời rằng "em làm xong hết rồi, anh / chị cứ yên tâm". Cho nên chúng tôi sẽ chia sẻ và chỉ dẫn thực hiện tại doanh nghiệp về:

• Phân định trách nhiệm, quyền hạn và ràng buộc kiểm soát kết quả công tác tài chính, kế toán, thuế trong công ty
• Xây dựng biểu mẫu kiểm soát và nghiệm thu kết quả cho từng đầu việc tài chính, kế toán, thuế
• Đánh giá báo cáo, kết quả thực hiện công việc của nhân sự phụ trách dưới góc nhìn CEO

Khóa học QUYẾT TOÁN THUẾ TNDN 2016 VÀ TỐI ƯU THUẾ PHẢI NỘP là chương trình đào tạo đặc biệt nhằm giúp các doanh nghiệp vận dụng chính sách thuế, kiện toàn hoàn thiện hồ sơ kế toán thuế phục vụ công tác báo cáo quyết toán thuế cho năm tài chính 2016, đồng thời tư vấn hỗ trợ và chỉ dẫn thực hiện các biện pháp + biểu mẫu để loại bỏ sai sót, ngăn ngừa các rủi ro, không bỏ sót chi phí tính thuế.... hướng tới tối ưu thuế phải nộp.

Khóa học lập, đọc và phân tích BÁO CÁO TÀI CHÍNH giúp bạn dễ dàng lập báo cáo tài chính, hiểu sâu sắc các chỉ tiêu, đạt được kỹ năng phân tích báo cáo tài chính đa chiều cũng như các chỉ số tài chính doanh nghiệp thông qua BỘ MẪU ỨNG DỤNG LẬP & PHÂN TÍCH BÁO CÁO TÀI CHÍNH KÈM THEO.

Các quy chế tài chính, thương mại, nhân sự tiền lương, định mức và thanh toán công tác phí cùng hệ thống các biểu mẫu kế toán thuế áp dụng tác nghiệp trong doanh nghiệp không chỉ phục vụ công tác quản lý vận hành hữu hiệu dưới góc độ kiểm soát nội bộ, mà còn giúp làm cơ sở vững chắc cho việc ghi nhận doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tính thuế TNDN cũng như giải trình tính hợp lý hợp lệ của các khoản chi phí được trừ. Phần lớn trường hợp doanh nghiệp bị cơ quan thuế xuất toán chi phí là do không thể giải trình và phần lớn nguyên nhân không thể giải trình là doanh nghiệp không đủ căn cứ tính chi phí được trừ theo các quy chế nội bộ...

Bảng cân đối kế toán là báo cáo thứ nhất trong bộ báo cáo tài chính doanh nghiệp. Việc lập bảng cân đối kế toán phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm tổ chức hệ thống tài khoản theo đặc thù doanh nghiêp. Mặc dù ngày nay với sự trợ giúp của các phần mềm kế toán, bạn dễ dàng lập bảng cân đối kế toán tuy nhiên, bài viết này giúp bạn hiểu sâu sắc từng chỉ tiêu, qua đó có thể chủ động hiệu chỉnh, điều phối số liệu kế toán sao cho đạt kết quả tốt nhất trong từng trường hợp.

Theo quy định hiện hành, từ năm 2016 bảo hiểm bắt buộc tính trên lương và phụ cấp lương, vì thế doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc tính và nộp bảo hiểm cho người lao động. Tuy nhiên, nếu hiểu một cách sâu sắc, vận dụng một cách khôn ngoan chính sách thuế, chính sách bảo hiểm thì doanh nghiệp có thể lách luật để có được hệ thống nội quy, quy chế, biểu mẫu phục vụ việc tính chi phí nhân sự tiền lương cao nhất theo quy định của thuế mà vẫn chỉ phải nộp bảo hiểm ít nhất ....!

Trong thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp ngoài việc phải trả lương cho người lao động, còn phải tính và trả các khoản phụ cấp, thưởng, trợ cấp, ăn ca, ăn trưa kèm theo một hệ thống biểu mẫu, quy chế quy chuẩn để tuân thủ các quy định của luật lao động, luật bảo hiểm bắt buộc mới, luật thuế TNDN hướng dẫn tính chi phí được trừ đối với chi phí lương và các khoản có tính chất tiền lương.
Nếu hiểu không đầy đủ hoặc bất cẩn trọng trong khâu thiết kế thang bảng lương, quy chế lương hoặc lập hợp đồng lao động, doanh nghiệp sẽ bị tăng rất đáng kể chi phí bảo hiểm bắt buộc cho người lao động đồng thời luôn tiềm ẩn nguy cơ bị xuất toán chi phí lương và các khoản chi phí lương mặc dù tiền doanh nghiệp phải chi trả là thật.
Tuy vậy, ngoài việc đọc hiểu và thực hiện theo các quy định của bảo hiểm và luật lao động, luật thuế TNDN hiện hành, doanh nghiệp nên chia tách rõ ràng cơ cấu thu nhập của người lao động, hóa giải bằng các quy chế và biểu mẫu nội bộ để khi tính chi phí được trừ cho khoản mục chi phí nhân công thì được tính cao nhất mà không có biến động nhiều về mặt bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp phải thực hiện cho người lao động.

Vậy bầy giờ chúng ta phải xác định được trong các thu nhập người lao động được hưởng theo cơ cấu trên, khoản nào được tính vào chi phí tính thuế TNDN, khoản nào phải cộng vào để tính bảo hiểm bắt buộc cho người lao động?

Theo hướng dẫn tại Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH ngày 16/11/2015 có chia ra 3 khoản từ thu nhập của người lao động lần lượt là: Mức lương ghi trong hợp đồng lao động; Các khoản phụ cấp lương; Các khoản bổ sung khác. Trong đó các khoản bổ sung khác có quy định về các khoản thu nhập người lao động được hưởng không xác định được giá trị bằng tiền cụ thể cùng với mức lương theo hợp đồng lao động, chi trả thường xuyên hoặc không thường xuyên trong các kỳ hạch toán.
Từ 01/01/2016 đến 2017: Thu nhập tính bảo hiểm = Lương + Phụ cấp lương
Từ 01/01/2018 trở đi, dự kiến thu nhập tính bảo hiểm = lương + Phụ cấp lương + Các khoản bổ sung khác.
Như vậy, ít nhất đền hết 31/12/2017, doanh nghiệp còn có cơ hội tính bảo hiểm trên lương và phụ cấp lương. Trong đó, phụ cấp lương hiểu đơn giản là các khoản phụ cấp cố định tính theo mức lương ghi trong hợp đồng lao động, có tính chất thường xuyên, có thể xác định được trong từng kỳ chi trả. Ví dụ: phụ cấp chức vụ; phụ cấp thu hút; phụ cấp thâm niên; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp độc hại... và các khoản có tính chất lương tự.
Theo đó, các khoản thưởng như thưởng theo doanh số, thưởng theo đánh giá cá biệt, thưởng sáng kiến, ăn ca ăn trưa, các khoản phúc lợi thì chưa phải cộng vào để tính bảo hiểm.

​GIẢI PHÁP VẬN DỤNG:

• Doanh nghiệp soạn thảo hợp đồng lao động ghi rõ lương và phụ cấp lương. Nếu không có phụ cấp lương thì bỏ trống.
• Doanh nghiệp thiết kế bảng lương sao cho tách biệt rõ ràng phụ cấp lương thì cố định theo lương; các khoản thưởng, phúc lợi thì tách biệt và chi trả riêng.
• Doanh nghiệp ban hành quy chế lương và các chứng từ quản lý, hạch toán, ghi nhận chi phí sao cho có thể định nghĩa rõ đâu là chi phí lương và phụ cấp lương có tính thường xuyên, có thể xác định được bằng giá trị cụ thể trong mỗi kỳ tính & trả lương; định nghĩa và tách biệt các khoản thưởng và phúc lợi nhưng phải ghi rõ điều kiện được hưởng, phương thức tính, quy định rõ rằng đây là các khoản thu nhập có tính chất tiền lương của người lao động. [Việc này rất quan trọng vì nó đảm bảo rằng các khoản thu nhập của người lao động đượchưởng do công ty chi trả đã đáp ứng được các quy định của Luật thuế TNDN hiện hành] như hướng dẫn sau đây...

Theo hướng dẫn tại Thông tư 96/2015, sửa đổi bổ sung thông tư 78 hướng dẫn về thuế TNDN thì, bất kỳ khoản chi phí nào trả cho người lao động (gồm đã trả, trích trước, chưa trả nhưng sẽ trả trong 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính) đều được tính vào chi phí được trừ (hợp lý / hợp lệ) khi xác định thuế TNDN phải nộp miễn sao các khoản chi phí đó đáp ứng các điều kiện sau:

• Người lao động có hợp đồng lao động, kể cả hợp đồng thời vụ và giao kết bằng miệng
• Các khoản chi trả cho người lao động gồm tiền lương, các khoản trích theo lương, các khoản thưởng có tính chất tiền lương tiền công mà được quy định trong quy chế lương / quy chế tài chính / thỏa ước lao động tập thể doa giám đốc công ty / tổng giám đốc / hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị công ty phê duyệt. Trong đó ghi rõ từng khoản, cách tính, đối tượng và điều kiện được hưởng.
• Có lập bảng tính lương và các khoản thu nhập, tính & khấu trừ thuế TNCN nếu đến mức phải nộp
• Có phiếu kế toán / chứng từ chi trả lương hoặc sẽ chi trả nhưng không chậm hơn 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Và:
Không phân biệt doanh nghiệp đã thực hiện chế độ bảo hiểm bắt buộc hay chưa, không phân biệt doanh nghiệp có thực hiện nghiêm túc việc đăng ký khai trình lao động tiền lương với Sở lao độngthương binh xã hội hay không thì vẫn được tính vào chi phí tính thuế TNDN.

Cũng theo hướng dẫn tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp không còn bị khống chế các chi phí công tác phí, lưu trú, di chuyển chi trả cho người lao động NHƯNG PHẢI CÓ QUY CHẾ - ĐỊNH MỨC do công ty ban hành và thực hiện thanh toán với 1 trong 2 cách sau:

• Nếu phát sinh có hóa đơn / chứng từ tài chính -> Thanh toán theo giá trị phát sinh của hóa đơn chứng từ kèm theo các biểu mẫu nội bộ như: tạm ứng; thanh toán công tác phí; điều động công tác...
• Nếu không có hóa đơn / chứng từ thì thanh toán theo định mức của công ty quy định kèm theo chứng từ thanh toán nội bộ như: tạm ứng; thanh toán công tác phí; điều động công tác.

Nghĩa là: Không phân biệt có "hóa đơn đỏ hay không" nếu doanh nghiệp có quy chế và định mức thanh toán thì luôn được tính. Định mức cũng do công ty tự quy định, không phải xin phép cơ quan nào và không còn bị khống chế mức trần chi trả nữa. Kể cả trường hợp người lao động dùng thẻ ngân hàng cá nhân của mình chi trả cho các khoản vé máy bay, vé tàu xe, lưu trú, công tác phí nhưng không trái vơi quy định nội bộ của công ty và kế toán biết hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán thì vẫn được tính.

Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại cho người lao động cần chú ý như sau:
Nếu trong quy chế công ty quy định đây là khoản được trả vào lương của người lao động (tức là nó có tính chất tiền lương tiền công) thì khi tính thuế TNCN phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. (Không có lợi cho người lao động).

Nếu quy chế công ty quy định đây không phải thu nhập mà chỉ là khoản người lao động tạm chi trả thay cho công ty để phục vụ công việc dù có hóa đơn hay không thì:

• Nếu có hóa đơn chứng từ, công ty thực hiện thanh toán theo hóa đơn chứng từ
• Nếu không có hóa đơn chứng từ, công ty chi trả theo định mức khoáng

Các khoản phúc lợi, thưởng ngày lễ ngày tết bằng tiền cho người lao động:
Theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản này cũng được tính vào chi phí được trừ nhưng không vượt quá 1 tháng lương bình quân. Tháng lương bình quân được tính bằng tổng quỹ lương công ty đã thực hiện trong năm (tổng giá trị đã chi trả) chia cho 12 tháng. Các khoản này như là: chi phí tổ chức cho nhân viên đi du lịch; quà 8/3; quà 20/10; quà Tết; thăm hỏi ốm đau; khám chữa bệnh... có kèm theo tờ trình của công đoàn / phụ trách nhân sự / kế toán về mức chi, danh sách người lao động được hưởng và được giám đốc công ty phê duyệt.
Nhưng nếu các khoản phúc lợi mà chi bằng quỹ phúc lợi cảu công ty hoặc phúc lợi hình thành từ quỹ do chính người lao động đống góp thì nói chung là không được tính.

Bộ mẫu lập, đọc và phân tích báo cáo tài chính bằng Excel hoàn toàn tự động. Chỉ cần nhập số liệu thô lấy từ bảng cân đối phát sinh, tự động lập bảng cân đối kế toán, lập bảng kết quả kinh doanh, phân tích các báo cáo tài chính theo chiều ngang và phân tích cơ cấu. Có biểu đồ phân tích so sánh và cơ cấu tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Tính, phân tích và ỹ nghĩa các chỉ số tài chính DN...

Chỉ cần nhập số liệu từ bảng cân đối tài khoản, hệ thống tự động lập các báo cáo tài chính gồm: bảng cân đối kế toán, kết quả sản xuất kinh doanh và tự động lập các báo cáo phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp, kèm theo chi tiết các chỉ số tài chính và biểu đồ phân tích chuyên sâu theo các nhóm:

• Chỉ số thanh toán
• Chỉ số về dòng tiền
• Chỉ số đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản, sử dụng vốn
• Chỉ số về tài chính...

Bảng cân đối phát sinh đã được thiết kế chuẩn hóa, chia tách tài khoản, phân định các khoản mục ngắn hạn và dài hạn. Các công thức tính tổng tài khoản tổng hợp. Các thiết lập đã được cố định các vùng dữ liệu tính toán tự động và công thức giúp bạn không bị sai sót khi nhập số liệu đầu vào phục vụ việc lập báo cáo và phân tích báo cáo tài chính.

Bảng cân đối kế toán được lập và bạn có thể xem số liệu dạng tổng hợp như trên hình hoặc cũng có thể xem chi tiết bằng cách hiển thị dạng đầy đủ. Ứng dụng này rất hữu ích cho những ai muốn lập bảng cân đối kế toán một cách nhanh chóng, hoặc lập báo cáo tài chính sử dụng cho mục đích tín dụng ngân hàng. Khi bảng báo cáo này kết hợp với phân tích các chỉ số tài chính bạn sẽ nhận thấy mình lập báo cáo đã đủ tố hay chưa để thuyết phục ngân hàng.
Đối với những người đang học kế toán thực hành, kế toán thuế hoặc mới làm kế toán... việc lập báo cáo tài chính luôn gặp khó khăn... thì đây là công cụ tuyệt vời để bạn lập được báo cáo tài chính một cách dễ dàng và chính xác.

Báo cáo thứ 2 trong bộ báo cáo tài chính là Bảng kết quả sản xuất kinh doanh. Ở báo cáo này, mặc dù được lập tự động nhưng chỉ có thể lập được số liệu kỳ phân tích, còn số liệu kỳ trước bạn vui lòng nhập số liệu trực tiếp cho các chỉ tiêu trong cột "kỳ trước".

Ngay sau khi bảng cân đối kế toán được lập, bảng phân tích của nó cũng được tự động thực hiện với 3 góc nhìn: 1 - phân tích tăng trưởng của các chỉ tiêu giữa kỳ phân tích và kỳ gốc. 2 - Tỷ trọng của các chỉ tiêu so với tổng tài sản và tổng vốn. 3 - Tỷ trọng của các chỉ tiêu chi tiết so với khoản mục chính.

Phân tích bảng kết quả kinh doanh giúp người sử dụng báo cáo đánh giá được tình hình biến động của doanh thu, chi phí, lợi nhuận giữa 2 kỳ (kỳ phân tích và kỳ gốc hoặc đầu năm và cuối năm) đồng thời đánh giá được chất lượng của các chỉ tiêu lợi nhuận trong quan hệ so sánh với doanh thu thuần, giá vốn...