Lãnh đạo - tổ chức - vận hành công ty đồng bộ và bài bản: Phân tích chuỗi giá trị làm cơ sở xây dựng tổ chức công ty SỐNG

Cần xây dựng cơ cấu tổ chức công ty SỐNG

​Lãnh đạo và văn hóa doanh nghiệp mang tính chất xây dựng tổ chức về mặt tinh thần để đạt đến một trạng thái làm việc hứng khởi hăng say. Xây dựng - ban hành - hướng dẫn thực hành các thiết chế văn hóa doanh nghiệp, trong đó khởi nguồn của văn hóa doanh nghiệp bắt đầu từ tinh thần lãnh đạo và giá trị quan của người đứng đầu. Lãnh đạo và văn hóa đóng vai trò là linh hồn của doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức công ty

Hầu hết các doanh nghiệp đều từng xây dựng cơ cấu tổ chức công ty, nhưng phần lớn là sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty CHẾT. Cần xây dựng cơ cấu tổ chức công ty SỐNG.

Tại sao lại gọi là cơ cấu tổ chức công ty CHẾT? Hàm ý, xây dựng cơ cấu tổ chức công ty xong không làm gì, không ứng dụng gì hoặc các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp không gắn liền với sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty. Hoặc tình trạng hiện đang tồn tại trong doanh nghiệp là tính kiêm nhiệm hoặc không rõ luồng công việc. 

Mục tiêu doanh nghiệp cần đưa ra, khi xây dựng cơ cấu tổ chức công ty cần tạo ra luồng công việc thông suốt trong quản lý vận hành công ty bao gồm hai luồng: luồng sản xuất kinh doanh và luồng quản trị. 

Thông điệp quản trị: Khi nhìn một sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty, đã vạch ra được luồng công việc thông suốt hay chưa. Nếu sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty xây dựng không hình dung được luồng công việc rõ ràng thì đó là một sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty chưa MẠCH LẠC. 

• ​Luồng sản xuất kinh doanh (vận hành): Tạo ra giá trị gia tăng
• Luồng quản trị: Quản lý giá trị gia tăng, “bơm” nguồn lực cho luồng sản xuất kinh doanh vận hành đúng.

Bản chất cuối cùng của sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty thể hiện rõ hai trục luồng sản xuất kinh doanh và luồng quản trị là CHUỖI GIÁ TRỊ CỦA CÔNG TY.​

Chuỗi giá trị công ty

Doanh nghiệp đang vận hành dựa trên mấy chuỗi giá trị? Tại một doanh nghiệp chỉ có một hay nhiều chuỗi giá trị?

Tại một doanh nghiệp có thể đang tồn tại với nhiều chuỗi giá trị nhưng phần lớn chỉ có một chuỗi giá trị. Doanh nghiệp chỉ kinh doanh một ngành hàng chỉ có một chuỗi giá trị, doanh nghiệp nào kinh doanh nhiều hơn một ngành hàng thì doanh nghiệp có nhiều hơn một chuỗi giá trị. Các ngành hàng khác nhau đòi hỏi chuỗi giá trị khác nhau.

Cuối cùng của chuỗi giá trị là dành cho ai? Là dành cho khách hàng.
​
Kết luận: Khi doanh nghiệp xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty cần phân tích chuỗi giá trị trước.

Kỹ thuật phân tích chuỗi giá trị

Bước 1: Phân mảng hoạt động sản xuất kinh doanh

Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty cần phân tích chuỗi giá trị chi tiết, sâu đến từng tiến trình, từng phân đoạn. Vì mục đích lớn lao của việc xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty là tạo ra luồng công việc, là căn cứ để tuyển dụng, bố trí nhân sự hợp lý và cũng là căn cứ để xếp kiêm nhiệm. 

Ví dụ minh họa: Một hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường bao gồm 3 mảng (doanh nghiệp nên vẽ ra như hình minh họa đính kèm để xác định)

• Mua vào: Gồm các phân đoạn sau: Tìm và đánh giá nhà cung cấp - Đàm phán - Ký hợp đồng - Đặt hàng - Nhận hàng và thanh toán - Xử lý khiếu nại với nhà cung cấp,...​ Nhìn vào phân tích chuỗi giá trị giúp doanh nghiệp xác định được nguồn lực, số lượng nhân sự sẽ phụ trách mỗi phân đoạn là bao nhiêu. Doanh nghiệp thương mại nhỏ chỉ cần có nhân sự phụ trách mua hàng. Doanh nghiệp lớn hơn có thể lập riêng phòng mua hàng: trưởng bộ phần và các nhân sự phụ trách riêng tùy theo bố trí của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên tập trung xử lý đầu vào nhiều hơn là đi xử lý giảm giá, gia tăng công nợ ở đầu ra. Tránh tình trạng doanh nghiệp chỉ tập trung thời lượng và công sức ở mảng bán hàng, nhưng lại quản trị khâu mua vào quá lỏng lẻo. Đầu xuôi thì đuôi lọt.

• Sản xuất: Gồm các phân đoạn sau: Setup sản xuất - Kế hoách sản xuất - Thực thi sản xuất - KCS - Thành phẩm,...​ Hầu hết doanh nghiệp đều đang sử dụng phần mềm quản lý công việc, luồng công việc trong công ty nhưng không phục vụ tốt cho công việc. Nên hướng đến “càng ngày càng đơn giản”.
• Bán hàng, truyền thông: Gồm các phân đoạn sau: Phát triển thị trường - Truyền thông - Tìm kiếm khách hàng - Bán hàng - Thu tiền,...

Doanh nghiệp nên vẽ tiến trình như hình ảnh minh họa để dễ hình dung

Nếu doanh nghiệp không thực hiện phân tích chuỗi giá trị sẽ dẫn tới hệ lụy tuyển dụng nhầm nhân sự và bố trí sai công việc. ​

Ví dụ minh họa: Phân đoạn bán hàng của tiến trình bán hàng ở trên. Nhân sự phụ trách ở phân đoạn này thực hiện các công việc: tiếp nhận và xử lý đơn hàng (mẫu đơn hàng), chuyển đơn để sản xuất (thông báo qua tin nhắn hoặc họp nội bộ,...), thực hiện thủ tục thanh toán của khách hàng (hồ sơ gồm đề nghị thanh toán, chứng từ thanh toán, hóa đơn), hẹn lịch giao hàng,...mỗi công việc là một nhiệm vụ cấp phòng. Bộ hồ sơ chứng từ cần được giải quyết trọn vẹn ở phân đoạn bán hàng, phận sự thuộc phòng bán hàng hoặc nhân sự phụ trách.
​
​Kết luận: Khi tuyển một nhân viên bán hàng, cần trao đổi rõ nhiệm vụ theo từng phân đoạn bán hàng của tiến trình bán hàng ở trên. Tránh tình trạng, khi mới tuyển dụng nhân sự doanh nghiệp chỉ chú trọng vào doanh số, đơn hàng. Nhân viên bán hàng phải tham gia vào công tác truyền thông, tìm kiếm khách hàng, đạt doanh số được giao và chăm sóc khách hàng.

Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty cần phân tích chuỗi giá trị chi tiết, sâu đến từng tiến trình, từng phân đoạn. Vì mục đích lớn lao của việc xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty là tạo ra luồng công việc, là căn cứ để tuyển dụng, bố trí nhân sự hợp lý và cũng là căn cứ để xếp kiêm nhiệm. 

Lời khuyên: Phân mảng hoạt động sản xuất kinh doanh - đây là bước mà CEO, chủ doanh nghiệp không được làm một mình, mà cần cùng phân tích với trưởng phòng ban bộ phận hoặc nhân sự KEY, để hình dung ra được luồng công việc thông suốt. Nếu có sử dụng phần mềm quản lý công việc thì cần dựa vào bảng phân tích tích này để xây dựng tiến trình, quy trình, các bước trong phần mềm quản lý công việc, không phải thực hiện theo hướng dẫn của phần mềm, nên theo đặc thù của doanh nghiệp.

Bước 2: Định hình các nhóm việc ở khía cạnh quản lý | quản trị

2.1 Tài chính kế toán

Tiến trình quản trị tài chính kế toán bao gồm: Setup tổ chức công tác tài chính kế toán - Lập kế hoạch tài chính - Hạch toán kế toán - Kiểm soát - Báo cáo thuế - Báo cáo tài chính - Kiện toàn hoàn thiện hồ sơ,...

Công ty nhỏ, số lượng giao dịch ít, tổ chức phòng tài chính kế toán quy mô nhỏ. Công ty lớn có dự án đầu tư, hợp đồng lớn, có hoạt động kinh doanh bán hàng, mua hàng xảy ra nhiều nghiệp vụ, có xu hướng tách thành nhiều bộ phận: phòng tài chính, phòng kế toán, bộ phận kê khai báo cáo thuế,...

  2.2 Nhân sự

Tiến trình quản trị nhân sự bao gồm: Hoạch định nhân sự - Xây dựng chính sách - Tuyển dụng nhân viên - Đạo tạo - Giữ - Quản lý,...

2.3 Quản trị văn phòng (hành chính, lễ tân, pháp chế)

Bố trí riêng hay chung tùy theo quy mô của doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp có thêm hoạt động R&D (Nghiên cứu và phát triển) hoặc các hoạt động khác.

 Bước 3: Ghép mô hình (Dựng sơ đồ)

3.1 Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty

3.2 Lập danh mục các chức danh (danh mục vị trí)

Ví dụ minh họa: Chức danh nhân viên bán hàng của phòng kinh doanh có thể có 1 hoặc 100 nhân viên.

Bước 4: Mô tả chức năng nhiệm vụ theo 3.1

Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty vẽ thế nào thì mô tả chức năng nhiệm vụ tương ứng và hoạch định, lập kế hoạch tài chính phải bám sát cơ cấu. Ngạch bậc lương xây dựng dựa theo cơ cấu tổ chức,...đây chính là tính đồng bộ của hệ thống quản trị mà CEO cần nắm rõ và thông suốt.

Ví dụ minh họa: Mô tả chức năng nhiệm vụ của bộ phận bán hàng bao gồm các chức năng: 

• Chức năng phát triển thị trường cần chi tiết hóa, gạch ra các nhiệm vụ chính. Với từng loại hình GT (bán qua đại lý, nhà phân phối), MT (thương mại hiện đại), B2B, B2C,...cần khảo sát để phát triển thị trường phù hợp, tham gia hội chợ, sự kiện, hiệp hội, diễn đàn,...để tìm kiếm khách hàng tiềm năng.  
• Chức năng truyền thông: lập kế hoạch truyền thông quảng cáo, sản xuất các ấn phẩm tải liệu Media (tờ rơi, tờ gấp, profile, brochure,...), thực hiện truyền thông quảng cáo, tham gia sản xuất content (viết bài, hình ảnh, video).
• Chức năng tìm kiếm khách hàng: Tìm trực tiếp, online, qua hội chợ, sự kiện,...tìm xong thì cần nhập thông tin khách hàng vào data,...nhập thông tin xong cần thực hiện những công việc gì tiếp theo,...cần mô tả chi tiết.
• Chức năng bán hàng: chốt đơn, tiếp nhận xử lý đơn, chuyển đơn,...

Nếu không thực hiện chi tiết theo từng bước (bước 1, bước 2), không mô tả được chức năng nhiệm vụ. 

Kết luận: Sử dụng kết quả bước 1, 2, 3 để hoàn thiện biểu mẫu ứng dụng do Giamdoc.net cung cấp cùng với khóa học. Đồng thời mô tả chi tiết “cách làm” + biểu mẫu + quy trình. Xây dựng biểu mẫu quy trình cần bám sát cơ cấu tổ chức công ty Quy trình bám sát cơ cấu tổ chức công ty mới là quy trình tốt, tránh tình trạng tham khảo các quy trình biểu mẫu được bán tràn lan trên mạng, rồi chỉnh sửa là quy trình dập khuôn không phù hợp cho doanh nghiệp.

Khi thực hiện mô tả chi tiết “cách làm”, biểu mẫu cùng với quy trình chính là mô tả công việc. Mô tả công việc cần đồng bộ với cơ cấu tổ chức công ty.

Bước 5: Kiện toàn tổ chức và truyền thông

Sau khi xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty cần thực hiện truyền thông tới từng phòng ban bộ phận. Chi tiết về công tác truyền thông sẽ được Giamdoc.net trình bày ở bài viết tiếp theo.

Bài viết kỳ tới: Kiện toàn hoàn thiện tổ chức công ty và truyền thông nội bộ
Bài viết đọc thêm:
Xây dựng công ty TỐT & BỀN VỮNG: Hướng dẫn trình tự và phương pháp thực hiện - Chuyên gia Vũ Long
​Mô hình quản trị kim cương - Giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tạo môi trường chuyên nghiệp và phát triển kinh doanh bền vững

--------
Biên tập:  Bùi Bích Ngọc - Giamdoc.net
Media: Trần Đình Sơn - Bisovina
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa CEO Thực chiến V05 - Lãnh đạo, tổ chức, vận hành công ty trên Giamdoc.net