Tài chính doanh nghiệp | Một số tồn tại, yếu kém trong quản trị tài chính, tổ chức công tác kế toán & báo cáo thuế mà doanh nghiệp cần khắc phục

Quản lý tài chính doanh nghiệp lộn xộn, lỏng lẻo, cảm tính... đang khá phổ biến trong các doanh nghiệp SME hiện nay.
​Hệ thống tài chính - kế toán & báo cáo thuế lệ thuộc vào nhân sự, lúng túng và rối bời khi nhân sự thay đổi. Vì sao lại như vậy? Cái giá phải trả lớn thế nào? Giải pháp khắc phục là gì? Bài viết này kèm theo video sẽ giải đáp tất cả cho bạn...

1. Bỏ qua những chi phí & chi tiêu ban đầu khi mới thành lập công ty

Khi bắt đầu xúc tiến thành lập một cơ sở kinh doanh / doanh nghiệp nhỏ, chủ doanh nghiệp thường không để ý đến giá trị cũng như tính pháp lý khi xong việc của những khoản chi phí & chi tiêu trước khi bắt đầu kinh doanh. Có thể kể ra như các chi phí giao dịch ban đầu với tư cách cá nhân phục vụ cho việc thành lập doanh nghiệp, đầu tư mua sắm ban đầu, chuyển đổi tài sản - công cụ từ cá nhân phụ vụ hoạt động công ty. Nếu không phải dự án đầu tư nhà máy, hạ tầng thì thường các khoản này phát sinh có giá trị không lớn, nhưng lại rất nhiều khoản vụn vặt, khi cộng lại có lẽ cũng không nhỏ chút nào.
Giải pháp:
Đừng bao giờ bỏ qua bất kỳ một khoản chi phí & chi tiêu nào, ngay cả khi bạn mới chuẩn bị bước vào kinh doanh. Thực hiện bằng cách ghi lại cụ thể, thu thập hồ sơ chứng từ ở mức tốt nhất có thể (bằng cách luôn hỏi người bán / nhà cung cấp) xem khoản đó có thể lấy hóa đơn tài chính hay không (?). Đừng lo, hóa đơn ghi tên bạn cũng không vấn đề gì vì pháp luật cho phép bạn ghi nhận khoản đó là chi phí trả trước / hoặc tài sản vô hình phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp. Chỉ cần có ủy quyền cho cá nhân hợp lệ cho người đứng ra giao dịch xúc tiến thành lập doanh nghiệp. Về mặt quản trị nội bộ, khi bạn có ghi chép lại đầy đủ sẽ giúp bạn tính toán đúng và đầy đủ hơn kết quả kinh doanh khi có doanh thu bán hàng.

2. Không kiện toàn hoàn thiện hồ sơ tài sản, vốn góp ngay từ đầu

Hồ sơ tài sản, công cụ ban đầu hình thành từ góp vốn, hình thành từ chuyển sở hữu cá nhân sang  phục vụ và sở hữu công ty là vấn đề bị các doanh nghiệp bỏ qua phổ biến nhất. Ví dụ, trước đây gia đình tôi làm gia công cơ khí, cơ sở tư nhân đó đã có sẵn nhiều trang thiết bị, tài sản, vật tư..., khi thành lập doanh nghiệp trên cơ sở hoạt động của gia đình như thế, tôi chuyển ngang toàn bộ tài sản và trang thiết bị sang. Thế là về trạng thái vật lý, công ty mới thành lập có tài sản, nhưng trên hồ sơ tài chính - kế toán - thuế thì không thể ghi nhận vì thiếu ghi chép nghiệp vụ cũng như hồ sơ pháp lý.
Cũng như vấn đề hồ sơ tài sản, việc góp vốn của chủ doanh nghiệp hay của các thành viên sáng lập cũng rất mập mờ, vốn thì ghi ảo trên giấy đăng ký kinh doanh, góp vốn lại không theo tỷ lệ và giá trị đăng ký. Không những thế, nếu có góp vốn thì thường bằng tiền mặt, góp nhiều lần, ghi biên nhận qua loa và không hoàn thành chứng nhận góp vốn. Những thiết sót nêu trên dẫn tới sau khi đi vào hoạt động kế toán không thể hoàn thiện hồ sơ ban đầu và không có cách gì khớp được số liệu tài chính, kế toán, báo cáo thuế ... và như vậy việc đối phó / qua loa bắt đầu ngay từ đầu.
Giải pháp:
Nếu góp vốn bằng tài sản, hoặc chuyển ngàn tà sản thiết bị từ cá nhân sang công ty, hãy lập bộ hồ sơ góp vốn , chuyển tài sản - thiết bị. Cho dù không đủ điều kiện ghi nhận theo quy định của luật thuế thì ít nhất nó cũng đủ căn cứ ghi nhận tài sản trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp, sau đó khấu hao (tài chính nội bộ) để tính kết quả kinh doanh đúng hơn.
Hãy ghi nhận, hoàn thiện hồ sơ góp vốn một cách rõ ràng, cụ thể. Vốn góp thiếu phải được ghi nhân trong công nợ nội bộ, hết thời hạn góp vốn theo quy định pháp luật doanh nghiệp thì tiến hành hiệu chỉnh vốn và đăng ký bổ sung thông tin về vốn góp doanh nghiệp. Trường hợp có ý định ngay từ đầu thì hãy nói với bên dịch vụ làm hồ sơ thành lập doanh nghiệp soạn thảo điều lệ cho phép góp vốn theo tiến độ.

3. Giám đốc / Chủ doanh nghiệp không hiểu biết cơ bản về tài chính & quản lý tài chính

Là giám đốc / Chủ doanh nghiệp / Thành viên góp vốn  (sáng lập / đầu tư vốn), bạn đừng nghĩ cứ mở công ty, bán được hàng và kiếm được tiền là xong. Tôi xin chia sẻ rằng phạm trù "Kinh doanh" nó lớn hơn việc "Kiếm tiền" rất nhiều. "Kiếm tiền" chỉ là một trong nhiều mục tiêu kinh doanh của bạn. Nhưng nếu bạn không có nghề kinh doanh thì dù thời gian đầu có kiếm được nhiều tiến thì bạn vẫn đối diện nguy cơ "cháy túi" có ngày. "Nghề kinh doanh" đòi hỏi bạn phải có rất nhiều kiến thức & kỹ năng, trong đó ít nhất bạn cần có hiều biết cơ bản về tài chính doanh nghiệp, hiểu nội hàm của doanh thu, doanh số, chi phí, chi tiêu, khoản mục phí, yếu tố chi phí... đòi hỏi bạn phải biết đọc báo cáo tài chính và am hiểu các quy định pháp luật trong giao dịch tài chính, hóa đơn, thanh toán nội địa và quốc tế. Nếu bạn cho rằng điều đó không quan trọng vì bao năm qua công ty bạn vẫn tồn tại và "sống khỏe", tùy bạn thôi nhưng xin nhớ rằng doanh nghiệp "tồn tại" khác với doanh nghiệp phát triển không ngừng. Cũng vì nhiều nguyên nhân, trong đó có quản trị tài chính yếu kém, quản trị nhân sự cảm tính ... nên doanh nghiệp SME của chúng ta dường như cứ mãi mãi "siêu nhỏ" dần đi hoặc "chết lâm sàng".
Giải pháp:
Học đi! Học ngay và học luôn với chính doanh nghiệp của mình. Hãy nói kế toán in báo cáo tài chính, báo cáo thuế, ngồi đối diện với họ hỏi về từng khoản mục. Quan hệ giữa các chỉ tiêu, khoản mục đó là gì. Xin thưa rằng hoàn toàn không khó, mỗi tuần học một ít, sẽ nhanh thôi, bạn sẽ tự nhận ra rằng báo cáo tài chính cung cấp cho bạn nhiều điều về doanh nghiệp hơn đấy, có rất nhiều điều mà bạn tưởng vậy nhưng không phải vậy, cho tới khi đọc báo cáo tài chính mới rõ. Học tới khi có kiến thức nền tài chính cơ bản thì tiến hành theo mục số 4 dưới đây.

4. Không thiết lập HT quản lý tài chính, không tổ chức công tác kế toán & báo cáo thuế bài bản

Xuất phát từ hiểu biết tài chính doanh nghiệp yếu ớt hoặc thậm chí không quan tâm nên hệ lụy là doanh nghiệp không tổ chức, xây dựng và vận hành tài chính bài bản. Hàng ngày đọc sách, đọc báo, đi hội thảo rồi ngồi với bạn nhậu, chúng ta cứ nói về chiến lược, về kế hoạch kinh doanh. Chiến lược và kế hoạch mà không đề cập tới tài chính & quản trị tài chính thì là kế hoạch kiểu gì? Hô hào giảm phí tăng lợi nhuận nhưng không quản trị tỷ trọng chi phí và tỷ lệ chi phí / doanh thu thì quản sao và giải quyết thế nào (?). Thế đấy!
Cho nên, ngay từ đầu, theo tôi thì doanh nghiệp nên thuê tư vấn hoặc chủ doanh nghiệp phối hợp với kế toán xây dựng ngay hệ thống tài chính kế toán & báo cáo thuế gồm các việc cụ thể dưới đây:

• Ban hành quy chế tài chính, chính sách tín dụng trong giao dịch mua bán và chương trình quản lý công nợ
• Yêu cầu lập kế hoạch tài chính, dòng tiền định kỳ để chuyển từ xử lý sự vụ sang quản lý chủ động
• Soạn thảo và ban hành tiêu chuẩn các bộ hồ sơ tài chính - kế toán - báo cáo thuế cho: mua hàng; bán hàng; chi phí lương; khấu hao tài sản; chi phí bán hàng; chi phí quản lý...
• Tổ chức công tác kế toán và quy chuẩn hạch toán theo đặc thù hoạt động
• Bộ biểu mẫu tiêu chuẩn nghiệm thu, đánh giá kết quả công việc kế toán, báo cáo thuế từng kỳ.

Ít nhất là như thế đã nhé! Xem thêm video cuối bài để có thêm nhiều chi tiết.

5. Đối phó và hạch toán hai sổ

Với rất nhiều "tin đồn" và thông điệp từ "người đi trước", phần lớn doanh nghiệp SME nối đuôi nhau thực hiện kế toán & báo cáo thuế đối phó hoặc làm hai sổ. Nói ra thì bảo chỉ "thằng ngu" mới làm một sổ và minh bạch thông tin kinh doanh trong thời buổi này. Có lẽ vậy! Nhưng "thằng ngu" thì nó lớn, nó mạnh, nó thành chuỗi, nó IPO, nó bước ra kinh doanh quốc tế trong quan hệ kinh tế phẳng toàn cầu, còn "thằng khôn" thì có vẻ mỗi ngày một nhỏ đi, công ty mỗi năm qua đi lại thêm phần lộn xộn hoặc tạm ngưng, hoặc chết lâm sàng để bỏ lửng đi thành lập công ty khác theo "con đường cũ". Phản biện lại, nhiều doanh nghiệp nói rằng, nhưng nếu thẳng thắn ra, nếu không gửi giá, nếu không "xử lý" thì chẳng lãi lờ được bao nhiêu. Cũng có lẽ đúng! Nhưng điều đó phản ánh rằng chiến lược và định hướng kinh doanh của công ty đang rất có vấn đề, nó không thể tạo ra hiệu quả và lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh thuần túy, tức là nó chẳng có cửa cạnh tranh nào một cách chính thống. Hãy nhìn lại và hoạch định lại "con đường kinh doanh".
Giải pháp:
Nếu ngay lập tức không thể thì ít nhất bạn nên hướng công ty của mình về một viễn cảnh minh bạch 1 sổ và có lộ trình cụ thể để thực hiện, ít nhất là trong tư tưởng chủ doanh nghiệp hiện diện suy nghĩ đó. Tiếp theo hãy thẳng thắn nhìn lại xem, công ty bạn thực sự có lời lãi thực sự không nếu làm minh bạch mà tính chuyện lựa chọn lại sản phẩm dịch vụ hoặc thay đổi cách chơi trong cuộc chơi kinh doanh này. Kế tiếp, hãy cho tổng kiểm kê lại toàn bộ, cho đối soát toàn bộ công nợ và kế hoạch xử lý nợ, thu hồi nợ và hãy khẳng định các giá trị tài chính thực sự của công ty: tổng tài sản là bao nhiêu? hàng tồn kho là bao nhiêu? công nợ là bao nhiêu? vốn là bao nhiêu? tỷ suất lợi nhuận và tỷ lệ chi phí thế nào? Cứ thế đã, khi nhìn ra các con số đó, bạn và kế toán của mình sẽ biết sắp phải làm gì.

6. Không có và không coi trọng công tác kế hoạch tài chính, kiểm soát dòng tiền

Kinh doanh mà thiếu kế hoạch đặc biệt là kế hoạch tài chính tức là bạn thiếu "kim chỉ nam". Thật đấy, đừng nghĩ là lý thuyết. Nếu bạn đang kinh doanh suôn sẻ, dòng tiền ổn, xin chúc mừng vì bạn đang có lợi thế cạnh tranh tốt và có nguồn lực lợi thế đáng kể. Nhưng nếu bạn đang đau đầu với tiền, với công nợ, với không quản được chi phí như mong muốn... thì tin tôi đi, chắc chắn vấn đề là bạn đã không có kế hoạch tài chính kinh doanh cụ thể và coi nhẹ dòng tiền. Hãy nhớ nữa: chừng nào còn giữ được dòng tiền, bạn còn kinh doanh tốt, chứng nào hụt dòng tiền, công ty bắt đầu lao đao cho dù lợi nhuận rất lớn. Lợi nhuận nó còn hàm chứa công nợ, nó còn bị vùi vào hàng tồn kho và tài sản sử dụng kém hiệu quả cho nên đừng nhìn vào "lãi", nó đánh lừa bạn đấy. Hãy tính "tiền tươi - thóc thật" cho nhẹ lòng và ngủ ngon nhé. Một khi đã lâm vào tình cảnh hụt tiền, tôi tin rằng 80% thời gian và công sức của giám đốc và chủ doanh nghiệp sẽ dồn vào cho việc "chạy tiền" thậm chí đôi khi chấp nhận "tín dụng đen". Vậy còn tâm sức đâu cho toan tính kinh doanh, rồi thì khi làm ra đồng tiền, bạn lại để đối tác sử dụng hoặc trả cho "tín dụng đen".
Giải pháp:
Ngay và luôn, ngồi lại với kế toán, nhân sự tài chính và các bộ phận khác ban hành chương trình tái cấu trúc quản trị tài chính chủ động. Thể chế hóa ngay lập tức và từng tháng hãy lập kế hoạch tài chính kinh doanh và dự báo dòng tiền để chuyển từ quản lý bị động sang quản trị tài chính kinh doanh chủ động. Chủ động là chủ động ngay cả khi khất nợ, chủ động thu hồi nợ, chủ động khắc phục vụ việc mà nó chưa kịp diễn ra để giữ lấy uy tín, để không sai lầm.

7. Mập mờ, lẫn lộn giữa tài chính cá nhân với tài chính doanh nghiệp

Điều này khá phổ biến nhưng tôi không muốn đề cập sâu. Đành rằng tiền của bạn (doanh nghiệp của bạn) thì bạn sử dụng thế nào thì tùy. Nhưng lộn xộn thì kế toán của công ty sẽ làm việc kiểu gì? bạn bảo họ "hợp thức cho anh", xin thưa trong giao dịch tài chính không đơn giản bảo hợp thức là hợp thức được. Lẫn lộn tài chính cá nhân và công ty, khoản riêng, khoản chung trong cùng 1 nguồn thì nhân sự quản lý trong doanh nghiệp không có cách gì cân đối được kế hoạch tài chính, kế hoạch dòng tiền và tôi đồ rằng một ngày nào đó chính bạn cũng không biết tiền của bạn đang ở những đâu và công ty của bạn có giá trị như thế nào. Vậy hãy rõ ràng minh bạch nếu muốn kinh doanh bài bản.

8. Thiếu một hệ thống định mức với phân cấp, phân quyền quản trị và phê duyệt

Trong quản trị công ty nói chung, quản trị tài chính nói riêng, để đạt được mục tiêu chiến lược, trong đó có mục tiêu tài chính kinh doanh (doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền) thì nhất thiết phải quản "con đường" dẫn tới mục tiêu đó. Nghĩa là một loạt các biện pháp, chương trình hành động phải được thực hiện để giữ cho bằng được: tỷ suất lợi nhuận gộp; tỷ lệ chi phí / doanh thu; tỷ suất lợi nhuận sau thuế; hệ số thanh toán an toàn. Muốn đạt được mục tiêu đó,  phải quản trị tài chính đền từng giao dịch thông qua hệ thống quy chuẩn và định mức. Ví dụ, chi phí vận hành văn phòng không được quá 2% doanh thu thuần, sau đó chia nhỏ tiếp đến các khoản mục, thậm chí chia nhỏ tới chi phí điện, nước, viễn thông, giao dịch phí, công tác phí để yêu cầu kế toán trưởng và các trưởng bộ phận có trách nhiệm kiểm soát và tuân thủ. Cho nên, lời khuyên là khi setup hệ thống quản lý tài chính công ty thì luôn cần có thêm:

• Định mức chi phí (tiêu hao) sản xuất hoặc tạo dịch vụ
• Định mức chi tiêu cho các đầu công việc và loại giao dịch
• Định mức theo tỷ lệ chi phí với doanh thu
• Chính sách giá và khung giá trong bộ chính sách bán hàng
• Chính sách cho nợ (tín dụng doanh nghiệp) về cả hạn mức nợ giá trị và hạn mức nợ thời gian..

Còn nhiều lắm, nhưng tôi sẽ chia sẽ tiếp trong các bài viết tiếp theo hoặc các video trên Giamdoc.net. Tôi hy vọng khi đọc tới đây thì bạn thay đổi quan điểm trong quản lý tài chính doanh nghiệp theo hướng tích cực hơn. Tất cả nội dung trên chỉ là quan điểm và góc nhìn của riêng tôi, và đã là quan điểm cá nhân thì xin "bất khả tư nghị".