CEO toàn diện | Quản trị nhân sự: Trao quyền và phát triển đội ngũ nhân sự

Là một CEO | Chủ doanh nghiệp, có bao giờ bạn tự cảm thấy mình quá bận rộn cho công việc đến mức không còn thời gian cho gia đình và bản thân? Và có lẽ bạn cũng đôi lần tự hỏi vì sao công việc cứ phải đến tay mình xử lý trong khi đội ngũ nhân viên lại dư thừa nhiều?
​Chìa khóa cho câu hỏi trên nằm ở cách trao quyền cho đội ngũ nhân sự.

Vậy trao quyền cho đội ngũ nhân sự là gì?

Bản chất của việc trao quyền gồm 3 hành động:

1. Xây dựng khung mô hình cho nhân viên cấp dưới hành động và quyết định;
2. Yêu cầu nhân viên trả lại kết quả tương xứng;
3. Chia sẻ lợi ích cho nhân viên từ kết quả mang lại.

Thường chúng ta chỉ làm tốt hành động thứ 2 – Yêu cầu kết quả của nhân viên cấp dưới nhưng lại ít quan tâm đến hành động số 1 và 3. Ví dụ: nhiều công ty giao chỉ tiêu sản lượng doanh thu cho các trưởng phòng kinh doanh nhưng các trưởng phòng này lại không được quyền tuyển dụng nhân sự theo ý muốn, không được quyết chính sách giá, chính sách phân bổ thưởng cho cấp dưới… Trường hợp này cũng giống như chúng ta yêu cầu vị tướng đi đánh trận nhưng chỉ giao cho họ một thanh kiếm cùn. Việc trao quyền chỉ mang tính “hữu danh vô thực” - nhân viên sẽ không nể phục và thực hiện theo yêu cầu cấp trưởng phòng. 

Trao quyền là một nghệ thuật và việc trao quyền thành công không đơn thuần đến trong ngày một ngày hai, mà là cả một quá trình. Do đó, ở phạm vi bài viết và video này chỉ trình bày về Khung mô hình cho nhân viên cấp dưới hành động và quyết định (Hành động 1) - vốn là nền tảng ban đầu của việc trao quyền. Trong các bài viết tiếp theo, Giamdoc.net sẽ hướng dẫn chi tiết cụ thể về cách thức trao qu​yền thông qua văn bản giao khoán.

​Xây dựng khung mô hình cho nhân viên cấp dưới hành động và quyết định

Vậy để xây dựng khung cho nhân viên cấp dưới hành động và quyết định, các CEO | Chủ doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống tổ chức, vận hành và kiểm soát nội bộ cho Doanh nghiệp mình - sau đây gọi ngắn gọn là hệ thống tổ chức vận hành.

Hệ thống tổ chức, vận hành và kiểm soát nội bộ Doanh nghiệp

Hệ thống tổ chức cũng như một ngôi nhà (như hình trên), trong đó:
  Phần (1) Định hướng chiến lược là mái nhà
  Phần (2) Triết lý kinh doanh & văn hóa doanh nghiệp là nền móng giúp ngôi nhà vững chắc.
  Phần (3) bao gồm Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức, hệ thống phòng ban và mô tả chức năng nhiệm vụ cho từng phòng ban.
  Phần (4) là trao quyền cho đội ngũ cấp trung.
  Phần (5) liên quan đến xây dựng đội ngũ nhân viên.
  Phần (6) là hệ thống kế hoạch – báo cáo đồng bộ 3 cấp
​  ​Phần (7) là hệ thống các chỉ dẫn trong Doanh nghiệp bao gồm các Quy chế, Quy chuẩn, Quy trình, Biểu mẫu Nhân sự và các chương trình đào tạo

Phần (1) Định hướng chiến lược là mái nhà

Tại sao việc trao quyền (vốn mang hơi hướng vi mô -  giao việc cho nhân viên) lại liên quan đến định hướng chiến lược nhân sự (vốn mang tính vĩ mô - ở cấp độ công ty)? Trong cấu phần về Mô hình tài chính kinh doanh, chúng ta đã biết cách xây dựng mục tiêu cấp công ty trên 4 thẻ điểm cân bằng BSC (tài chính, khách hàng thị phần, quản trị nội bộ và xu hướng phát triển). Từ mỗi mục tiêu cấp công ty sẽ phân rã xuống 2-3 mục tiêu nhỏ hơn cho cấp bộ phận. Và từ mỗi một mục tiêu cấp bộ phận lại phân rã xuống 2-3 mục tiêu nhỏ hơn cho cấp nhân viên. Việc này đảm bảo được tính đồng bộ, các bộ phận đạt kết quả tốt luôn đồng nghĩa với việc Doanh nghiệp cũng đạt được mục tiêu đề ra. Như vậy, mục tiêu cấp công ty từ phần định hướng chiến lược là nền móng để xây dựng mục tiêu cấp phòng và nhân viên trong phần trao quyền.

Phân rã mục tiêu cấp công ty đến Phòng ban/Nhân viên

Phần (2) Triết lý kinh doanh

Cho biết Doanh nghiệp đề cao những giá trị gì và tuân theo giá trị đó. Ví dụ: một số nhà thầu thi công trong lĩnh vực xây dựng đặt ra một trong những giá trị cốt lõi của Doanh nghiệp là “luôn hoàn thành trước tiến độ yêu cầu của chủ đầu tư” và họ luôn đạt được mục tiêu này trong mỗi dự án tham gia. Những triết lý này từ đó không chỉ dừng ở khẩu hiệu mà trở thành DNA của doanh nghiệp. Bất cứ nhân viên mới nào khi bước vào công ty đều cảm nhận triết lý và văn hóa này, và họ tự động bị cuốn theo mà không cần quá nhiều sự nhắc nhở, giám sát.   
 
Phần (3), (4), (5) trong hình 1 là những viên gạch định hình ngôi nhà.

Phần (3) bao gồm Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức, hệ thống phòng ban và mô tả chức năng nhiệm vụ cho từng phòng ban.

Sau đó chúng ta lựa chọn nhân sự cấp trung đủ tiêu chuẩn cho từng phòng ban đã xây dựng. Trao quyền là giao mục tiêu, công việc, nguồn lực đến từng Phòng ban bộ phận và nhân viên. Do đó đương nhiên cần phải có các Phòng ban/Bộ phận và người đứng đầu để chịu trách nhiệm thực hiện mục tiêu và quản lý nguồn lực.

Phần (4) là trao quyền cho đội ngũ cấp trung.

Trong Phần (4) chúng ta xây dựng khung định mức về chi phí, thẩm quyền được phê duyệt và các hạn mức công nợ. Việc này cũng giống như những thanh barrier giúp nhân sự cấp trung dù được trao quyền nhưng vẫn không đi chệch hướng và phá vỡ cấu trúc tài chính chung của tổ chức. Việc trao quyền cần được văn bản hóa thông qua Quyết định bổ nhiệm nhân sự cấp trung kèm theo văn bản giao khoán trong đó nêu rõ mục tiêu và các định mức, hạn mức. Ở các bài viết về cấu phần Setup/Quản trị tài chính, chúng ta sẽ chi tiết hơn về cách lập các định mức, hạn mức này.

Phần (5) liên quan đến xây dựng đội ngũ nhân viên.

Đối với cấp nhân viên, cần chỉ dẫn công việc chi tiết cụ thể, mô tả công việc từng vị trí rõ ràng. Cuối cùng cần có cơ  chế chi trả minh bạch, tương xứng với kết quả công việc thông qua các Phiếu đánh giá công việc hàng tháng. Chỉ có như vậy, mới cắt bỏ được tình trạng nhân viên cứ đến tháng nghiễm nhiên lĩnh lương dù kết quả công việc không đạt yêu cầu. Thông qua cơ chế lương 3P và các Phiếu đánh giá, việc trao quyền và giao mục tiêu đến cấp nhân viên sẽ không còn là điều khó khăn. Chúng ta sẽ thảo luận cụ thể việc xây dựng Mô tả vị trí công việc, xây dựng Cơ chế lương thưởng 3P và các Phiếu đánh giá công việc trong các video/bài viết chuyên đề Setup/Quản trị Nhân sự.

Phần (6) và (7) ở Hình 1 được xem là hai trụ nâng đỡ ngôi nhà. 

Phần (6) là hệ thống kế hoạch – báo cáo đồng bộ 3 cấp

Hệ thống kế hoạch – báo cáo đồng bộ 3 cấp: cấp chủ doanh nghiệp – cấp quản lý cấp trung – cấp nhân viên. Hệ thống này vừa định hướng vừa giúp toàn hệ thống nhận được phản hồi sớm để có những điều chỉnh phù hợp với mục tiêu đặt ra. Cần lưu ý, hệ thống kế hoạch thế nào thì hệ thống báo cáo phải như thế ấy. Lấy ví dụ: khi đặt kế hoạch mục tiêu thu hồi công nợ của Phòng Kinh doanh là 99.5% thì hàng tháng cần có báo cáo về tình hình công nợ để theo dõi, đối chiếu với mục tiêu. 

Phần (7) là hệ thống các chỉ dẫn trong Doanh nghiệp bao gồm các Quy chế, Quy chuẩn, Quy trình, Biểu mẫu và các chương trình đào tạo

Hệ thống này giúp nâng cao sự ổn định và tính bền vững của tổ chức. Các nhân viên khi đối mặt một công việc sẽ luôn biết cách thực hiện thông qua tham khảo các quy trình, biểu mẫu sẵn có. Đôi khi, quy trình xây dựng cũng không cần quá cầu toàn, sơ đồ hay văn bản hóa - mà chỉ cần các video ghi lại các bước thực hiện công việc. Ngoài ra, DN cũng cần chú trọng khâu đào tạo, đặc biệt là đào tạo nội bộ. Việc này luôn giúp DN có được đội ngũ nhân sự tinh nhuệ và không phụ thuộc vào một cá nhân ngôi sao nào trong tổ chức. Các doanh nghiệp hiện nay còn đưa mục tiêu tự đào tạo và đào tạo cho đồng nghiệp khác vào các Phiếu đánh giá KPI như là một chỉ tiêu bắt buộc của nhân viên. Các nội dung này sẽ được thảo luận trong chuyên đề Setup/Quản trị Nhân sự.

Như vậy, chúng ta có thể thấy việc trao quyền thành công là thành quả của cả một hệ thống tổ chức, vận hành và kiểm soát nội bộ được xây dựng tốt từ ban đầu. Qua bài viết này, chúng tôi cũng hy vọng bạn đọc có cái nhìn tổng quan về hệ thống vận hành tổ chức của Doanh nghiệp. Cũng không cần phải làm hết các phần trong Hệ thống vận hành này mới có thể trao quyền. Đôi khi chỉ cần có sẵn một vài phần trong hệ thống này, chúng ta cũng bắt đầu có thể trao quyền (dù có thể chưa triệt để hoàn toàn). Trong các bài viết / video tiếp theo về Quản trị Tài chính và Nhân sự, chúng ta sẽ thấy rõ hơn việc này.

​​​​Tác giả: Hải Văn, CFA - Giám đốc chuyên môn Công ty TNHH Finbud

Quản trị nhân sự & hệ thống quản lý nhân sự

Khóa học quản trị nhân sự chiến lược & xây dựng hệ thống quản lý nhân sự bài bản, hiệu quả theo năng lực từng vị trí làm việc trong công ty. Đầy đủ tài liệu, biểu mẫu tác nghiệp về tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân viên. ​Đồng bộ - Tinh gọn - Hiệu quả!

​Trải nghiệm học quản trị nhân sự cực chất cùng chuyên gia Vũ Long

Xem & Học thử