Khóa học CEO toàn diện | Tổ chức vận hành và kiểm soát nội bộ công ty

Tổ chức, phân định chức năng nhiệm vụ các phòng ban bộ phận, định biên nhân sự và quản trị - vận hành hoạt động công ty một cách bài bản cần được thực hiện trên cơ sở kế thừa kết quả hoạch định mô hình kinh doanh, chiến lược / hoặc định hướng phát triển công ty. Đừng coi nhẹ việc tổ chức vận hành, đừng sao chép một mô hình tổ chức "na ná" giống nhau từ trên mạng.
Bài này, tôi sẽ chỉ rõ các cấu phần và công việc phải làm khi xây dựng bộ máy tổ chức, cơ chế vận hành công ty

Mô hình (sơ đồ) tổ chức công ty

Lâu nay, chúng ta thường chỉ nhìn nhận đơn thuần rằng sơ đồ (mô hình) tổ chức quản lý công ty như một tài liệu mô tả sự phân vai / chia thứ bậc quyền hành lãnh đạo / quản lý doanh nghiệp. Điều đó không hoàn toàn sai nhưng theo tôi thì chưa đủ. Ban giám đốc công ty hoặc hội đồng thành viên / hội đồng quản trị quá dễ dàng nói với nhân viên của mình "vẽ" một mô hình tổ chức / sơ đồ chức danh công ty nhưng lại chưa bao giờ cụ thể hóa được chức năng nhiệm vụ các phòng ban bộ phận theo cái mô hình / sơ đồ tổ chức đó. Vậy thì chúng ta làm điều đó để làm gì? Doanh nghiệp cần thực dụng, không có chỗ để phô trương, không có chỗ cho những việc làm hời hợt như một món đồ trang sức với một cá nhân.
Có biết bao nhiêu sơ đồ tổ chức công ty đang nằm im trong tủ tài liệu của các doanh nghiệp hiện nay? Có biết bao nhiêu sơ đồ tổ chức công ty được in tấm lớn treo tại tiền sảnh của các doanh nghiệp nhưng quá trình vận hành lại hoàn toàn chẳng có ăn nhập gì với mô hình tổ chức đó. Câu trả lời là nhiều lắm! Người viết bài có may mắn là được trải nghiệm thực tiễn tại hàng ngàn doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp nhỏ thì thấy rằng những thực trạng nêu trên rất tiếc lại là thực trạng phổ biến.
Bên cạnh đó, cái cách mà DN xây dựng sơ đồ tổ chức, viết tài liệu chức năng nhiệm vụ (hay gọi là phân công công việc) nó rất giống với cách thức tổ chức của một cơ quan quản lý hành chính / hoặc một doanh nghiệp có vốn Nhà nước - nơi mà những người đứng đầu tổ chức quyết định mọi thứ chỉ ở mức "chịu trách nhiệm" chứ không liên quan gì đến tiền thực của họ. Còn ở doanh nghiệp nhỏ và vừa của chúng ta thì khác, mọi động thái đều ảnh hưởng đến tài sản, tiền bạc của người chủ.

Với những phân tích trên đây, tôi đề xuất doanh nghiệp nên chọn một trong 2 cách xây dựng sơ đồ tổ chức là: mô hình tổ chức hình ma trận; mô hình tổ chức chức năng. Quan trọng hơn thế, mỗi phòng ban bộ phận trong sơ đồ tổ chức ấy phải kèm theo một bản tài liệu gọi là "bản mô tả chức năng nhiệm vụ" một cách cụ thể mà nhất thiết chức năng nhiệm vụ phải kế thừa từ mục tiêu của tổ chức; các kết quả định hướng mà công ty đặt ra hàng năm / hoặc thời kỳ trung hạn. Nói vậy nghĩa là, sơ đồ tổ chức phải linh hoạt theo kế hoạch hành động từng năm, chỉ nên duy trì sơ đồ tổ chức khi trong thời gian dài không có sự thiết lập lại định hướng, chiến lược, đặc biệt chiến lược sản phẩm dịch vụ và kinh doanh, hay nói cách khác là phải đảm bảo tính linh hoạt hoặc cập nhật thích ứng của nó.

Liên hệ một cách dễ hiểu doanh nghiệp của bạn với một đội bóng trước khi vào trận hoặc mùa giải, tùy vào mục đích thi đấu trước từng đối thủ hoặc trong mùa giải mà ban huấn luyện đội bóng đưa ra sơ đồ chiến thuật khác nhau. Thời gian của một trận bóng chỉ 90 phút, còn thời gian tổ chức chu kỳ kinh doanh  ngắn cũng là 1 năm, vậy thì bạn nên hiểu sơ đồ tổ chức công ty nó có thể ví như "sơ đồ chiến thuật của công ty" (với đội ngũ ví như các cầu thủ ở từng tuyến thi đầu của đội bóng) để cùng hành động đạt được mục tiêu năm công ty đưa ra (mục tiêu theo BSC ngắn và trung hạn). Hãy nhớ, đó là sơ đồ chiến thuật để đạt mục tiêu kinh doanh chứ không phải sơ đồ chỗ ngồi.

Ví dụ như: nếu năm nay công ty của bạn xác định kiểm soát tốt hơn hoạt động bán hàng B-B, hay cơ cấu lại các cửa hàng thì việc tổ chức phòng / bộ phận kinh doanh phải khác so với khi mà công ty của bạn xác định đánh rộng và dàn trải để thâm nhập thị trường; hoặc ở mô hình công ty sản xuất quy mô lớn thì có thể cần bộ phận kiểm soát chất lượng riêng với nhóm thống kê sản xuất nhưng nếu ở quy mô nhỏ hơn / tình thế thu hẹp sản xuất thì có thể gọp bộ phận kiểm soát chất lượng với nhóm thống kê. Và như thế, tất cả những gì bạn cần làm là vẽ lại sơ đồ tổ chức / hoặc có văn bản chỉ đạo điều hành tái sắp xếp công ty kèm theo bản mô tả chức năng nhiệm vụ rõ ràng.
Dưới đây là minh họa:

Tại sao cần chú trọng xây dựng mô hình tổ chức công ty

Để có được một "môi trường công ty chuyên nghiệp", doanh nghiệp cần có 5 thành tố: (1) - Định hướng / Chiến lược; (2) - Tổ chức; (3) - Hệ thống thông tin; (4) - Quá trình ra quyết định (câm tính hay có căn cứ); (5) - Đội ngũ. Như vậy, tổ chức công ty là thành tố thứ 2 của 5 thành tố. Tôi sẽ minh chứng cho bạn thấy như sau:
Nếu một nhân sự có tài năng, chắc chắn họ không bao giờ muốn làm việc trong một công ty mà tính tổ chức lằng nhằng, chồng chéo; sếp A thì bảo "thế lọ"; sếp B lại nói "thế chai", rồi họ cứ như con rối trong tay các sếp, như một người được thuê về để sai vặt, còn các sếp là những người sai vặt theo cách "nhất dương chỉ". Chưa kể, sự bức xúc của nhân viên sẽ lên tột cùng khi mà sự chồng chéo lằng nhằng đó lại đến từ mối quan hệ gia đình / anh chị em nhà các sếp. Trong tâm lý làm việc như thế, tôi tin rằng bạn đã trả lời được câu hỏi năng suất sẽ tồi tệ đến thế nào.

Khi xây đựng sơ đồ tổ chức vận hành công ty, cần đảm bảo tính đồng bộ

Để sở đồ tổ chức công ty phát huy tác dụng, giám đốc / hội đồng thành viên / hội đồng quản trị cần nhớ chỉ đạo cho nhân viên của mình thiết kế một cách đồng bộ theo mô hình minh họa dưới đây:

Tổ chức mà không trao quyền thì đừng tổ chức

Tôi xin nhấn mạnh lại một ý là "tổ chức công ty không phải làm trang sức", không phải làm cho có, cũng chẳng phải để "oai", xây dựng tổ chức để vận hành kinh doanh. Với yêu cầu như thế, sau khi đã có sơ đồ tổ chức; chức năng nhiệm vụ thì doanh nghiệp phải tiến hành trao quyền cho nhân sự cấp trung và để đạt được "Best Practice" thì kèm theo chương trình chỉ dẫn chi tiết cho nhân viên. Trao quyền phải đi vào thực chất chứ không phải chỉ nói miệng theo kiểu "anh giao cho em" nhé hay đại loại như vậy. Trao quyền triệt để nhằm phát huy năng lực và tạo không gian hành động cho nhân sự, đặc biệt là nhân sự cấp trung. Muốn trao quyềng triệt để thì phải chỉ rõ mục tiêu (kết quả kỳ vọng) để giao; định mức chi phí khoán chi giao tương đồng với kết quả mục tiêu đặt ra; phạm vi giao quyền quyết định và chịu trách nhiệm với từng quyết định; Cơ chế kiểm soát trong quá trình thực thi trao quyền. Cộng gộp lại thì đó chính là hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty.

Trao quyền bằng văn bản giao khoán, đừng nói suông

Trên đây là hình mô tả văn bản giao khóa, một trong các tài liệu thể chế hóa quá trình trao quyền trong doanh nghiệp cho nhân sự cấp trung. Văn bản giao khoán này chỉ nên làm trong 1 trang nhưng phải liên kết đồng bộ với số liệu định mức, hạn mức, chia nhỏ mục tiêu hàng năm của công ty về các kết quả chủ chốt mà các phòng bạn bộ phận phải thực hiện (hay còn gọi là phân rã OKR).

Cấu trúc hoàn chỉnh bộ tiêu chuẩn tổ chức và cơ chế vận hành

Khi đọc tới đây, tôi tin bạn đủ thông tin và sử dụng óc tổng hợp của mình để hình dung ra một tiến trình thiêt kế mới hoặc thiết kế lại hệ thống tổ chức vận hành công ty. Nhưng thay cho lời kết, tôi xin tóm lược lại thành check-list sau:
1. Định hình lại chiến lược hoặc tóm lược định hướng công ty
2. Hoạch định và thông qua các mục tiêu cân bằng (BSC) từ 1 đến 3 năm
3. Vẽ sơ đồ tổ chức; phân tích công việc để xác định định biên nhân sự từng phòng ban bộ phận
4. Viết tài liệu mô tả chức năng nhiệm vụ từng phòng ban bộ phận
5. Xây dựng định mức, hạn mức
6. Xây dựng văn bản giao khoán
7. Quyết định bổ nhiệm lại / bổ nhiệm với nhân sự phụ trách phòng ban bộ phận
8. Viết và ban hành cơ chế vận hành
9. Công bố, truyền thông, đào tạo, hướng dẫn
10. Hiệu chỉnh và hoàn thiện sau khi triển khai thử 3 tháng.

Xem thêm VIDEO