Minh bạch hồ sơ góp vốn: Ngăn ngừa nguy cơ mất đoàn kết nội bộ doanh nghiệp!

27/4/2022

Khi nói về Quản trị tài chính, không chỉ các CEO/Chủ Doanh nghiệp mà ngay cả những người làm tài chính chuyên nghiệp thường chỉ tập trung quản trị tài chính vào giai đoạn DN đã vận hành. Nhưng thực tế, quản trị tài chính đã phải bắt đầu từ lúc các CEO/Chủ doanh nghiệp góp những đồng vốn đầu tiên để thành lập công ty. Bởi nếu không làm tốt khâu này, những hệ quả từ quá trình góp vốn là vô cùng lớn về sau, chưa cần nói đến DN có vận hành lãi hay lỗ.

Ở bài viết trước, Giamdoc.net đã đề cập về Trình tự setup hệ thống tài chính và 03 cái mất mà các SMEs thường hay gặp trong Quản trị tài chính:

Mất đoàn kết: tức sự nghi kỵ lẫn nhau giữa những người góp vốn.
Mất tập trung: thường gặp khi DN bắt đầu có lợi nhuận và thực hiện đầu tư, mở rộng kinh doanh dàn trải thậm chí nhiều ngành nghề không liên quan, không tập trung vào hoạt động kinh doanh lõi.
Mất thanh khoản: thường do không lên kế hoạch thu chi từ đầu, chính sách công nợ tùy tiện…

Trong 3 cái mất này, nguy hiểm hơn cả là mất đoàn kết vì mất mát này ở cấp độ cao nhất: cấp những thành viên góp vốn trong khi 2 cái mất sau ở cấp độ điều hành và vận hành DN. Bài viết này bắt đầu với bước đầu tiên của Trình tự setup hệ thống tài chính: Chuẩn hóa hồ sơ góp vốn.

Trong quá trình tư vấn, chúng tôi đã chứng kiến nhiều người từng là bạn bè thân thiết, nhiều người thân trong gia đình…từng góp vốn làm ăn chung thì sau một thời gian quay ra kiện tụng, trả đũa nhau vì không minh bạch trong vấn đề tài chính. Chúng tôi cũng đã chứng kiến hệ lụy của việc góp vốn ảo hay các chiêu trò hất cẳng nhau ra khỏi công ty thông qua các hồ sơ vốn.

Đừng để vốn đầu tư vào công ty không cánh mà bay mất

Hãy hình dung tình huống này, bạn và tôi làm ăn chung và thành lập công ty, chúng ta cùng bỏ vốn và công sức, bạn hoàn toàn tin tôi và chuyển tiền cho tôi không cần giấy tờ gì. Giấy phép kinh doanh (GPKD) thể hiện tôi và bạn là thành viên góp vốn. Nhưng sau đó tôi chuyển số tiền góp chung từ tài khoản của tôi vào tài khoản công ty dưới tên tôi ghi “ góp vốn”. Cả sao kê ngân hàng và hệ thống kế toán của Công ty đều ghi nhận như vậy (dưới tên tôi là người góp vốn). Công ty hoạt động một thời gian và có lãi, bạn đòi chia một phần lợi nhuận. Lúc này tôi trở mặt và nói bạn chẳng liên quan gì đến công ty do không bỏ một xu nào vào công ty cả. Bạn giận dữ và đưa GPKD chứng minh có tên bạn trên giấy phép và tỷ lệ vốn góp của bạn. Nhưng bạn ơi, GPKD lúc này sẽ trở nên vô nghĩa so với các chứng từ chuyển tiền vào công ty và bạn hoàn toàn bị mất công ty rồi. Bạn đã hình dung tính nghiêm trọng của vấn đề rồi chứ? Do đó, hồ sơ vốn ban đầu đừng bao giờ coi thường.

Ở trên chỉ là một trong nhiều tình huống các bên trở mặt nhau do hồ sơ vốn ban đầu bị bỏ qua. Vậy nếu đã xác định đi đường dài với nhau thì ngay từ đầu cứ “yêu nhau rào dậu cho kín”, có tin, quý mến nhau đến mấy thì về kinh tế vật chất cũng phải rõ ràng, sòng phẳng.

Do đó, Phần nội dung đầu tiên của quá trình setup hệ thống tài chính chúng tôi đưa ra Vấn đề minh bạch hồ sơ góp vốn. Để chuẩn hóa hồ sơ góp vốn, chúng ta thực hiện theo các bước sau:

Bước 1, xác định số vốn góp:

Công ty nên tránh hiện trạng là nhiều năm sau khi thành lập doanh nghiệp, cả chủ doanh nghiệp lẫn ban lãnh đạo và kế toán công ty không ai biết giá trị vốn góp công ty bằng bao nhiêu. Trên các báo cáo tài chính kế toán lập không mang nhiều ý nghĩa và không đáng tin cậy, thậm chí lập ra nhiều loại báo cáo nhưng đều không đúng. Do đó:

Nếu chưa góp thì cần xác định công ty cần bao nhiêu vốn hoạt động trong thời gian đầu (lập phương án kinh doanh để tính ra nhu cầu vốn) và góp theo số vốn DN cần thay vì số vốn chúng ta có. Các lần góp cần có chứng từ thể hiện và ghi nhận trong sổ sách kế toán (sẽ nói kỹ hơn ở phần tiếp theo);
Nếu đã góp nhưng chưa xác định thì cần đánh giá Tài sản hiện tại của DN, giá trị thực của tất cả tài sản bao gồm cả phần tiền thực đã góp vào và trừ đi Vay nợ nếu có. Đừng chỉ dựa vào con số kế toán báo cáo cho bạn về giá trị vốn chủ sở hữu công ty vì nhiều SMEs góp chưa đủ nhưng kế toán ghi nhận ảo để đủ vốn đăng ký hoặc kế toán chỉ ghi nhận tài sản theo giá mua ban đầu chứ ít khi đánh giá giá trị thực của tài sản (nhất là với các Bất động sản DN sở hữu).

Bước 2, kiện toàn hồ sơ góp vốn:

Những chủ doanh nghiệp những người bỏ tiền thành lập công ty nhiều người không biết đã bỏ vào công ty bao nhiêu tiền. Đặc biệt là khi cần góp thêm vốn trong các công ty nhiều thành viên, thì có người góp có người không, và mâu thuẫn xảy ra khi đến lúc chia tiền. Ngoài ra dù pháp nhân Công ty và Cá nhân người chủ doanh nghiệp độc lập nhau, nhưng nhiều người vẫn chưa minh bạch rõ ràng giữa tài chính công ty và tài chính cá nhân / gia đình (ví dụ dùng tiền công ty chi cho nhu cầu cá nhân hoặc ngược lại) dẫn đến không biết vốn mình đã bỏ vào Công ty bao nhiêu. Đó là hệ quả từ việc ngay từ đầu do việc ghi nhận không đầy đủ và thiếu hồ sơ góp vốn.

Do đó, nếu chưa làm thì ngay bây giờ, sau khi đọc bài viết này, các CEO/Chủ Doanh nghiệp hãy kiểm tra và yêu cầu Kế toán kiện toàn hồ sơ góp vốn - gồm:

Nếu góp bằng tiền:

Chứng từ nộp tiền
Biên bản góp vốn
Chứng nhận góp vốn hoặc sổ cổ đông (đối với DN cổ phần)

Nếu góp bằng tài sản thì cần thêm:

Biên bản thẩm định giá trị Tài sản góp,
Biên bản chuyển giao Tài sản cá nhân sang tài sản công ty.

Các CEO/Chủ doanh nghiệp SMEs thường có suy nghĩ sai lầm rằng quyền lợi của mình được thể hiện và đảm bảo trên GPKD nhưng thực tế nếu nhìn vào các hồ sơ trên thì GPKD chẳng có ý nghĩa gì trong việc đảm bảo quyền lợi của bạn. Quyền lợi của bạn chỉ có từ số vốn thực góp vào Công ty chứ không phải trên GPKD.

Bước 3, xử lý trường hợp vốn thiếu thừa

Thực trạng chung của các SMEs Việt Nam là thường đăng ký vốn điều lệ cao nhưng chỉ có khả năng góp thực được một phần nhỏ so với vốn đăng ký. Trong trường hợp này chúng ta có 2 phương án xử lý:

Giữ nguyên Vốn điều lệ nhưng sửa điều lệ để góp vốn theo tiến độ hoặc;
Đăng ký giảm vốn điều lệ. Nếu không sau này, cơ quan thuế đến kiểm tra sẽ rất phiền toái. Hoặc khi DN có nhu cầu vay vốn từ Ngân hàng/huy động vốn phải giải trình và xử lý lại hồ sơ gây mất thời gian, thậm chí bỏ lỡ cơ hội huy động vốn.

Bước 4, xử lý trường hợp rút vốn

Khi góp vốn làm ăn, nhiều người nghĩ cứ khi nào cần tiền hoặc thấy công ty làm ăn không hiệu quả thì có thể rút vốn từ Công ty. Điều này hoàn toàn sai lầm. Chúng ta cần tâm niệm việc kinh doanh cũng như đầu tư dài hạn, không phải muốn đòi lại tiền là dễ. Thời gian rút vốn tùy theo loại hình công ty nhưng thông thường Luật quy định tối thiểu cũng 2 năm (đối với công ty TNHH). Vậy nếu có nhu cầu rút vốn sớm, chúng ta cần tìm người để chuyển nhượng phần vốn góp/cổ phần chứ không thể rút trực tiếp từ Công ty.

Lời kết:
Khi nói về Quản trị tài chính, không chỉ các CEO/Chủ Doanh nghiệp mà ngay cả những người làm tài chính chuyên nghiệp thường chỉ tập trung quản trị tài chính vào giai đoạn DN đã vận hành. Nhưng thực tế, quản trị tài chính đã phải bắt đầu từ lúc các CEO/Chủ doanh nghiệp góp những đồng vốn đầu tiên để thành lập công ty. Bới nếu không làm tốt khâu này, những hệ quả từ quá trình góp vốn là vô cùng lớn về sau, chưa cần nói đến DN có vận hành lãi hay lỗ. Trong vấn đề vốn góp, dù thân nhau đến mấy cũng không được để tình cảm chi phối, cần minh bạch ngay từ đầu thì mới có thể đi đường dài với nhau, quan hệ mới bền chặt.

Tác giả: Hải Văn, CFA - Giám đốc chuyên môn Công ty TNHH Finbud

Quản lý tài chính doanh nghiệp bài bản

18 bài học quản trị tài chính online của chuyên gia Vũ Long, bao gồm kiến thức, nghiệm vụ, kỹ năng về tài chính dòng tiền, giúp doanh nghiệp xây dựng & vận hành hệ thống kế hoạch tài chính - kinh doanh - dòng tiền tối ưu; Quản trị chi phí hiệu quả, tăng lợi nhuận; tổ chức công tác kế toán & kiểm soát hồ sơ báo cáo thuế theo cách bài bản. Phân cấp quản lý tài chính, ngừa rủi ro mất cán cân thanh toán, công nợ.