Quy chế tiền lương và thanh toán công tác phí trong DN

Quy chế lương và thanh toán công tác phí ứng dụng trong kế toán thuế, giải trình chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN phải nộp

30/8/2016

Quy chế lương, kế toán tiền lương, thuế TNCN

Chi phí lương và các khoản trích / tính theo lương ứng với người lao động trong doanh nghiệp là khoản mục chi phí lớn, phát sinh ở nhiều dạng thức khác nhau và bị ràng buộc với nhiều pháp luật chuyên ngành cùng một lúc như: Luật lao động, Bảo hiểm bắt buộc, Thuế TNCN, Thuế TNDN và các quy định chi tiết khác. Để ghi nhận chi phí nhân công và các khoản như công tác phí, lưu trú, xăng xe, điện thoại, doanh nghiệp cần có các quy chế phù hợp để làm căn cứ tính toán, ghi nhận nghiệp vụ và giải trình chi phí hợp lý.

XEM CHI TIẾT

10 điều ghi nhớ khi thực hiện tính chi phí nhân công

Mọi chi phí muốn được ghi nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN trong doanh nghiệp cần phải chứng mình được qua hồ sơ, chứng từ, hợp lý, hợp lệ và không quá định mức.
Đối với khoản chi phí liên quan đến nhân công (lương, thưởng và các khoản khác) chỉ được ghi nhận khi giá trị chi phí được ghi nhận được giải trình chắc chắn qua: bảng lương, hợp đồng lao động, tính thuế TNCN (nếu có), quy chế lương, quy chế công tác phí và lưu trú khi đi công tác...
Quy chế lương, quy chế thanh toán công tác phí chỉ cần được giám đốc doanh nghiệp hoặc chủ tịch hội đồng thành viên / hội đồng quản trị phê duyệt mà không cần trình báo với bất kỳ cơ quan nào
Doanh nghiệp không nhất thiết và không có nghĩa vụ phải áp dụng hệ thống tính lương, thang bảng lương như hệ thống thang bảng lương sử dụng ngân sách nhà nước.
Có thể tồn tại sự khác nhau giữa hệ thống thang bảng lương thực tế tại doanh nghiệp với các mẫu khai trình lao động với Sở lao động thương binh xã hội hàng năm
Doanh nghiệp không thực hiện bảo hiểm cho người lao động thì vi phạm luật bảo hiểm và bị phạt theo bảo hiểm chứ chi phí nhân công nếu có đủ hợp đồng lao động, bảng lương, quy chế lương thì vẫn được ghi nhận làm chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN hàng năm.
Giá trị thu nhập sử dụng để tính các khoản bảo hiểm (nếu doanh nghiệp có thực hiện bảo hiểm) là lương tối thiểu + phụ trội + các khoản phụ cấp và thu nhập khác có tính chất cố định tương đối, ví dụ: phụ cấp chức vụ. Chứ các khoản thu nhập mềm không chắc chắn, không thể cố định như thưởng theo vụ việc, thưởng khi công trình có lãi, thưởng khi doanh số bán hàng đạt ngưỡng nào đó với điều kiện được hưởng tương ứng thì không thể đưa vào làm căn cứ tính nộp bảo hiểm cho người lao động.
Doanh nghiệp không bị khống chế giá trị lương, thưởng, mức chi trả phụ trội làm thêm giờ cho người lao động.
Hàng năm doanh nghiệp có thể thay đổi các định mức chi trả, thưởng và quy chế mà không cần xin phép, chỉ cần làm quyết định / quy chế nội bộ.
Các khoản khoán chi phí như: xăng xe, điện thoại, văn phòng phẩm nếu chi trả cho người lao động có tính chất tiền lương thì tính là thu nhập chịu thuế TNCN, nhưng nếu tách ra chi trả theo định mức hoặc hóa đơn chứng từ dưới dạng công ty thanh toán khi phát sinh thì không bị tính thuế TNCN.

Quy chế lao động tiền lương là phần không tách rời với tổ chức công tác kế toán thuế

Kế toán tiền lương, quy chế lương, thuế TNCN

Quy chế lao động tiền lương trong doanh nghiệp

Quy chế lao động tiền lương, quy tắc chi trả thu nhập cho người lao động trong doanh nghiệp là tài liệu nội bộ, do doanh nghiệp tự hoặc thuê soạn thảo theo đặc thù kinh doanh cũng như hợp thức hóa các chi phí thuế liên quan tới nhân sự tiền lương hàng năm. Kết cấu của bản quy chế như thế nào, dài hay ngắn là do doanh nghiệp tự quyết định, miễn sao phù hợp với đặc thù và giải thích được cặn kẽ các khoản chi trả.
Ở một số doanh nghiệp, không thực hiện quy chế lương mà sử dụng THỎA ƯỚC LAO ĐỘNG TẬP THỂ thì nội hàm cũng được hiểu tương tự như vậy. Nghĩa là có thể sử dụng quy chế lương hoặc thỏa ước lao động tập thể.
Một quy chế lao động tiền lương / hoặc thỏa ước lao động tập thể tốt khi mà nó vừa có giá trị trong quản trị điều hành người lao động, vừa là cơ sở giải trình cho các khoản chi phí nhân công theo quy định của luật thuế TNCN và thuế TNDN hiện hành.

Kết cấu của một bản quy chế lương (khuyễn nghị)

Phần 1: Các quy định chung
Phần này doanh nghiệp đưa ra các quy định chung về cơ chế làm việc, chấm công, tiêu chuẩn lao động và định nghĩa các chỉ tiêu như: lương cơ bản là gì? khi nào được xác định là vi phạm quy chế? các khoản thưởng là những khoản nào? Điều kiện nhân sự như thế nào để được chính thức tuyển dụng và ký hợp đồng?...

Phần 2: Hệ thống tính và chi trả thu nhập
Lập thành một bảng, liệt kê tất cả các chỉ tiêu liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm kinh tế của người lao động trong doanh nghiệp, nêu rõ cách tính, chỉ rõ điều kiện được thụ hưởng. Ví dụ: định nghĩa rõ: thu nhập tính bảo hiểm là gì? tính thế nào? Thu nhập ngoài giờ là như thế nào? tính ra sao? mức phụ trội chi trả khi làm ngoài giờ là bao nhiêu % so với thu nhập làm thông thường? Thưởng theo trách nhiệm là gì? Tính thế nào? Ai được hưởng? Khi nào được hưởng v.v..

Phần 3: Cơ chế kiểm soát lao động tiền lương
Phần này doanh nghiệp nên đưa ra các quy định và chế tài xử phạt cho các nội dung như: chấm công thế nào? kiểm soát kết quả công việc qua báo cáo hay phương thức nào? Khi không hoàn thành công việc có bị giảm trừ thu nhập hay không? Khi làm tốt công việc có được thưởng thêm hay không?...

Phần 4: Chính sách phúc lợi và chăm lo đời sống công nhân viên
Phần này liệt kê các khoản chi trả có tính chất phúc lợi, hỗ trợ người lao động, thời điểm chi trả, phương thức chi trả, điều kiện chi trả. Ví dụ: chi ngày 8/3; chi tết dương lịch; chi tết âm lịch. Có thể nêu rõ chi bằng tiền hay bằng hiện vật hoặc chỉ để chung chung là có thể chi bằng tiền và chi bằng hiện vật.

Phần 5: Các quy định nội bộ khác
Tất cả các nội dung khác chưa nằm trong 4 phần trên mà doanh nghiệp muốn kiểm soát, quản lý, quy định thêm thì liệt kê vào phần này. Cách tốt nhất là liệt kê dạng bảng kê.

Quy chế chi trả công tác phí, lưu trú, các chi phí khoán

Từ năm tài chính 2015, các khoản chi công tác phí, lưu trú của người lao động trong doanh nghiệp không còn bị khống chế khi xác định thuế TNDN phải nộp. Tức là doanh nghiệp thực chi bao nhiêu được tính vào chi phí hợp lý bấy nhiêu, miễn là có quy chế quy định chi tiết cho từng loại chi phí phát sinh đó, kể cả các khoản khoán xăng xe, công tác phí.
Như vậy, để hóa giải điểm này và ghi nhận tối đa chi phí tính thuế TNDN, doanh nghiệp soạn thảo quy chế theo phương thức:

Các khoản chi phí xăng xe, điện thoại, khoán văn phòng phẩm không phải thu nhập của người lao động
Các khoản chi phí khoán, lưu trú, công tác phí nếu có hóa đơn tài chính thì công ty chi trả đúng theo hóa đơn tài chính cho người lao động
Các khoản chi phí khoán, lưu trú, công tác phí nếu không có hóa đơn tài chính thì chi trả theo định mức của công ty.
Định mức cần quy định chi tiết cụ thể cho các cấp bậc nhân viên trong công ty, các trường hợp phát sinh công tác trong tỉnh, ngoài tỉnh, nước ngoài
Quy định rõ bộ chứng từ tạm ứng, thanh toán tạm ứng và công tác phí khi phát sinh các chi phí này.

Ví dụ: Quy định rằng khi người lao động được điều động công tác ngoại tỉnh thì:
Chi phí đi lại, lưu trú được thanh toán thực tế theo hóa đơn tài chính
Nếu không có hóa đơn thì chi trả theo định mức công ty như sau:

Cấp trưởng phòng: Đi lại ngoại tỉnh dưới 300 Km - 400.000 VND / lần; Lưu trú và CTP: 300.000 VND/ngày
Cấp nhân viên: Đi lại ngoại tỉnh dưới 300 Km - 400.000 VND / lần; Lưu trú và CTP: 200.000 VND/ngày

Như vậy, khi phát sinh việc người lao động đi công tác, chỉ cần làm tạm ứng và hoàn ứng và thực hiện thanh toán đúng theo mức trên + giấy điều động công tác của giám đốc là được tính vào chi phí được trừ khi xác định chi phí thuế TNDN không phân biệt có chứng từ / hóa đơn hay không. Kể cả trường hợp người lao động sử dụng thẻ ATM, Visa của cá nhân mình chi trả các khoản vé, lưu trú thì cũng làm thủ tục thanh toán trả lại và được tính vào chi phí.

Ngoài quy chế lương, công tác phí, doanh nghiệp cần có quy chế gì nữa?

QUY CHẾ NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG; QUY CHẾ THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ, LƯU TRÚ, CHI PHÍ KHOÁN
Tạo ra mẫu quy chế lao động tiền lương, quy chế công tác phí và quy định thanh toán theo đặc thù doanh nghiệp, từ đó hợp thức hóa và tạo cơ sở giải trình vững chắc cho: tiền lương; tiền thưởng; làm thêm giờ; công tác phí; lưu trú; khoán xăng xe; điện thoại … đối với cán bộ nhân viên. Tạo ra cơ sở vận dụng hợp pháp để chi phí nhân công cao nhất, các khoản bảo hiểm thấp nhất, thuế TNCN thấp nhất.

Biểu mẫu nội bộ về xử lý các khoản phúc lợi, quà tặng trở thành chi phí hợp lý hợp lệ
Biểu mẫu ứng dụng, hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN đối với: các khoản phúc lợi, nghỉ mát, quà tặng và các khoản có tính chất phúc lợi – hỗ trợ người lao động

QUY CHẾ THƯƠNG MẠI & CHIẾT KHẤU THANH TOÁN
Tạo ra biểu mẫu, quy chế, quy chuẩn, nghiệp vụ hạch toán, xử lý hóa đơn đối và ghi nhận làm chi phí hợp lý đối với các khoản: chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, hoa hồng môi giới hợp đồng, giảm giá hàng bán

Soạn thảo, xử lý nghiệp vụ với các khoản chi phí khác
Tạo ra quy trình, quy chuẩn, biểu mẫu, xử lý hóa đơn, hạch toán vào chi phí hợp lệ đối với các khoản chi phí khác: hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng, mất mát, cháy nổ, rủi ro thi công xây lắp / dịch vụ

Vận dụng chính sách mới về thuế TNDN từ năm 2016 để hợp thức hóa, hoàn thiện hồ sơ kế toán thuế
Lập bộ hồ sơ, phiếu kế toán thuế, hạch toán chi tiết vào chi phí được trừ đối với: chi phí thuê mua không có hóa đơn; chi phí tài chính; điều chỉnh tăng giảm doanh thu và chi phí; trích lập các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho; trích lập dự phòng phải thu khó đòi; điều chỉnh báo cáo thuế và quyết toán trong một số trường hợp.

Download văn bản và mẫu liên quan tại đây

(Học viên / khách hàng được gửi mật khấu Download qua email)