Thông qua hướng dẫn của Chuyên gia Vũ Long, không những giúp doanh nghiệp công thức hóa để soạn thảo chức năng nhiệm vụ mà còn là sở cứu (cơ sở và căn cứ) quan trọng để chủ doanh nghiệp trao đổi lại với nhân sự cấp trung hoặc khi tuyển dụng mới, chủ doanh nghiệp sẽ có được tài liệu giống như kim chỉ nam để thảo luận về vị trí công việc, lương thưởng dễ dàng hơn. Hướng dẫn thực hiện biểu mẫu Tochuc_CNNV_V5 đính kèm theo khóa học Tổ chức vận hành, lãnh đạo, văn hóa trên Giamdoc.net Biểu mẫu giúp doanh nghiệp soạn thảo chức năng nhiệm vụ một cách dễ dàng hơn Chi tiết thực hiện biểu mẫu Tochuc_CNNV_V5 đính kèm theo khóa học Tổ chức vận hành, lãnh đạo, văn hóa trên Giamdoc.net như sau: Theo chiều dọc từ trên xuống: Cấu trúc chức năng nhiệm vụ: Viết tên công ty Phòng ban: Ghi tên phòng ban / bộ phận đang tiến hành xây dựng chức năng nhiệm vụ. Cách thức xây dựng: Thống nhất theo nguyên tắc - tổ chức họp và thống nhất với nhân sự cấp trung về cấu trúc chức năng nhiệm vụ cấp phòng ban. Chức năng nhiệm vụ là gì? Tức là phòng ban bộ phận tham gia vào thực thi chuỗi giá trị của công ty: làm hàng, sản xuất, truyền thông quảng cáo, bán hàng, chăm sóc khách hàng, lắp đặt,... Ngoài việc thực thi chuỗi giá trị còn có các hoạt động quản lý: tài chính kế toán, hành chính nhân sự, pháp chế, R&D,... Dưới quan điểm phân cấp quản lý, phân cấp tài chính, phân cấp nhân sự, phòng ban bộ phận nào cũng cần có các vai trò trách nhiệm liên quan đến quản lý tài chính, quản lý nhân sự,... Chức năng nhiệm vụ của bất kỳ phòng ban nào cũng bao gồm 2 phần:
Hướng dẫn minh họa thực hiện soạn thảo chức năng nhiệm vụ cho phòng bán hàng. 5 chức năng nhiệm vụ quản lý điều hànhPhần màu vàng trong biểu mẫu trên thể hiện chức năng của phòng ban/bộ phận. Phần in đậm thể hiện các nhiệm vụ chính phòng ban/bộ phận phải thực hiện. Trong mỗi nhiệm vụ có nhiều việc cụ thể phải làm, thực hiện chia tiếp xuống các dòng trong biểu mẫu. Giúp đồng bộ và liên kết dữ liệu này với bản mô tả công việc và phiếu KPI. Trong trường hợp phòng ban lớn, có nhiều bộ phận nhỏ, ví dụ gọi là phòng kinh doanh, bao gồm các bộ phận: bán hàng online, bán hàng GT, bán hàng B2B, truyền thông quảng cáo,...mỗi nhiệm vụ thuộc bộ phận nhỏ nào phụ trách, ghi rõ vào cột Bộ phận, tổ / nhóm trực thuộc phòng của biểu mẫu. 1. Tiêu chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ bán hàng: Chức năng 1: Tiêu chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ bán hàng Bao gồm các việc sau:
2. Lập kế hoạch: Chức năng 2: Lập kế hoạch Bao gồm các việc sau:
3. Thực thi công việc hoặc nghiệp vụ (lõi): Chức năng 3: Thực thi công việc hoặc nghiệp vụ (lõi) Sau khi thực hiện chức năng lập kế hoạch, cần thực thi các công việc. Ví dụ bộ phận kế toán là thực thi tiếp nhận và xử lý chứng từ, hạch toán, kê khai báo cáo thuế, lập báo cáo tài chính, giải trình số liệu, kiểm soát định mức,... với bộ phận bán hàng thực thi tìm kiếm khách hàng, bán hàng, chăm sóc khách hàng, thu hồi công nợ,... liệt kê hết vào biểu mẫu các nhiệm vụ thực thi. Mỗi nhiệm vụ thực thi chia nhỏ thành các việc cụ thể để có thể phân công phân nhiệm cho các vị trí ở trong phòng ban bộ phận. 4. Đo lường, báo cáo: Chức năng 4: Đo lường và báo cáo Chỉ rõ phòng ban bộ phận phải lập báo cáo gì, biểu mẫu nào, thông tin gì và gửi cho ai. Lập báo cáo hàng năm, quý, tháng hay dự án/vụ việc. Những đo lường về chi phí, hiệu quả tính tối ưu của phòng ban,...phải thực hiện. 5. Nghiên cứu và tham mưu: Chức năng 5: Nghiên cứu và tham mưu Bất luận phòng ban/bộ phận nào cũng có chức năng này để báo cáo với ban giám đốc hoặc cấp trên. Ví dụ phòng kế toán là nghiên cứu, tham mưu về cơ chế chính sách tài chính tín dụng để báo cáo và tham mưu với ban giám đốc cần thay đổi như thế nào, điều chỉnh thế nào để áp dụng được các chính sách vĩ mô. Tham mưu đề xuất quy trình thanh toán cần cải tiến những gì,...hay bộ phận mua hàng nghiên cứu tìm hiểu thông tin về chính sách vĩ mô, chính sách nhập khẩu mới, quy định mới của cơ quan thuế có ảnh hưởng đến sản phẩm hay thuế đầu vào hay không,... Từ các chức năng trên, mỗi doanh nghiệp có thể công thức hóa được chức năng nhiệm vụ cho mỗi phòng ban bộ phận trong công ty của mình. Chức năng nhiệm vụ của trưởng phòng ban bộ phận: Chức năng nhiệm vụ của trưởng phòng ban bộ phận trong công ty Chức năng nhiệm vụ của trưởng phòng ban bộ phận đã được Chuyên gia Vũ Long minh họa chi tiết trong biểu mẫu Tochuc_CNNV_V5 đính kèm theo khóa học Tổ chức vận hành, lãnh đạo, văn hóa trên Giamdoc.net. Theo chiều ngang của biểu mẫu: nếu có bộ phận trực thuộc phòng ban, cần ghi rõ ở cột Bộ phận, tổ / nhóm trực thuộc phòng của biểu mẫu. Từng chức năng nhiệm vụ do ai thực hiện, ghi rõ vào cột PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ. Mô tả chi tiết thực hiện từng chức năng nhiệm vụ, nghiệp vụ, quy trình, biểu mẫu,... ghi rõ vào cột CHI TIẾT NGHIỆP VỤ. Lưu ý: ở phần mô tả công việc hướng dẫn chi tiết phải do nhân viên tham gia viết. Phần nghiệp vụ hạch toán chỉ dành cho bộ phận kế toán. Phần quy trình, biểu mẫu: ghi rõ mã quy trình, mã biểu mẫu áp dụng. Bộ hồ sơ chứng từ gồm những gì cần ghi rõ. Tham chiếu từ nguồn nào cần ghi rõ: ví dụ tham chiếu chính sách giá hay biểu mẫu FM01. Lời khuyên: Cần lưu ý khi thực hiện soạn thảo chức năng nhiệm vụ cần tránh “bẫy” nhân sự làm theo thói quen. Cần bóc tách luồng công việc của các phòng ban bộ phận khác nhau, phải dứt điểm và trọn vẹn ở phòng ban bộ phận đấy, không được “dắt dây”. Để thuận lợi ghép các nội dung vào biểu mẫu chức năng nhiệm vụ, Giamdoc.net có chuẩn bị sheet: Thamkhao để giúp các doanh nghiệp dễ dàng thực hiện.  Tài liệu tham khảo đính kèm theo biểu mẫu chức năng nhiệm vụ giúp doanh nghiệp soạn thảo dễ dàng hơn Tùy theo đặc thù của mình, doanh nghiệp có thể lựa chọn bỏ bớt, hoặc bổ sung thêm, hoặc sửa đổi lại câu chữ cho phù hợp với việc thiết kế biểu mẫu của công ty của mình. Dựa vào biểu mẫu được xây dựng sẵn cấu trúc kèm theo phần tham khảo, các doanh nghiệp dễ dàng thực hiện được việc xây dựng chức năng nhiệm vụ cho các phòng bàn của công ty mình. Giải đáp các câu hỏi từ học viên:Câu 1: Cần thêm phần tham khảo của phòng ban/bộ phận R&D ở công ty thương mại. Trả lời từ Chuyên gia Vũ Long: R&D ở công ty thương mại không nên thiết lập riêng chức năng nhiệm vụ. Nên tham khảo chức năng số 5. Nghiên cứu phát triển, tham mưu. Với trường hợp hoạt động R&D, xu hướng sản phẩm mới hoặc sản phẩm lỗi thời trong công ty thương mại, không nên thiết lập phòng R&D trong sơ đồ tổ chức, mà chỉ cần thành lập ban R&D có sự tham gia của nhân sự R&D chuyên trách, marketing, bán hàng, giám đốc thực hiện R&D định kỳ, đề xuất các sản phẩm dịch vụ có thể kinh doanh hoặc bị thay thế. Không nên thiết lập một phòng ban riêng tránh sự phức tạp trong việc quản lý. Những công ty lớn, có riêng phòng R&D, thực hiện việc nghiên cứu phát triển sản phẩm mới như một dự án, nên thiết lập riêng chức năng nhiệm vụ cho phòng R&D. Câu 2: Hoạch định kế hoạch nguồn nhân lực ở phần kế hoạch luôn được không? Trả lời từ Chuyên gia Vũ Long: Trong trường hợp phòng ban bộ phận có nhiều nhân sự, kế hoạch hành động phòng hoặc kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự có thể lập chung được. Vai trò hoạch định nhân sự đã được ghi rõ trong phần vai trò trách nhiệm. Câu 3: Biểu mẫu được thiết kế dễ nhìn, dễ áp dụng cho doanh nghiệp. Có thay thế cho bản mô tả công việc được không. Trả lời từ Chuyên gia Vũ Long: Có thay thế được cho bản mô tả công việc. Hoặc doanh nghiệp có thể làm riêng mô tả công việc gắn với thông tin từ biểu mẫu này, lấy ở cột Người thực hiện (R1). Nếu doanh nghiệp hoàn thiện tốt biểu mẫu này có thể xuất riêng cho từng phòng ban, bộ phận mà không cần làm mô tả công việc. Riêng trường hợp các doanh nghiệp có thêm chức năng thực thi giao lắp, bảo hành bảo trì, Giamdoc.net sẽ tiêu chuẩn hóa biểu mẫu này hơn để các doanh nghiệp có thể ứng dụng. Câu 4: Công ty thương mại, có 10 nhân sự, hiện tại kiêm nhiệm nhiều, có nên chia ra chức năng cụ thể bỏ vào bộ phận không? Cần lưu ý gì khi vẫn để kiêm nhiệm? Trả lời từ Chuyên gia Vũ Long: Kiêm nhiệm chỉ nên sử dụng trong thời kỳ quy mô kinh doanh chưa đủ lớn, doanh nghiệp có xu hướng kiêm nhiệm để tiết kiệm chi phí, nhưng vẫn phải xây dựng chức năng nhiệm vụ để khi bố trí công việc, chỉ rõ cho người lao động thấy được công việc chính và việc kiêm nhiệm, cùng với mức lương cho từng công việc cụ thể. Câu 5: Thêm chức năng nhiệm vụ của giám đốc. Trả lời từ Chuyên gia Vũ Long: chi tiết trong mục 2.2. Chức năng nhiệm vụ Giám đốc điều hành và từng phòng ban bộ phận của biểu mẫu Cochevanhanh_V05_Mau01 đã được đính kèm theo khóa học của Giamdoc.net. Vì đây là quản lý điều hành, không tham gia trực tiếp vào quá trình thực thi chuỗi giá trị mà chỉ mang tính chất điều hành, điều phối và dẫn dắt nên cần được soạn thảo riêng trong cơ chế vận hành. Câu 6: Công ty với quy mô nhỏ có hơn 20 nhân viên, đang hoạt động theo mô hình phân phối truyền thống GT, với thị trường toàn quốc có 3 chị nhánh Bắc - Trung - Nam thì việc sắp xếp phòng kinh doanh với 10 nhân sự như thế nào cho phù hợp. Trả lời từ Chuyên gia Vũ Long: Công ty có thể vẫn thiết lập phòng kinh doanh hoặc tổng phụ trách hoặc giám đốc trực tiếp phụ trách, nhưng nên chia rõ 3 team cho 3 miền. Chức năng nhiệm vụ giống nhau nhưng kế hoạch doanh thu, ngân sách, hành động cho 3 team ở 3 miền khác nhau. Bài viết xem thêm: Lãnh đạo - tổ chức - vận hành công ty đồng bộ và bài bản: Phân tích chuỗi giá trị làm cơ sở xây dựng tổ chức công ty SỐNG Kiện toàn hoàn thiện tổ chức công ty và truyền thông nội bộ Xây dựng công ty TỐT & BỀN VỮNG: Hướng dẫn trình tự và phương pháp thực hiện - Chuyên gia Vũ Long Mô hình quản trị kim cương - Giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tạo môi trường chuyên nghiệp và phát triển kinh doanh bền vững Ứng dụng phần mềm Biso24 ERP setup tổ chức - thiết lập cơ chế vận hành công ty đồng bộ và bài bản -------- Biên tập: Bùi Bích Ngọc - Giamdoc.net Media: Trần Đình Sơn - Bisovina Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền - Giamdoc.net Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa CEO Thực chiến V05 - Lãnh đạo, tổ chức, vận hành công ty trên Giamdoc.net Khai giảng 4 chuyên đề Quản trị vận hành Công ty HOT nhất 2024 | OFFLINE HCM Bốn chuyên đề góp phần thay đổi tư duy, quan điểm quản trị của hàng ngàn Chủ doanh nghiệp và Nhà quản lý tại Việt Nam, được chuyên gia Vũ Long thuyết giảng trực tiếp trong năm 2024 tại Sài Gòn. Chương trình offline giá trị nhất năm 2024!
|
Giamdoc.netChuyên trang Blog nội dung về quản lý kinh doanh, dự án, các kỹ năng quản lý điều hành và tư vấn khởi tạo doanh nghiệp thành công. Các nội dung này nhằm cung cấp thông tin, kiến thức cho thành viên trên trang cũng như bạn đọc có thêm một kênh thông tin hỗ trợ phát triển kinh doanh. |
RSS Feed
|
Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu phục vụ quản trị điều hành doanh nghiệp từ chiến lược, BSC, hoạch định tài chính kinh doanh, quản trị nhân sự, tài chính kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay của chuyên gia Vũ Long cập nhật thường xuyên
|
|
Setup công ty & vận hành kinh doanh bài bản✅ Mô hình kinh doanh & hoạch định chiến lược
✅ Tổ chức, vận hành, kiểm soát nội bộ ✅ Hệ thống kinh doanh đồng bộ, bền vững ✅ Hệ thống tài chính bài bản, hiệu quả & tối ưu ✅ Quản trị nhân sự chiến lược, tinh gọn ✅ Lãnh đạo - Quản trị - Quản lý điều hành ✅ Tài chính & Thuế dành cho CEO ✅ Diễn đàn pháp lý kinh doanh ✅ Chuyển đổi số cho SMEs ✅ Khởi nghiệp kinh doanh |
Giamdoc.net |
Liên hệ☎️ Khóa học: 0966 783 881 |
Đào tạo inhouse & tư vấn: 0888 783 881 📧 [email protected] ℹ️ Lầu 5, Annex Building, Park Royal Sài Gòn Số 309B-311 Đường Nguyễn Văn Trỗi, Phường 1, Quận Tân Bình, T.p Hồ Chí Minh ℹ️ Nhà phố Thảo Nguyên, KĐT Ecopark Văn Giang, Hưng Yên ____________________________ Đơn vị phân phối độc quyền: Công ty TNHH Startup.edu.vn © Giamdoc.net 2014 -2024 All rights reserved |