Kiện toàn hoàn thiện tổ chức công ty: Khuyến nghị, chỉ dẫn doanh nghiệp thiết lập cơ chế vận hành công ty đồng bộ và bài bản - Chuyên gia Vũ Long

Ở bài viết trước, Giamdoc.net đã chỉ dẫn chi tiết kỹ thuật phân tích chuỗi giá trị để xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty. Khi xây dựng sơ đồ tổ chức công ty phải xây dựng sơ đồ tổ chức công ty trong trạng thái vận hành hay còn gọi là xây dựng sơ đồ tổ chức công ty SỐNG, không phải xây dựng sơ đồ tổ chức công ty CHẾT.

Sau khi xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty cần thực hiện truyền thông tới từng phòng ban bộ phận.​

Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty SỐNG

Kiện toàn hoàn thiện tổ chức công ty và truyền thông nội bộ

1. Sắp xếp vị trí quản lý ở cấp phòng ban bộ phận

• Cho nhân sự tham dự vào quá trình xây dựng tổ chức, phân định các luồng công việc. 
  
• Động viên, thuyết phục, khích tướng, áp đặt.
  

2. Thể chế hóa

• Quyết định ban hành cơ cấu mới bằng văn bản cụ thể. Xem xét trong điều lệ công ty hoặc các thỏa thuận của các thành viên đang đề cập tới vấn đề gì để ban hành quyết định cho phù hợp.
• Quyết định điều chuyển, sắp xếp, bổ nhiệm nhân sự cấp trung theo cơ cấu mới.
  

​​
​Lời khuyên: Quyết định bổ nhiệm phận sự công việc, chức năng nhiệm vụ, ngạch bậc lương,...nên ban hành đầy đủ bằng văn bản có ký tá đầy đủ, đây là một trong ba thành tố định hình quyền lãnh đạo phòng ban bộ phận của nhân sự cấp trung. Đừng bổ nhiệm bằng miệng. Nên bổ nhiệm vị trí nhân sự cấp trung theo nhiệm kỳ, đừng bổ nhiệm vĩnh viễn, thời gian nên bổ nhiệm là 2 năm. Ở các chức danh quản trị cấp phòng ban bộ phận, nên quản trị theo ủy nhiệm trao quyền (KPR - kết quả then chốt mang lại cho phòng ban bộ phận).

Hãy xây dựng sơ đồ tổ chức công ty SỐNG

​3. Truyền thông & Kick-off (bắt đầu áp dụng)

• Truyền thông: Cần phân cấp truyền thông, cơ cấu tổ chức của phòng ban bộ phận, chức năng nhiệm vụ của phòng ban bộ phận phải giao cho nhân sự mới được bổ nhiệm truyền thông giải thích cho toàn bộ nhân sự của phòng ban bộ phận. Tiến hành ở từng phòng ban bộ phận.
• Truyền thông chung định hướng của công ty, môi trường công ty tốt như thế nào, tạo không gian để người lao động được phát triển, sống và làm việc hạnh phúc trong môi trường đó ra sao, với kỳ vọng năm nay lương chưa tăng, thưởng chưa có nhưng đây là cơ sở vững chắc để người lao động hiểu được khi công ty có thành quả, người lao động sẽ được lĩnh thưởng, lương tốt hơn,...những ý này nên đưa vào thông điệp truyền thông với thâm thế thực lòng từ mong muốn của chủ doanh nghiệp. 
• Thời gian truyền thông nên thực hiện trong một tuần.

Thông điệp truyền thông: 

1. Phải thừa nhận và chỉ ra rằng trong quá khứ việc tổ chức và phân công công việc tại công ty chưa chuẩn hay còn mặc phải sai lầm chồng chéo.
   
2. Định hướng và mục đích của việc xây dựng lại cơ cấu tổ chức công ty: nhằm từng bước xây dựng môi trường công ty, phân luồng và phân công công việc hợp lý hơn, tạo ra một nơi làm việc tốt đẹp và hạnh phúc hơn, kỳ vọng thăng tiến và thu nhập cao hơn cho đội ngũ nhân sự trong công ty. 
   
3. Đồng bộ với cơ chế của kinh doanh - tài chính - nhân sự, để luồng công việc trong công ty được thông suốt, không có sự tranh chấp, trách mắng, đổ lỗi, chỉ trích giữa các phòng ban bộ phận.
   
4. Mong muốn tạo ra mô thức cho công ty hoạt động tự động - tự động hóa doanh nghiệp, tạo ra không gian cho các nhân sự, đặc biệt là nhân sự cấp trung “có đất diễn”, phát huy năng lực của mình, khẳng định bản thân.
   

Tâm lý quản trị: Những nhân sự được quyết định bổ nhiệm trong sự kiện truyền thông nên có quyết định bổ nhiệm trước đông đảo nhân viên trong công ty.

Lưu ý: Sau khi đã thực hiện xong việc phân tích chuỗi giá trị, nên tìm các nhân tố có tính tích cực, tin cậy trong doanh nghiệp để hỏi ý kiến, lắng nghe góp ý, phát kiến hoặc hỏi để động viên, để phát sinh năng lượng tích cực, để họ cùng tham gia vào công cuộc kiện toàn hoàn thiện tổ chức công ty. Giúp lan tỏa năng lượng tích cực tới nhân sự khác, tác động hàng ngày lên thái độ, hành vi của những phòng ban khác, nhân sự khác. Chủ doanh nghiệp không phải lúc nào cũng có thời gian để sâu sát, lắng nghe được mọi tâm tư tình cảm, khó chịu trong tổ chức đang diễn ra nên cần có các nhân tố có tính tích cực hỗ trợ. Trong quản trị, nên có những nhân sự là nhân tố tích cực (vì họ sống đẹp, gương mẫu, hòa đồng, có sức ảnh hưởng mặc dù có thể vị trí không cao trong công ty).

Kick-off: Nên tổ chức một sự kiện đủ trang trọng mang tính chất “mát và lành”. Tránh những sự kiện Team building độc hại - gây kích động tính xấu trong nhân viên. Để lại dấu ấn tích cực, có kịch bản tổ chức bài bản. Khi chủ doanh nghiệp có tư thế - tâm thế - làm việc đẳng cấp, nhân viên sẽ học theo, nhìn theo để trưởng thành hơn, dung dưỡng nhân sự cho doanh nghiệp.

Khuyến nghị, chỉ dẫn doanh nghiệp từ Chuyên gia Vũ Long

​Khuyến nghị, chỉ dẫn doanh nghiệp kiện toàn tổ chức - thiết lập cơ chế vận hành công ty đồng bộ và bài bản

Kết luận và khuyến nghị 1:

Sơ đồ tổ chức công ty là cách bài binh bố trận để thực hiện chuỗi giá trị của mô hình kinh doanh và chuỗi giá trị. Là sự nối tiếp của chuyên đề 1 - Mô hình kinh doanh và chiến lược bằng bộ ứng dụng OPS và BSC. Để thực thi doanh nghiệp phải bố trí nguồn lực để thực hiện thành công các mục tiêu chiến lược mà công ty đã đặt ra. Doanh nghiệp đặt ra mục tiêu, chiến lược phải có nhân sự, có bộ máy, cơ chế để làm - chính là sơ đồ tổ chức công ty, chức năng nhiệm vụ, luồng các công việc, hành động để hướng tới các chiến lược công ty đã vạch ra, đã truyền thông và đã phân công.

Thông điệp: Khi xây dựng sơ đồ tổ chức công ty phải xây dựng sơ đồ tổ chức công ty trong trạng thái vận hành hay còn gọi là xây dựng sơ đồ tổ chức công ty SỐNG, không phải xây dựng sơ đồ tổ chức công ty CHẾT. (Xem thêm bài viết: Phân tích chuỗi giá trị làm cơ sở xây dựng tổ chức)
​

Kết luận và khuyến nghị 2:

Trong bản mô tả chức năng nhiệm vụ của một phòng ban bộ phận có 2 loại chức năng nhiệm vụ.

• Chức năng nhiệm vụ vận hành: chức năng trực tiếp (mua hàng, bán hàng, sản xuất, truyền thông).
• Chức năng nhiệm vụ ở khía cạnh quản trị (tài chính, nhân sự, pháp lý).

Thông điệp: Tránh hiểu lầm chức năng quản lý tài chính chỉ thuộc phòng ban tài chính, chức năng quản trị nhân sự chỉ thuộc phòng nhân sự. Trong một bản chức năng nhiệm vụ của một phòng ban phải gồm 2 chức năng nhiệm vụ ở trên.

Ví dụ diễn giải: Phân sự quản trị nhân sự chính của phòng kinh doanh do trưởng phòng kinh doanh quản lý, phận sự quản trị nhân sự chính của phòng kế toán do trưởng phòng hoặc kế toán trưởng quản lý, quản trị nhân sự chính trong nhà máy cho giám đốc nhà máy hoặc quản đốc. Nên trong bản mô tả chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh cần có: chức năng nhiệm vụ tham gia tuyển dụng, đào tạo nhân viên và quản lý nhân sự của phòng kinh doanh; bao hàm cả công tác hoạch định tài chính (mục tiêu kinh doanh, chi phí phụ vụ cho kinh doanh thuộc phòng kinh doanh). Doanh nghiệp không thông, sẽ yêu cầu phòng kế toán hoạch định ngân sách và giao cho phòng kinh doanh thực hiện. Hệ quả, phòng kinh doanh không tham gia hoạch định sẽ không hiểu, phòng kế toán căn cứ và số liệu quá khứ để hoạch định nên không biết thế nào là ĐỦ. Nên bộ phận kế toán tài chính ở bước thứ 2, tiếp nhận lại hoạch định từ phòng kinh doanh để khuyến nghị cho cả phòng kinh doanh và ban giám đốc. Nếu trưởng phòng kinh doanh không đủ sức để đưa ra mục tiêu doanh thu và dự báo chi phí của phòng kinh doanh thì chưa xứng đáng làm trưởng phòng kinh doanh, MUỐN RA SỐ PHẢI BIẾT LÀM SỐ. Xây dựng quỹ lương, quỹ thưởng, tuyển dụng nhân sự cho phòng kinh doanh, phải kết hợp với phòng nhân sự, nhưng quyết định tuyển chọn nhân sự nào phải do trưởng phòng kinh doanh quyết định. Tâm thế phân cấp và trao quyền triệt để.

Kết luận và khuyến nghị 3:

Muốn phối hợp liên phòng ban tốt, cách tốt nhất là “đừng phối hợp”. Vì xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty là định ra luồng công việc, viết mô tả công việc để xác định nhiệm vụ chức năng chính cần tập trung, trách nhiệm trong khối lượng công việc phát sinh tại phòng ban bộ phận. Bản mô tả chức năng nhiệm vụ không phải làm căn cứ phân định mỗi khi CÃI NHAU. Đừng cứng nhắc dựa vào chức năng nhiệm vụ và mô tả công việc, trong cùng một tổ chức việc phát sinh các phòng ban bộ phận cùng nhau giải quyết, đừng vị những sự vụ phát sinh mà nảy sinh mâu thuẫn. Nếu trong công ty, dòng chảy kinh doanh thông suốt, thì phận sự của phòng ban bộ phận nào hãy cố gắng làm tròn trị vai trò của mình với quan điểm KẾT QUẢ CỦA PHÒNG BAN NÀY LÀ DẦU VÀO CỦA PHÒNG BAN KHÁC MỘT CÁCH TRƠN TRU. Tự tạo ra cơ chế phối hợp, là sự phối hợp của hệ thống, của cơ chế không phải sự phối hợp bằng ý chí con người “lúc vui thì phối hợp, không vui thì không phối hợp”. Doanh nghiệp cần tạo ra các luồng công việc và hồ sơ kinh doanh riêng biệt của các phòng ban bộ phận. Kế toán là bộ phận kiểm soát bước 2, hướng dẫn hồ sơ chứng từ nghiệp vụ nếu bộ phận kinh doanh, bộ phận mua hàng không có chuyên môn nghiệp vụ. Một tiến trình công việc đơn giản, không nên để “chạy” qua nhiều phòng ban. Để chạy xuyên suốt càng nhiều càng tốt chỉ trong một phòng ban bộ phận.

Kết luận và khuyến nghị 4:

Kiểm soát nội bộ. 

• Xây dựng được cơ cấu tổ chức công ty, Bản mô tả chức năng nghiệm vụ
• Xây dựng quy chế, quy trình
• Tiêu chuẩn hồ sơ
• Định mức hạn mức
• Phân công và phân cấp

Doanh nghiệp vừa và nhỏ SME không nhất thiết phải xây dựng phòng ban kiểm soát nội bộ. Chỉ cần thực hiện được năm thanh phần trên, tự hệ thống kiểm soát nội bộ đã định hình.

Kết luận và khuyến nghị 5:

Khuyến nghị tổ chức một số phòng ban điển hình

• Khối kinh doanh: phòng kinh doanh - chia thành 2 team (nhóm): bán hàng và truyền thông, bố trí mỗi team có 1 trưởng nhóm. 

Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp chưa có nhân sự làm trưởng phòng kinh doanh, có thể để trống. Có thể cân nhắc từ trưởng nhóm, tạo động lực cho nhân sự. 
Trường hợp 2: Có trưởng phòng kinh doanh nhưng không có trưởng nhóm bán hàng, trưởng phòng kinh doanh kiêm phụ trách luôn nhóm bán hàng, tuyển thêm trưởng nhóm truyền thông. Việc chia tách này giúp doanh nghiệp phân định rõ luồng công việc, cơ sở để xây dựng ngạch bậc lương và cơ chế thưởng.

• Khối tài chính kế toán: bao gồm 3 vai trò - tài chính và đầu tư, kế toán, báo cáo thuế. Nếu phòng kế toán chỉ có ít nhân sự, thì không cần lập nhân sự hay bộ phận tài chính riêng. Phòng kế toán sẽ đảm nhận cả 3 chức năng tài chính - kế toán - báo cáo thuế. Tùy vào quy mô và đặc thù công ty, có thể bố trí một phòng hoặc bộ phận kế toán, dù chỉ có một nhân sự phụ trách kế toán cũng cần thực hiện đủ 3 vai trò trên. Nếu doanh nghiệp có quy mô lớn có thể tách riêng nhân sự phụ trách từng mảng tài chính | kế toán | thuế.

Kết luận và khuyến nghị 6:

Nhân sự công ty rất cần sự đồng bộ và nhất quán. Nhân sự sẽ “vô cùng khổ sở” nếu công ty không có sự nhất quán. Một chính sách hay một cơ chế công ty đưa ra cần thời gian đủ dài gồm các giai đoạn: 

• Thử nghiệm (ít nhất trong 3 tháng): Xem có yếu kém gì, sau đó họp đánh giá tính phù hợp và phát huy hiệu quả, tiến hành sửa đổi trên nguyên tắc tham dự. Cho nhân sự cấp trung các phòng ban bộ phận được nêu ý kiến, được đóng góp ý kiến cùng tham gia vào quá trình sửa đổi.
  
• Ổn định: Không có một cơ chế chính sách nào là tuyệt đối tốt hoặc tuyệt đối đúng, chỉ là tương đối. Doanh nghiệp phải chấp nhận một số yếu tố như một sự tồn tại ngẫu nhiên, không hoàn toàn “bịt” hết được lỗ hổng quản trị và làm hài lòng toàn bộ nhân viên. Thời gian ổn định ít nhất từ 9 tháng - 1 năm.
  
• Đánh giá tính lỗi thời: Môi trường công ty thay đổi, quy mô công ty thay đổi, con người thay đổi, bối cảnh thị trường thay đổi, công nghệ, cơ sở vật chất thay đổi,...cần phải đánh giá tính lỗi thời để nâng cấp.
  

Nên khi doanh nghiệp quyết định ban hành cơ chế bắt buộc có câu “Quyết định này có hiệu lực từ ngày…và không hủy ngang cho tới ngày…”. Nếu đã ban hành, phát hiện ra sai sót, cần truyền thông cho nhân sự hiểu và đồng thuận, mới sửa đổi, không được dùng quyền để áp đặt. Nếu ban hành rồi sửa đổi liên tục sẽ hình thành tính bất ổn, mất niềm tin với nhân viên. Đây cũng là biểu hiện cho tính kỷ luật của giám đốc, chủ doanh nghiệp.

Kết luận và khuyến nghị 7:

Soạn thảo “quy chế tổ chức vận hành” biểu mẫu được ban hành kèm theo khóa học của Giamdoc.net.

• Tổ chức trên nguyên lý, theo mô hình nào.
  
• Khái quát chức năng nhiệm vụ, đính kèm theo file chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban bộ phận.
  
• Phương châm và tư tưởng trao quyền, phân cấp tài chính - nhân sự.
  
• Hệ thống kế hoạch hóa toàn diện: để trao quyền và phân cấp được, hàng năm cần có những kế hoạch gì, được lập và thông qua vào thời gian nào, kế hoạch và báo cáo cấp phòng ban bộ phận gồm những gì, lịch biểu thực hiện cụ thể.
  
• Khung quản trị tổng quan: yêu cầu với chất lượng quản trị mua hàng - bán hàng - phát triển đội ngũ (ví dụ: tập trung đào tạo phát triển đội ngũ, ưu tiên sử dụng nhân sự cũ hơn tuyển mới,...),...
  

Quy chế tổ chức vận hành là quy chế tổng - quy chế khung làm căn cứ để soạn thảo tiếp quy chế bán hàng, quy chế nhân sự tiền lương, quy chế tài chính. Hoàn thiện bộ quy chế cho toàn công ty. Quy chế tổ chức vận hành kết hợp cùng điều lệ công ty tạo ra kiến trúc thượng tầng cho công ty, được ban hành bởi hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị, không phải bởi giám đốc. Nếu doanh nghiệp thuê giám đốc điều hành CEO, không phải chủ doanh nghiệp trực tiếp điều hành, cần bổ sung thêm chức năng nhiệm vụ, tiêu chuẩn, điều kiện sa thải và chế độ dành cho giám đốc điều hành CEO. 

Tổng kết: Với các khuyến nghị và chỉ dẫn trên, doanh nghiệp thực hiện xong hoàn toàn việc xây dựng tổ chức và thiết lập cơ chế vận hành cho công ty.

Xây dựng công ty TỐT & BỀN VỮNG theo Mô hình quản trị kim cương

​Bài viết đọc thêm:
​Xây dựng công ty TỐT & BỀN VỮNG: Hướng dẫn trình tự và phương pháp thực hiện - Chuyên gia Vũ Long
​Mô hình quản trị kim cương - Giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tạo môi trường chuyên nghiệp và phát triển kinh doanh bền vững
​Xây dựng môi trường công ty tốt và bền vững với 4 trụ cột setup công ty
Phân tích chuỗi giá trị làm cơ sở xây dựng tổ chức công ty SỐNG
​Ứng dụng phần mềm Biso24 ERP setup tổ chức - thiết lập cơ chế vận hành công ty đồng bộ và bài bản

​​--------
Biên tập:  Bùi Bích Ngọc - Giamdoc.net
Media: Trần Đình Sơn - Bisovina
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa CEO Thực chiến V05 - Lãnh đạo, tổ chức, vận hành công ty trên Giamdoc.net