Kế toán tổng hợp thực hành: Quy trình tạm ứng và thanh quyết toán trong Doanh nghiệp

Bất kỳ doanh nghiệp nào đi vào hoạt động cũng bắt đầu có rủi ro, rủi ro tiềm ẩn trong tất cả các khâu, các giao dịch hàng ngày của doanh nghiệp. Mua hàng không đúng quy trình thì đơn hàng bị giao chậm, bán hàng ra bằng vật chất nhưng lơ là ký nghiệm thu, giao hàng thì rủi ro mất nợ. Ghi nhận doanh thu không đúng thời điểm, hồ sơ chứng từ không thể khớp. Bản thân nghiệp vụ tiềm ẩn rủi ro ở từng khâu một. Khi bạn nhìn thấy rủi ro thì hãy tìm cách ngăn ngừa, khắc phục rủi ro đó và việc cần làm là thiết lập chương trình và hoạt động kiểm soát bằng quy trình. Nếu không có quy trình thì người tiếp quản công việc phải lục lại hồ sơ và không biết tiến trình chuẩn thế nào? 

Hãy làm việc theo nhóm để xây dựng quy trình đơn giản, rõ ràng, chuyên nghiệp

Quy trình tạm ứng và thanh quyết toán trong Doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp hiện nay sẽ có rất nhiều quy trình, quy chế và trong mỗi quy trình, quy chế sẽ có những “nút kiểm soát” cơ bản giúp kiểm soát và đánh giá công việc của từng cá nhân, từng bộ phận. Lời khuyên: Doanh nghiệp không nên có nhiều quy trình nhưng không được thiếu: quy trình thanh toán, quy trình mua, quy trình bán, quy trình đầu tư mua sắm, quy trình sản xuất, quy trình nhân sự…vì tác động đến tồn kho, công nợ, dòng tiền, năng suất. Trong đó, quy trình thanh toán đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp giữ vững kỷ luật tài chính và đảm bảo an toàn thanh toán trên cơ sở quản lý các khoản thu chi theo định mức, kế hoạch và quy chế, quy chuẩn hồ sơ, biểu mẫu. Tại sao cần phải có quy trình thanh toán?

• Thứ nhất, quy trình thanh toán tạo sự chuyên nghiệp, rút ngắn thời gian đào tạo nhân sự, nhân sự mới vào công ty sẽ không bị bỡ ngỡ với việc thanh toán, họ được đưa ra các bước chỉ dẫn và biết cần điều chỉnh ở chỗ nào, giúp đánh giá, đo lường hiệu quả làm việc của nhân sự. Nếu thiếu quy trình, khi nhân viên ra vào liên tục, bạn mất thời gian đào tạo, công việc gián đoạn và ngưng trệ. Hơn nữa, các bộ phận, phòng ban hoạt động rời rạc, việc ai người ấy làm, chức năng nhiệm vụ chồng chéo, thiếu tính chuyên nghiệp. Vì vậy, QUY TRÌNH THANH TOÁN sẽ làm rõ trách nhiệm của từng phòng ban, bộ phận các nhân trong việc thanh toán, đảm bảo thanh toán nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian và bộ máy kinh doanh vận hành trơn tru.

• Thứ hai, quy trình thanh toán giúp giải phóng lãnh đạo. Có quy trình, quy chuẩn, nhân viên sẽ tự nhìn vào đó để thực hiện và lãnh đạo được giải phóng! Khi bạn thiết kế được quy trình, quy chuẩn, biểu mẫu phù hợp, tiếp đó là phân quyền cho cấp dưới, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn cho việc hoạch định chiến lược, thay vì phải ngồi giải quyết sự vụ và trở thành trợ lý của nhân viên “Sếp ơi, việc này làm thế nào?”, … Sếp sẽ vô tình là trợ lý bất đắc dĩ cho nhân viên, “làm thuê” cho chính mình, giải quyết công việc “lặt vặt”, nhân viên thụ động, chỉ đâu đánh đấy.

 

• Thứ ba, quy trình thanh toán gồm các nút kiểm soát giúp kiểm soát và đánh giá công việc của từng phòng ban, cá nhân, kiểm soát hiệu quả sử dụng tiền trong kinh doanh.

 

• Thứ tư, Bộ quy trình này được ban hành làm căn cứ tham chiếu, giải trình các số liệu kế toán, kê khai báo cáo thuế về các khoản chi phí của doanh nghiệp, giúp công ty kiểm soát nội bộ hiệu quả. Đồng thời, quy trình thanh toán cũng hướng dẫn việc thu chi hợp lý, hợp lệ tránh sai sót về hoá đơn, chứng từ, … và kiểm soát việc sử dụng chi phí theo quy định của Công ty, theo thẩm quyền duyệt chi được phân công và theo kế hoạch chi phí được duyệt.

​Dưới đây, Giamdoc.net xin chia sẻ quy trình thanh toán mẫu giúp bạn hiểu rõ các bước thực hiện và chỉnh sửa phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp mình. Chi tiết theo biểu mẫu đính kèm

Sơ đồ quy trình thanh toán trong Doanh nghiệp

Mô tả chi tiết và hướng dẫn thực hiện cho Quy trình tạm ứng và thanh quyết toán trong Doanh nghiệp 

Chi tiết thêm về Mô tả chi tiết và hướng dẫn thực hiện cho Quy trình tạm ứng và thanh quyết toán trong Doanh nghiệp ​

Cảnh báo: Quy trình trên mang tính chất hướng dẫn tham khảo, đừng vội vàng dập khuôn vào Doanh nghiệp của bạn. Hãy vận dụng linh hoạt và phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Lời khuyên: Tuyệt đối không copy quy trình và nắn tổ chức theo quy trình.

Một thực trạng đáng buồn là các doanh nghiệp SMEs chỉ lo giải quyết sự vụ mà chưa lường trước được các rủi ro có thể xảy ra trong tương lai. Nhiều doanh nghiệp chọn cách lên google search hoặc xin sẵn mẫu quy trình, quy chế của bạn bè, download trên facebook rồi áp dụng máy móc vào công ty mình. Họ không hiểu rằng: quy trình làm việc của mỗi doanh nghiệp không giống nhau về trình tự thực hiện, về nhân sự, về công cụ,… cũng như không thể lấy từ công ty này áp vào công ty khác ngay cả khi sản phẩm giống hệt nhau. Và một thực tế nữa là chúng ta không có ý thức xây dựng quy trình tử tế mà quy trình phụ thuộc quan điểm làm việc của nhân viên, họ thường lấy quy trình ở đơn vị khác mang vào công ty ta áp dụng sẽ không phù hợp. Ví dụ công ty khác quy trình thanh toán của họ chỉ gồm 5 bước nhưng công ty tôi cần 6 bước.

Lời khuyên: Việc xây dựng quy trình phải phù hợp với chính công ty ta, chứ tuyệt đối không được lấy của công ty khác. Quy trình càng ngắn, càng đơn giản càng tốt, cố gắng theo đuổi chủ nghĩa “one page - trình bày trên 1 mặt giấy, 1 mặt mô tả hướng dẫn quy trình”.

Với việc ứng dụng công nghệ như hiện nay, các giấy tờ không cần nữa, hãy cố gắng thiết lập automation (tự động) nhắc việc. Nhân sự cần áp dụng quy trình phải thuộc quy trình, phải cầm bút vẽ ra quy trình và giải thích từng bước quy trình, chỉ ra được từng nút trong quy trình sử dụng biểu mẫu nào? Với hạn mức xử lý thời gian bao lâu? Đào tạo nội bộ phải làm được việc đó. Ở 1 số doanh nghiệp sau khi tuyển nhân sự tuần đầu tiên phải học thuộc mô tả công việc, học thuộc lòng, tác nghiệp thực hiện rồi hiểu. Người ta thực sự hiểu khi người ta biết cách làm và biết cách dạy cho người khác biết làm. Không những anh phải học mà học xong dạy cho người khác biết làm. Đó là nguyên lý của truyền thông và cách tiếp cận thông tin, khi dạy được cho người khác thì tiếp cận đủ 100% thông tin.

Và hơn nữa, chúng ta thường thiết lập quy trình nhưng không giới hạn về mặt thời gian. Ví dụ: Đi công tác về sau 1 tuần phải hoàn hồ sơ, gửi văn bản phải quy định trả lời trong vòng 5 ngày làm việc, nếu không quy định tôi tự làm theo ý của tôi. Đừng để nhiều người ngồi chờ 1 người. Xử lý đề nghị tạm ứng trong 4-8h làm việc phải có định mức thời gian, khách hàng khiếu nại thì trong chính sách bán hàng khi tiếp nhận yêu cầu khiếu nại phòng kinh doanh phải xử lý trong thời gian bao lâu. Trong thời gian như vậy, vấn đề lớn hơn cần xử lý vượt thẩm quyền thì phải chuyển lên đâu, không ai trong hệ thống được phép câu giờ.

Mọi khâu công việc trong vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều cần có quy trình, biểu mẫu tác nghiệp. Nó giúp nâng cao năng suất, chuẩn hóa công việc và hồ sơ giao dịch, ngừa rủi ro hoạt động và tạo ra hệ thống thông tin tốt cho doanh nghiệp. Hãy chú trọng đến chất lượng của quy trình, theo đuổi mục tiêu tinh gọn, dễ truyền thông, dễ áp dụng. Đừng để chỗ nào cũng đúng quy trình nhưng ở đâu cũng sai vì nó không có đủ hồ sơ theo quy chuẩn.
​
Để xây dựng được quy trình làm việc chuẩn, phải thống kê từng bước đã thực hiện, ai là người thực hiện, ai duyệt thì mới có thể xây dựng được quy trình phù hợp và khả thi với doanh nghiệp của mình. Quy trình tạo sự thuận lợi cho các phòng ban trong các giao dịch, phối hợp công việc tuy nhiên khi mới đầu triển khai sẽ tạo sự “gò bó” nên rất cần những tuyên bố thực hiện quyết liệt của người đứng đầu và phân công, phân nhiệm tới từng bộ phận, cá nhân cụ thể. Nhiều quy trình, quy chế của Doanh nghiệp âm thầm làm cho có để rồi lại cất tủ, lưu hồ sơ nhằm mục đích đối phó với cơ quan thuế, kiểu như “Việc đó tôi có làm rồi còn việc thực thi và kết quả thế nào thì tôi không rõ”. Điều đó cho thấy rằng: có quy trình rồi mà bạn không theo sát, áp dụng hời hợt, xây quy trình xong rồi để đó, hoặc tưởng có quy trình rồi nên không đo lường, đánh giá xem khả năng thực thi đến đâu thì thất bại là chắc chắn trong tương lai gần. Quy trình không có nghĩa là dập khuôn, máy móc, đôi khi nó được vận dụng một cách linh hoạt, tránh mắc bệnh hành chính giấy tờ, bộ máy vận hành chậm chạp, lãng phí thời gian và nguồn lực.

Theo quy định hiện hành, các giao dịch thanh toán cho hóa đơn có tổng giá trị từ 20 triệu trở lên phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt, nếu không sẽ không được khấu trừ thuế và không được ghi nhận chi phí đầu vào (đối với bên mua). Tuy vậy, nếu bạn đứng vai trò là người/doanh nghiệp bán hàng thì có thể chấp nhận bất kỳ hình thức thanh toán nào với mọi giá trị hóa đơn, vì dù nhận thanh toán bằng hình thức nào thì giá trị kê khai nộp thuế GTGT và tính doanh thu của bạn không đổi. Trong thực tế, nhiều kế toán sai lầm khi nhận thanh toán mà luôn yêu cầu người mua phải “chuyển khoản”. Giả sử khi người mua là cá nhân, họ không cần kê khai tính thuế thì điều đó thật vô nghĩa.

Tác giả tin rằng không thể tránh khỏi những sai sót nhỏ, hoặc có thể có nhiều quan điểm khác biệt so với độc giả. Vì vậy, rất  mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề này.

Tham khảo thêm các bài viết: 
Kế toán tổng hợp thực hành: Nhiệm vụ của Kế toán thanh toán và công nợ phải trả trong doanh nghiệp​
Kế toán tổng hợp thực hành:  Hướng dẫn tổ chức công tác kế toán tiền và thanh toán trong Doanh nghiệp

Các mẫu biểu cần có trong quy trình:
Mẫu Giấy đề nghị thanh toán
Mẫu Phiếu thu, Phiếu chi
Mẫu Tờ trình
Mẫu Đề nghị tạm ứng, Đề nghị thanh toán tạm ứng
Mẫu Ủy nhiệm chi
Mẫu Quyết định thành lập hội đồng tiêu hủy
Mẫu Biên bản họp hội đồng tiêu hủy tài liệu
Mẫu Quyết định tiêu hủy tài liệu
Mẫu Biên bản tiêu hủy tài liệu​

CÁC VIDEO THAM KHẢO THÊM VỀ KẾ TOÁN TIỀN VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

Lập, đọc, phân tích báo cáo tài chính là nghiệp vụ quan trọng giúp bạn đánh giá được chính xác số liệu trên BCTC, sức khỏe tài chính công ty. Xem thêm

Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu quản lý DN, tài chính, nhân sự, kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay về quản trị, tài chính, nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ dành cho Member...vui lòng đăng ký tại đây để tải về!

Giamdoc.net gợi ý các khóa học phù hợp để nâng tầm giá trị cho bạn

Kế toán thực hành tổng hợp & báo cáo thuế
​Dù bạn chưa từng học kế toán, đã học kế toán, thậm chí đã làm kế toán nhưng chưa giỏi... thì sau khóa học này bạn sẽ giỏi,  thành thạo và tự tin làm kế toán, thuế...

​Lập kế hoạch tài chính & kiểm soát dòng tiền | Cash Flow
​Học để triển khai ngay chính sách tín dụng công ty, lập kế hoạch tài chính, ngân sách tối ưu. Đó là cách chủ động dòng tiền, quản trị nợ phải thu chủ động, hiệu quả...

​Lập, Đọc BCTC, Phân tích báo cáo tài chính
​Sau khóa học này bạn sẽ dễ dàng hiểu cấu trúc BCTC, kiểm soát dòng số liệu trong BCTC, lập một bộ báo cáo phân tích tài chính cực đỉnh chỉ trong 30 phút!

Quản trị công ty & Kinh doanh bài bản - Tài chính & Thuế