Kế toán tổng hợp thực hành: Quy trình mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp

​Hãy thử tưởng tượng nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của ban giám đốc? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp bạn đạt được những mục tiêu trên.

​Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày của DN, hoạt động mua bán diễn ra thường xuyên bắt đầu từ nhu cầu của bộ phận sử dụng. Vấn đề đặt ra là nếu không thiết lập quy trình, quy chuẩn, lưu đồ kiểm soát quá trình mua hàng thì rủi ro gì sẽ xảy ra?

Tại khâu mua hàng: 

Rủi ro thường xảy ra là phòng mua yêu cầu mua hàng không đúng nhu cầu của phòng phát sinh, mua không đúng hàng (Ví dụ: đề xuất mua sách nhưng gọi nhầm bút, đề xuất mua loại quy cách 500mg nhưng gọi nhầm loại 100mg); rủi ro không mua đúng nhà cung cấp, nhân viên mua hàng nhận hoa hồng từ nhà cung cấp và gửi giá cao hơn so với thực tế mua; rủi ro số lượng thực tế mua có sự chênh lệch so với số lượng trên chứng từ; hàng nhập về không đúng tiến độ sản xuất; không đủ khả năng chi trả nhà cung cấp khi đến hạn hay trả tiền quá sớm do không lập kế hoạch dòng tiền; trả nhầm tiền cho NCC (đáng lẽ phải trả ông A thì kế toán lập lệnh trả ông B); sai sót trong ghi chép đối chiếu giữa bộ phận kế toán, bộ phận mua hàng và thủ kho, nhà cung cấp (do khi đối chiếu chỉ từ một nguồn dữ liệu của kế toán); …

Nếu DN kiểm soát lỏng lẻo, lòng tham của họ sẽ dễ biến thành hành động gây thất thoát tài sản

Dù bản chất của nhân viên là trung thực nhưng ai cũng có lòng tham, và sự tham lam nổi lên khi bạn tạo điều kiện cho họ: do kiêm nhiệm nhiều, do phân quyền và quy trình mua hàng không rõ ràng, phát sinh chi tiêu cá nhân,… Nếu DN kiểm soát lỏng lẻo, lòng tham của họ sẽ dễ biến thành hành động gây thất thoát tài sản. Đôi khi họ không cố ý nhưng vì được tiếp xúc với tiền, với tài sản nên cơ hội mời gọi và sai lầm trong phút yếu lòng là không tránh khỏi (cá treo miệng mèo).

Vì vậy, khi bạn nhìn thấy rủi ro thì hãy tìm cách ngăn ngừa, khắc phục rủi ro đó. Việc cần làm là thiết lập chương trình và hoạt động kiểm soát. Đó là quy trình, quy chế, quy chuẩn, tài liệu biểu mẫu kèm theo quy trình, đó là Hệ thống kiểm soát nội bộ.

​Giamdoc.net xin chia sẻ quy trình mua hàng mẫu giúp bạn hiểu rõ các bước thực hiện và chỉnh sửa phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp mình. Chi tiết theo biểu mẫu đính kèm
​

Lưu đồ quy trình mua hàng:

Sơ đồ quy trình mua hàng

 Mô tả chi tiết quy trình và hướng dẫn thực hiện:

Mô tả chi tiết quy trình và hướng dẫn thực hiện

​Chi tiết các biểu mẫu kèm theo quy trình mua hàng, xem thêm tại file đính kèm sau: 

Cảnh báo: Quy trình trên mang tính chất hướng dẫn tham khảo, đừng vội vàng dập khuôn vào Doanh nghiệp của bạn. Hãy vận dụng linh hoạt và phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Lời khuyên: Tuyệt đối không copy quy trình và nắn tổ chức theo quy trình.

Xem thêm bài viết:
Kế toán tổng hợp thực hành: Hướng dẫn quản lý và chi tiết nghiệp vụ Kế toán mua hàng trong doanh nghiệp

​Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề này.

​CÁC VIDEO THAM KHẢO THÊM VỀ KẾ TOÁN TIỀN VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

Video 1: Nghiệp vụ kế toán quá trình mua hàng & dịch vụ giúp bạn hiểu sâu sắc trình tự nghiệp vụ, phương pháp hạch toán và thành phần hồ sơ để làm kế toán tại doanh nghiệp.

Video 2: Kế toán nghiệp vụ mua hàng hóa, vật tư, dịch vụ đầu vào phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bài này phân tích một số ví dụ ứng dụng từ hóa đơn thực tế. ​​

​Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu quản lý DN, tài chính, nhân sự, kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay về quản trị, tài chính, nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ dành cho Member...

Vui lòng đăng ký tại đây để tải về!

Giamdoc.net gợi ý các khóa học phù hợp để nâng tầm giá trị cho bạn

​Kế toán thực hành tổng hợp & báo cáo thuế
​Dù bạn chưa từng học kế toán, đã học kế toán, thậm chí đã làm kế toán nhưng chưa giỏi... thì sau khóa học này bạn sẽ giỏi,  thành thạo và tự tin làm kế toán, thuế...

Quyết toán thuế & Biện pháp Tối ưu thuế phải nộp
​Khóa học này giúp bạn hiểu & có thể triển khai ngay trọn bộ hồ sơ, biểu mẫu, sổ sách, nghiệp vụ ... để quyết toán thuế và tối ưu thuế phải nộp trong khuôn khổ pháp luật

Lập kế hoạch tài chính & kiểm soát dòng tiền | Cash Flow
​Học để triển khai ngay chính sách tín dụng công ty, lập kế hoạch tài chính, ngân sách tối ưu. Đó là cách chủ động dòng tiền, quản trị nợ phải thu chủ động, hiệu quả...

Giamdoc.net | CEO chuyên nghiệp - Tài chính kế toán thuế