Kế toán tổng hợp thực hành: Hướng dẫn quản lý và chi tiết nghiệp vụ Kế toán mua hàng trong doanh nghiệp

ÔM HÀNG LÀ ÔM RỦI RO, ÔM TIỀN LÀ ÔM SINH LỜI. Hàng tồn kho nhất định phải quản lý thật tốt.
​
Bất cứ doanh nghiệp nào khi bước vào hoạt động kinh doanh và ngay cả trong quá trình vận hành đều không thể thiếu khâu mua hàng, đây là hoạt động có thể nói là phát sinh nhiều nhất trong doanh nghiệp. 

Bốn nhóm hoạt động mua hàng có thể kể đến là:

Hãy quản trị hàng tồn kho thật tốt ngay từ bây giờ!

• Mua vật tư: phục vụ cho quá trình sản xuất, xây lắp. Đây là yếu tố đầu vào cấu thành nên sản phẩm, dịch vụ để chúng ta cung cấp cho khách hàng.
• Mua hàng hóa: nhằm mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh thương mại (chỉ mua về để bán kiếm chênh lệch).

Nếu trong doanh nghiệp đồng thời có hoạt động kinh doanh thương mại, có hoạt động sản xuất, xây lắp thì doanh nghiệp cũng có thể sử dụng hàng hóa chứa trong kho đó để làm nguyên liệu đầu vào. Lúc ấy, hàng hóa là 1 trong những yếu tố cấu thành nên giá thành của sản phẩm, giá thành của công trình để chúng ta cung ứng ra bên ngoài.

• Mua công cụ dụng cụ: bản chất cũng giống như mua hàng hóa, vật tư
• Thuê mua dịch vụ: như thanh toán tiền điện, nước, viễn thông, thuê xe, thuê văn phòng, thuê đào tạo, tư vấn và các dịch vụ tương tự khác gọi chung là thuê mua dịch vụ.

Cả Bốn nhóm hoạt động mua hàng nói trên đều là yếu tố đầu vào phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong bài viết này, hoạt động mua vật tư, hàng hóa, công cụ, dụng cụ gọi chung là “mua hàng”.  Quá trình mua hàng có 2 loại nghiệp vụ phổ biến là mua hàng nội địa và mua hàng nhập khẩu. Vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ thuộc nhóm “hàng tồn kho” trong kế toán. Hàng tồn kho không có nghĩa là hàng ế ẩm không bán được mà nó được đặc trưng bởi 3 nghiệp vụ NHẬP – XUẤT – TỒN:

• Nhập: là khi mua mới đưa vào kho chờ tiêu thụ, chờ xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Xuất: là hoạt động xuất ra để dùng, để bán, hoặc với mục đích liên doanh, liên kết, góp vốn,… dẫn đến hàng tồn kho bị giảm.
• Tồn kho cuối kỳ = số dư đầu kỳ + nhập trong kỳ - xuất trong kỳ

Đối với nhóm hàng tồn kho này, chúng ta quản lý bằng báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn và báo cáo chi tiết đến từng hàng tồn kho để phục vụ việc tính chi phí, tính giá vốn kèm bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất, phiếu nhập, phiếu xuất, thẻ kho.

1. LƯU ĐỒ MUA HÀNG

Lưu đồ kế toán mua hàng

Lưu đồ trên thể hiện chu trình mua hàng trong doanh nghiệp, chia các trường hợp sau:
Trường hợp 1: mua của tổ chức cá nhân trong nước

​Nếu mua hàng nội địa, thành phần hồ sơ gồm: hợp đồng, đơn hàng, báo giá, phiếu giao hàng hoặc biên bản bàn giao hàng, hồ sơ nguồn gốc xuất xứ (nếu có)

• Một câu hỏi đặt ra là khi nào ta dùng hợp đồng? Khi nào dùng đơn đặt hàng? Khi nào dùng báo giá là xong? Câu trả lời là tùy trường hợp mà doanh nghiệp có thể linh động. Nếu các doanh nghiệp chỉ mua bán với nhau 1 lần là xong thì 2 bên ký hợp đồng mua bán. Nhưng nếu giao dịch nhiều lần, 2 bên sẽ ký hợp đồng nguyên tắc, thỏa thuận khung giá và mặt hàng, nhưng từng lần giao nhận khác nhau có thể biến động về giá, số lượng. Với hợp đồng nguyên tắc này, mỗi lần có giao dịch, 2 bên sẽ ký đơn hàng (PO) trên cơ sở hợp đồng nguyên tắc đã ký trước đó, quy định rõ trong đơn đặt hàng này chủng loại hàng hóa, số lượng, giá, thời gian và địa điểm giao hàng. Với những giao dịch nhỏ, bên mua và bên bán đơn giản thủ tục, chỉ cần email, điện thoại, và cần 1 báo giá là được.
• Phiếu giao hàng hay biên bản bàn giao là một giấy tờ xác nhận rằng bên bán đã xuất và giao hàng cho bên mua. Chứng từ này rất quan trọng vì nó thể hiện bên bán đã hoàn thành việc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa, rủi ro và lợi ích cho bên mua và bên mua đã chấp nhận thanh toán. Đây là thời điểm ghi nhận doanh thu của bên bán, và cũng là thời điểm hàng đã thuộc sở hữu của bên mua, căn cứ để bên mua lập PHIẾU NHẬP KHO, và yêu cầu bên bán xuất hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng thông thường. Phiếu giao hàng/ biên bản bàn giao cùng với biên bản đối chiếu công nợ sau này cũng là một trong những cơ sở để bên bán ghi nhận công nợ và kiện toàn hồ sơ trích lập dự phòng nếu khoản nợ không thu hồi được.  

Trường hợp 2: mua nhập khẩu từ nước ngoài mang vào Việt Nam

• Trong trường hợp này, hồ sơ gồm: hợp đồng thương mại, hợp đồng nguyên tắc kèm đơn đặt hàng (PO) cho từng lần, invoice (hóa đơn thương mại), packinglist (phiếu ghi nhận tình trạng và quy cách đóng gói khi các bên giao vận tải và giao cho nhau), CO, CQ (chứng nhận xuất xứ hàng hóa và chứng nhận chất lượng nếu có), F (phí vận tải) tính theo 1 trong 2 phương thức FOB (bên mua sẽ chịu trách nhiệm chi trả bảo hiểm và vận tải) hay CIF (vận chuyển hàng đến cảng, nơi mà bên mua chỉ định tại lãnh thổ Việt Nam). Mỗi phương thức sẽ có cách tính giá, tính thuế nhập khẩu, tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu khác nhau.
• Sau khi thông quan, bên mua sẽ nhận được bộ chứng từ và tiến hành kê khai hải quan, khi đó liên quan đến mã hàng hóa HSCode, mã này người mua sẽ phải tra cứu trong biểu thuế xuất nhập khẩu để biết hàng đó chịu thuế suất nhập khẩu bao nhiêu %, có phải chịu thuế Tiêu thụ đặc biệt không, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu là bao nhiêu? Sau khi thực hiện tờ khai hải quan xong, cơ quan hải quan sẽ áp tỉ giá liên ngân hàng để tính thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt tính chồng lên thuế nhập khẩu rồi cuối cùng mới đến thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu.
• Sau khi hoàn tất các thủ tục thông quan, nộp thuế vào ngân sách nhà nước trước rồi sau đó hàng mới được chuyển về kho của bên mua, bên mua tiến hành nhập kho. Như vậy là xong một chu trình mua hàng. Toàn bộ hóa đơn phát sinh ở khâu mua, kế toán tập hợp lại kê khai, báo cáo thuế giá trị gia tăng.
• Trường hợp giảm giá hàng mua: cần lập hóa biên bản và hóa đơn điều chỉnh, thanh toán theo giá trị thực tế sau khi giảm.
• Khi xuất trả lại người bán: lập biên bản và hóa đơn trả lại hoặc thỏa thuận lập biên bản hủy hóa đơn giữa hai bên (nếu người bán đã lập hóa đơn) rồi xuất hóa đơn thay thế.

2. Nguyên tắc quản lý và hạch toán

Nguyên tắc quản lý và hạch toán hàng tồn kho

​Giá nhập kho phải được xác định một cách chắc chắn, tin cậy, có căn cứ.

Chắc chắn nghĩa là giá nhập kho phải được căn cứ vào biên bản, hợp đồng, hóa đơn thì mới được gọi là xác định một cách chắc chắn.
​
Tin cậy và có căn cứ có nghĩa là các chứng từ giao nhận hóa đơn phải được phát sinh rồi hoặc đủ căn cứ xác định chắc chắn lượng nhập và giá nhập là bao nhiêu rồi mới được lập phiếu nhâp kho. Hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn tài chính, phiếu nhập kho là bộ chứng từ chứng minh về giá tin cậy. Điều đó lý giải tại sao đơn hàng mua cần phải lưu chứng từ theo một bộ như vậy.

Giá xuất kho (giá vốn) phải được tính chính xác thông qua bảng báo cáo trong phần hành của kế toán hàng tồn kho là bảng NHẬP – XUẤT – TỒN.

Muốn tính được giá vốn thì phải có đầy đủ các phiếu, đừng tính chung chung cho toàn bộ công ty mà phải tính chi tiết đến từng mã vật tư trong doanh nghiệp.
​
Ví dụ: Doanh nghiệp kinh doanh thương mại có hàng trăm mặt hàng với hàng trăm mã khác nhau. Với một mã cần phải lập và quản lý được chi tiết NHẬP XUẤT TỒN, GIÁ NHẬP, GIÁ XUẤT.

Các phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

​Khi mua hàng nên hạch toán vào tài khoản trung gian (tài khoản công nợ) giúp xử lý các bút toán trùng trong các giao dịch mua bán hoặc luân chuyển tiền giữa các ngân hàng.

Đối với nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay xảy ra một nghiệp vụ là Bút toán trùng (một bút toán ghi vào sổ kế toán 2 hay nhiều lần). Vì bất luận thanh toán trước, sau hay ngay thì thời điểm thanh toán và thời điểm nhận hàng luôn khác nhau (thời điểm lập phiếu nhập kho khác thời điểm chi tiền) 
​
Ví dụ: mua hàng trả ngay bằng tiền mặt sẽ định khoản khi lập phiếu nhập kho: Nợ TK 156, Nợ TK 133/ Có TK 111. Khi lập phiếu chi trả nhà cung cấp, trên phiếu chi cũng ghi tương tự. Nếu 2 phiếu này ghi vào sổ thì bút toán sẽ bị ghi 2 lần gọi là bút toán trùng. 

Có hai phương pháp để xử lý bút toán trùng:

Phương pháp 1: Ưu tiên cập nhật chứng từ.

Nghĩa là cùng bản chất của một nghiệp vụ nó liên quan đến nhiều chứng từ khác nhau thì ta sẽ lựa chọn chứng từ nào là quan trọng hoặc phát sinh trước thì ta ghi sổ chứng từ, phát sinh sau thì không ghi nữa.

Ví dụ: Rút tiền ngân hàng nhập quỹ tiền mặt, ta ưu tiên lập phiếu thu tiền mặt và không cần lập phiếu báo cáo vì tiền ngân hàng đã được quản lý trên sổ phụ ngân hàng.

Phương pháp 2: Phương pháp sử dụng tài khoản trung gian

Nghĩa là luân chuyển tiền giữa các quỹ, luân chuyển tiền giữa các ngân hàng, luân chuyển tiền giữa tiền mặt và ngân hàng thường sử dụng tài khoản TIỀN ĐANG CHUYỂN. Đối với giao dịch mua hàng người ta sẽ sử dụng tài khoản công nợ/Phải trả cho người bán 331. Đối với giao dịch bán hàng phải sử dụng tài khoản công nợ là phải thu của khách hàng 131. Điều này cũng thuận tiện cho việc phân công nhiệm vụ hạch toán cho các kế toán phần hành.

Ví dụ: Công ty có kế toán kho và kế toán thanh toán. Khi hàng về nhập kho, kế toán kho lập phiếu nhập kho. Ghi Nợ TK 156, Nợ TK 133/ Có TK 331. Khi hoàn thành thủ tục nhập hàng sẽ chuyển cho kế toán thanh toán. Khi đó kế toán thanh toán lập 1 ủy nhiệm chi và đẩy tiền qua internet banking. Trên giấy thanh toán, khi lập phiếu báo Nợ ghi trên số kế toán/phần mềm sẽ ghi:Nợ TK 331/ Có TK 112: Tổng giá trị phiếu thanh toán đi. Như vậy 331 phát sinh ở bộ phận kế toán kho bù trừ với khâu kế toán thanh toán cho dù nó chỉ phát sinh sau nhau vài phút.

​Đối với các giao dịch mua hàng về và bán hàng ra như vậy. Nếu chúng ta không định khoản thông qua tài khoản trung gian là tài khoản 331 thì chúng ta rất khó sau này lập biên bản đối chiếu công nợ hoặc đối chiếu, đối soát giao dịch mua bán kèm theo công nợ của nhà cung cấp. Nếu trước đó đã ứng một phần tiền của hóa đơn này thì ở thời điểm ứng ta định khoản như sau:Nợ TK 331/ Có TK 111/112. Khi thanh toán phần còn lại chúng ta cũng ghi bút toán như vậy.

Về nguyên tắc tính, báo cáo tồn kho của từng mã hàng không thể âm. 

Có rất nhiều nguyên nhân gây âm kho: do phần mềm sai, do nhập sai mã hàng, do nhập thiếu phiếu nhập, ngày xuất trước ngày nhập sau. Trong thực tế giao dịch kế toán thuế hiện nay khi chúng ta chưa trả tiền cho nhà cung cấp nên họ giữ hóa đơn. Hàng nhập rồi, hóa đơn nhà cung cấp chưa trả, kế toán cứ đợi hóa đơn để hạch toán. Hàng về không lập phiếu nhập kho mà đợi hóa đơn trong khi hàng bán đã xuất đi rồi. Như vậy sẽ xảy ra tình trạng hóa đơn bán ra lập trước, hóa đơn mua vào lập sau nên dẫn đến âm kho.
Khi cân đối thuế: một trường hợp nữa có thể xảy ra là hàng mua trôi nổi không có hoá đơn đầu vào nhưng vẫn xuất bán ra hoặc do kế toán cân đối xuất hàng theo bảng kê, khi lựa chọn hàng bán ra thì lượng nhập có hoá đơn chứng từ ít hơn lượng xuất bán theo hóa đơn. Đó cũng là nguyên nhân dẫn đến âm kho.
Khi đã âm kho rồi, thì ta tính giá vốn (tính bảng nhập xuất tồn) sẽ tính không đúng, coi như chúng ta mất hoàn toàn giá vốn trong trường hợpđó. Mất giá vốn sẽ tính lợi nhuận oan và tính thuế oan. Do vậy,THỜI ĐIỂM KHI HẠCH TOÁN RẤT QUAN TRỌNG.

Chú ý: Hóa đơn chưa bao giờ là căn cứ để hạch toán. Hóa đơn là chứng từ gốc, là căn cứ để lập chứng từ kế toán. Phiếu nhập kho là chứng từ kế toán. Nếu hạch toán phải hạch toán theo phiếu nhập kho.

Quy tắc xác định chênh lệch tỉ giá đối với trường hợp hàng nhập khẩu

Khi nhập khẩu chúng ta mua ngoại tệ của ngân hàng để chuyển ký quỹ hoặc ứng trước cho NCC. Trong trường hợp này sẽ lấy tỷ giá ngoại tệ bán của ngân hàng tại đúng thời điểm giao dịch đó để mà hạch toán ghi sổ. Khi ghi nhận trách nhiệm phải trả cho NCC tức là khi hoàn thành bộ chứng từ để xác nhận hàng đó thuộc sở hữu của ta rồi thì ta ghi nhận tỷ giá cũng ở chính ngân hàng đó nhưng ở chính thời điểm hàng thuộc sở hữu của ta rồi.
Giữa các thời điểm như vậy có thể chênh lệch về tỷ giá. Nếu chênh lệch lỗ nghĩa là tỷ giá tăng, khi tỷ giá tăng ta phải trả ra nhiều hơn tiền Việt để mua cùng lượng ngoại tệ để trả cho NCC. Nếu chênh lệch lãi nghĩa là tỷ giá giảm chúng ta phải bỏ ít hơn tiền Việt để mua cùng lượng ngoại tệ đấy để thanh toán cho NCC.

Đối với vật tư mua về với mục đích sản xuất, xây lắp, gia công… nếu dư thừa hoặc giảm phẩm cấp đến mức không dùng được phải bán thanh lý hoặc trường hợp thừa vật tư nhượng bán cho doanh nghiệp/cá nhân khác.

​Lúc này, câu hỏi đặt ra là “loại vật tư đó không có trong danh mục ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp, có thể bán và xuất hóa đơn được không”. Câu trả lời là bán bình thường, nhưng xử lý bằng nghiệp vụ bán thanh lý. Giá xuất kế toán vẫn ghi nhận giá vốn (632) nhưng doanh thu được hạch toán vào tài khoản 711. Hóa đơn vẫn xuất như trường hợp bán hàng nhưng trên hóa đơn ghi rõ “Bán thanh lý”. Với cách xử lý như vậy, vừa phù hợp với pháp luật về thuế, vừa phản ánh đúng bản chất của kế toán tài chính doanh nghiệp.

3. Kiểm soát nội bộ và quy trình – Quy chuẩn 

Ở góc độ quản lý có tối thiểu 4 thành phần quan trọng trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp:

• Quy chế về thương mại, hàng tồn kho: quy định chính sách mua trả chậm, chính sách chiết khấu, trình tự phê duyệt nhập xuất hàng tồn kho,…Quy chế kế hoạch & dòng tiền: Đó là công việc dựng nên một bức tranh chi tiêu và thanh toán để dự liệu ngay từ đầu tháng rằng trong tháng này mình có đủ tiền chi tiêu cho hoạt động, có đủ tiền chi trả cho nhà cung cấp hay không, nếu không đủ thì xử lý kiểu gì? Quy chế này được điều phối bởi quy chế rất quan trọng đó là chính sách về chiết khấu, chính sách mua trả chậm và chính sách thu hồi công nợ.
• Mọi thứ đều có quy trình, quy chuẩn biểu mẫu, Định mức: Quản trị tài chính, thực hiện công tác kế toán, báo cáo thuế muốn tốt được thì cần thiết lập thành quy chuẩn, định mức, với biểu mẫu tác nghiệp, chuẩn hóa hồ sơ, mô hình tài chính... theo đúng với đặc thù và quy mô từng doanh nghiệp. Biểu mẫu sẽ giúp rút ngắn thời gian tác nghiệp của nhân viên, đồng thời tạo cơ sở hồ sơ chứng từ kế toán tốt cho cả quản trị nội bộ và thuế.Hơn nữa để quản lý tốt hàng tồn kho, doanh nghiệp nên đặt ra quy trình mua hàng, quy chuẩn kiểm soát nhập kho, xuất hóa đơn và tiếp nhận hóa đơn trong quá trình mua hàng.
• Việc xây dựng định mức tồn kho tối thiểu, tối đa là cần thiết để đảm bảo hàng tồn kho được cung ứng liên tục và tránh ứ đọng vốn.
• Quy định quy tắc đặt mã, phân quyền tạo mã đảm bảo hàng tồn kho được theo dõi đúng mã, quản lý khoa học và tránh nhầm lẫn.

​Là chủ doanh nghiệp, nếu chúng ta chỉ giao việc chung chung và tổ chức chung chung thì ta không có cách gì để đánh giá được nhân sự làm kế toán. Là kế toán, đôi khi mình không được nhìn nhận và thực sự tôn trọng vì chúng ta không thể hiện rõ ràng những công việc trên.

Kiểm soát nội bộ và chuẩn hóa hoạt động mua hàng

4. Tài khoản sử dụng và chứng từ sổ sách

4.1. Tài khoản sử dụng

Ba tài khoản được sử dụng là tài khoản hàng tồn kho bao gồm: 152, 153, 156

Và kế toán phải quản lý qua 03 giao dịch NHẬP – XUẤT – TỒN kho.
​
Tài khoản 152 là tài khoản nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp. 

---

(Theo hướng dẫn tại thông tư 45/2013/TT-BTC, Luật quản lý Thuế, Luật thuế TNDN)

​​Tài khoản 153 được mô phỏng tương tự tài khoản 152. Tài khoản 153 tăng do góp vốn, do mua mới, do kiểm kê thừa chưa phát hiện…, công cụ dụng cụ mua về để dùng, nó tồn tại dưới hình thái hiện vật nhưng giá trị nhỏ hơn 30 triệu và thời gian sử dụng dưới 12 tháng. Công cụ dụng cụ giảm do xuất, thường chỉ là xuất dùng, xuất điều chuyển. Nếu mua dùng ngay, sử dụng nhiều kỳ thì ghi nhận ngay vào TK 242 (bất kể CCDC này là gì) và sẽ phân bổ không quá 3 năm.

---

Tài khoản 156 có 3 tài khoản cấp 2: 1561, 1562, 1567
​Tài khoản 1561 - Giá mua hàng hóa 
Tài khoản 1562 - Chi phí thu mua hàng hóa: Phản ánh chi phí thu mua hàng hóa phát sinh liên quan đến số hàng hóa đã nhập kho trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí thu mua hàng hóa hiện có trong kỳ cho khối lượng hàng hóa đã bán trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ (kể cả tồn trong kho và hàng gửi đi bán, hàng gửi đại lý, ký gửi chưa bán được).

Chi phí thu mua hàng hóa hạch toán vào tài khoản này chỉ bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hóa như: Chi phí bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi, ... chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản đưa hàng hóa từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp; các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hóa.
​
​Ví dụ: doanh nghiệp kinh doanh điều hòa, thuê xe vận tải chở hàng để cứ khi mua bàn điều hòa thì xe sẽ đến chở về kho. Bên vận tải sẽ lập bảng kê cả tháng, doanh nghiệp sẽ trả tiền vận chuyển + phí cầu đường trong tháng đó. Giả sử tháng này có 3 lần vận chuyển và sẽ có 3 phiếu nhập kho. Nhưng mỗi lần nhập kho chưa phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ. Cuối tháng bên vận tải tổng hợp chi phí của 3 lần vận tải và chuyển trả hóa đơn 10 triệu cho doanh nghiệp (bao gồm tiền vận chuyển, thuế, phí cầu đường, sửa chữa, hư hỏng….). Lúc đó 10 triệu này sẽ được ghi nhận vào TK 1562.
 
Thường trong rất nhiều doanh nghiệp nhập khẩu hai thuế nhập khẩu và TTĐB sẽ bị tính gộp vào các đơn hàng, hoặc các phí về chứng từ, khai hải quan cũng không tập hợp được cho từng đơn hàng cụ thể. Trong trường hợp đó, kế toán lựa chọn bằng cách ghi nhận các chi phí đó vào Tài khoản 1562.
 
Nếu là hàng hóa thì ghi nhận vào TK 1562, còn nếu là vật tư (NVL) cũng có phát sinh các chi phí như thế thì làm thế nào? Trong trường hợp đó, tùy thuộc vào vật tư mang về dùng cho mục đích nào thì tính vào chi phí ở bộ phận tương ứng. Ví dụ: Mua vật tư về để sản xuất ở trong xưởng thì toàn bộ chi phí thu mua vật tư đó nếu không phân bổ được vào phiếu nhập kho thì cũng tính trực tiếp vào chi phí sản xuất chung hoặc chi phí nguyên vật liệu không trực tiếp của bộ phận hoặc công đoạn sản xuất đó.

Nếu hàng hóa thì ghi nhận vào TK 1562, còn nếu là vật tư (NVL) cũng có phát sinh các chi phí như thế thì làm thế nào? Trong trường hợp đó, tùy thuộc vào vật tư mang về dùng cho mục đích nào thì tính vào chi phí ở bộ phận tương ứng. Ví dụ: Mua vật tư về để sản xuất ở trong xưởng thì toàn bộ chi phí thu mua vật tư đó nếu không phân bổ được vào phiếu nhập kho thì cũng tính trực tiếp vào chi phí sản xuất chung hoặc chi phí nguyên vật liệu không trực tiếp của bộ phận hoặc công đoạn sản xuất đó.

Tài khoản 1567 - Hàng hóa bất động sản: Phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá bất động sản của doanh nghiệp. Hàng hoá bất động sản gồm: Quyền sử dụng đất; nhà; hoặc nhà và quyền sử dụng đất; cơ sở hạ tầng mua để bán trong kỳ hoạt động kinh doanh bình thường; Bất động sản đầu tư chuyển thành hàng tồn kho khi chủ sở hữu bắt đầu triển khai cho mục đích bán.

• Có 3 mục đích mua hàng: Mua phục vụ sản xuất, hình thành dịch vụ, xây lắp công trình/ Mua phục vụ cho quá trình bán hàng, marketing/ Mua phục vụ hoạt động quản lý doanh nghiệp. Tùy mục đích kinh doanh sử dụng cho bộ phận nào, hoạt động nào thì khi xuất ra, chúng ta ghi nhận vào tài khoản chi phí phù hợp: 627/154/632/641/642

Tài khoản 627: Nếu mua về để thực hiện chung cho việc sản xuất ở xưởng, không tách biệt được nó phục vụ cho cá biệt một sản phẩm nào đó thì chúng ta ghi nhận vào Chi phí sản xuất chung. Ví dụ: Tiền điện hao phí trong nhà máy sản xuất, chúng ta không biết được tiền điện lúc nào dùng cho sản xuất nào. Nếu doanh nghiệp không dùng thông tư 200 để hạch toán kế toán mà dùng TT 133 thì quá trình tạo nên sản phẩm dịch vụ thì được hạch toán trực tiếp vào TK 154 chứ không dùng qua các TK loại 6. Ở một số doanh nghiệp có loại hình kinh doanh dịch vụ tương đối đơn giản. Hoặc không thể tổ chức tính giá thành dịch vụ được, khi đó người ta chỉ tập hợp các chi phí yếu tố đầu vào trực tiếp vào TK 632. Cuối kỳ thống kê toàn bộ các giao dịch dưới dạng bảng kê dẫn đến phát sinh của TK 632 để làm căn cứ xác định giá vốn của dịch vụ.

Tài khoản 641: Nếu cũng là tiền điện nhưng là tiền điện hao phí tại showroom trưng bày sản phẩm tại cửa hàng thì khi đó chúng ta tính vào chi phí bán hàng.

Tài khoản 642: Phần còn lại nếu chúng ta dùng phục vụ cho văn phòng chung, quản lý doanh nghiệp thì chúng ta tính phí quản lý doanh nghiệp.

Tài khoản 242: Khi công ty thuê văn phòng trả tiền 6 tháng 1 lần từ tháng 1 đến 6, chúng ta nhận được 1 hóa đơn tổng tiền thanh toán 6 tháng. Lúc đó khi thanh toán tiền 1 lần cho 6 tháng, kế toán ghi nhận khoản tiền thanh toán đó vào tài khoản 242 và phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh từng tháng. 

4.2. Chứng từ, sổ sách kế toán mua hàng

5. Hoàn thiện – kiện toàn hồ sơ kế toán thanh toán vật tư hàng hóa 

 6. Từ điển nghiệp vụ kế toán mua vật tư hàng hóa 

• Chuyển tiền bằng điện (T/T) là hình thức thanh toán khá đơn giản, trong đó một  khách hàng ( người trả tiền, người nhập khẩu, người mắc nợ … ) ủy nhiệm cho Ngân hàng trích tài khoản của khách hàng một số tiền nhất định chuyển cho một người khác (người bán, người xuất khẩu, chủ nợ … ) ở một địa điểm nhất định và trong một thời gian nhất định.
• Chuyển tiền C.A.D là hình thức nhà nhập khẩu sẽ yêu cầu ngân hàng mở tài khoản ký quỹ để thanh toán tiền cho nhà xuất khẩu khi nhà xuất khẩu trình đầy đủ các chứng từ theo yêu cầu (C.A.D nhập khẩu) hoặc thực hiện việc ghi có vào tài khoản nhà xuất khẩu khi nhà nhập khẩu thanh toán (C.A.D xuất khẩu).
• Tín dụng chứng từ (L/C) là một cam kết thanh toán có điều kiện và độc lập của ngân hàng phát hành, bảo đảm là người xuất khẩu sẽ phải thực hiện hợp đồng (người nhập khẩu sẽ nhận được hàng hóa) và người xuất khẩu (người thụ hưởng) sẽ không còn bị phụ thuộc vào thiện chí thanh toán của người nhập khẩu khi những điều kiện quy định trong L/C được thực hiện đúng và đầy đủ.
• Nhờ thu kèm chứng từ là hình thức  ngân hàng  sẽ đóng vai trò là Ngân hàng thu hộ tiền hàng cho nhà xuất khẩu sau khi nhà xuất khẩu hoàn thành nghĩa vụ giao hàng căn cứ trên hối phiếu và/hoặc các hợp đồng thương mại. Ngoài ra, với dịch vụ nhờ thu nhập khẩu  ngân hàng  sẽ tiếp nhận bộ chứng từ từ nước ngoài chuyển về và trích tiền thanh toán cho nhà xuất khẩu khi nhận được bộ chứng từ. (Xuất khẩu).

Trên đây, tác giả đã trình bày các nghiệp vụ thông dụng trong quá trình mua hàng nhập kho cũng như các nguyên tắc quản lý, kiểm soát hàng tồn kho. Bạn đọc hãy thực tập bằng cách viết các nghiệp vụ mua và bán thanh lý đối với vật tư, hàng hóa – tức là viết lại bảng kê các nghiệp vụ cho 152, 156. Hãy làm kế toán bài bản nếu muốn doanh nghiệp của mình phát triển bền vững. Ngay từ bây giờ, hãy quản trị hàng tồn kho thật tốt!

​Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề này.

Bài viết tham khảo thêm:
​Tài chính doanh nghiệp | Một số tồn tại, yếu kém trong quản trị tài chính, tổ chức công tác kế toán & báo cáo thuế mà doanh nghiệp cần khắc phục

Tài liệu tham khảo đính kèm: 
Thông tư 45/2013/Tt-BTC​
​Luật 106/2016/QH13: Sửa đổi, bổ sung một số điều Luật thuế GTGT, Luật Thuế TTĐB, Luật Quản lý thuế.

CÁC VIDEO THAM KHẢO THÊM VỀ KẾ TOÁN TIỀN VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

Video 1: Nghiệp vụ kế toán quá trình mua hàng & dịch vụ giúp bạn hiểu sâu sắc trình tự nghiệp vụ, phương pháp hạch toán và thành phần hồ sơ để làm kế toán tại doanh nghiệp.

Video 2: Kế toán nghiệp vụ mua hàng hóa, vật tư, dịch vụ đầu vào phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bài này phân tích một số ví dụ ứng dụng từ hóa đơn thực tế. ​

​Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu quản lý DN, tài chính, nhân sự, kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay về quản trị, tài chính, nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ dành cho Member...

Vui lòng đăng ký tại đây để tải về!

Giamdoc.net gợi ý các khóa học phù hợp để nâng tầm giá trị cho bạn

Kế toán thực hành tổng hợp & báo cáo thuế
​Dù bạn chưa từng học kế toán, đã học kế toán, thậm chí đã làm kế toán nhưng chưa giỏi... thì sau khóa học này bạn sẽ giỏi,  thành thạo và tự tin làm kế toán, thuế...

Quyết toán thuế & Biện pháp Tối ưu thuế phải nộp
​Khóa học này giúp bạn hiểu & có thể triển khai ngay trọn bộ hồ sơ, biểu mẫu, sổ sách, nghiệp vụ ... để quyết toán thuế và tối ưu thuế phải nộp trong khuôn khổ pháp luật

Lập kế hoạch tài chính & kiểm soát dòng tiền | Cash Flow
​Học để triển khai ngay chính sách tín dụng công ty, lập kế hoạch tài chính, ngân sách tối ưu. Đó là cách chủ động dòng tiền, quản trị nợ phải thu chủ động, hiệu quả...

Giamdoc.net | CEO chuyên nghiệp - Tài chính kế toán thuế