Kế toán tổng hợp thực hành: Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị hiệu quả, tại sao không? (Phần 2)

​Ở bài viết trước Giamdoc.net đã phân tích tầm quan trọng của một hệ thống báo cáo quản trị tốt. Nhưng làm thế nào để xây dựng hệ thống báo cáo quản trị tốt, có giá trị cho phân tích và làm rõ nguyên nhân để tìm giải pháp cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh?

Xem nội dung bài viết trước tại đây

Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị

​Quay trở lại ví dụ công ty ABC hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ quần áo may đo bán sẵn (gồm quần âu, áo sơ mi, vest). Năm 2019 công ty có 2 cửa hàng ở Quận Trung Hoà, Hoàn Kiếm, đầu năm 2020 công ty mở thêm 1 cửa hàng nữa ở Hai Bà Trưng chỉ cách cửa hàng ở Hoàn Kiếm 2 km.
Hàng tháng/ quý, CEO yêu cầu bộ phận kế toán nộp báo cáo theo mẫu dưới đây:

Thực tế vận hành doanh nghiệp, tác giả cùng cộng sự nhận định rằng rất nhiều công ty chưa thể lập được báo cáo mặc dù ở mức độ tổng quan như trên. Nhìn vào các báo cáo trên, vấn đề bức xúc nhất của công ty là tại sao doanh số tăng trưởng nhưng hiệu quả kinh doanh sụt trầm trọng. Là CEO các câu hỏi nên thường đặt ra trong đầu bạn:

• Tỉ suất lợi nhuận giảm nguyên nhân do đâu? Do cửa hàng nào? Do doanh thu hay chi phí? Do nhóm sản phẩm nào (quần âu, áo sơ mi, hay vest?)
• Doanh số toàn công ty tăng nhưng liệu doanh số cửa hàng nào sụt giảm không? Và sụt giảm là do khâu nào trong chuỗi cung ứng không hiệu quả? Sụt giảm là giảm bao nhiêu? Giảm so với chỗ nào? Khách hàng sụt giảm là do truyền thông kém hay khâu chăm sóc kém?
• Nên chăng yêu cầu xây dựng báo cáo các cửa hàng và nhóm hàng trên cùng một giao diện: Doanh thu thay đổi theo thời gian nên báo cáo hay biểu đồ nên thể hiện số liệu các tháng trên cùng một sheet excel. Ngoài doanh số, thì các chỉ tiêu chi phí, tỉ suất lợi nhuận, tỉ lệ chi phí trên doanh thu, tỉ trọng khoản mục chi phí, … trong tổng chi phí cũng rất quan trọng.
• Nguyên nhân nào khiến báo cáo kết quả kinh doanh bị chậm?

Nhưng thật đáng buồn là bạn cũng không biết hỏi thế nào hoặc nếu có hỏi thì phần giải thích thường mang tính chủ quan của kế toán, không dựa trên căn cứ gì ngoài thông tin nghe và nhìn thấy. Có bao nhiêu thành viên trong cuộc họp suy nghĩ và tranh luận về phần trình bày đó, độ tin cậy bao nhiêu %? Kế toán của bạn không báo cáo theo kiểu này chứ?: 

• ​“Chi phí ngày càng tăng”
• “Lợi nhuận ngày càng đi xuống”
• “Chiến dịch chạy Facebook không ăn thua”
• “Doanh số giảm sút bắt đầu từ quý 1”. Rõ ràng câu nói này hàm chứa nhiều lỗ hổng, người nghe sẽ có nhiều cách hiểu khác nhau:Doanh số chỉ bằng ½ quý trước, Doanh số giảm 30% so với quý trước,…

​Một số mẫu báo cáo quản trị dưới đây xin được đề xuất sử dụng:

Bạn có thể nhóm các chi tiêu chi tiết để xem bức tranh tổng thể trước khi phân tích số liệu.

​Trên đây là mẫu báo cáo quản trị so sánh thực đạt quý 1.2020 và thực đạt cùng kỳ quý 1.2019.Tương tự, các bạn lập báo cáo quản trị so sánh thực đạt quý 1.2020 và kế hoạch quý 1.2020 bởi kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ đánh giá, kiểm soát hoạt động, thể hiện cách điều hành khoa học của người quản lý DN.

Nhìn vào các mẫu báo cáo trên, chắc hẳn bạn đã có nhiều thông tin hơn cho việc phân tích số liệu và ra quyết định rồi chứ?Tổng doanh thu toàn công ty quý 1.2020 tăng trưởng theo quy mô (mở rộng thêm cửa hàng Hai Bà Trưng). Tuy nhiên, so với cùng kỳ năm 2019, doanh thu cửa hàng Trung Hoà tăng 21,5% trong khi doanh thu của cửa hàng Hoàn Kiếm giảm 6,1% cho thấy việc mở thêm cửa hàng ở Hai Bà Trưng cách cửa hàng Hoàn Kiếm 2km đã làm pha loãng doanh thu,tạo sự cạnh tranh trực tiếp giữa các cửa hàng.Doanh thu bình quân/ cửa hàng/ tháng có xu hướng giảm, cụ thể như sau:

Nhìn vào bảng báo cáo quý 1.2020, ta cũng thấy ngayđược cơ cấu doanh thu theo nhóm sản phẩm như sau: quần âu chiếm tỉ trọng33,59%, áo sơ mi chiếm tỉ trọng 40,89%, vest 25,51% và tỉ suất lợi nhuận tương ứng từng ngành hàng là quần âu 24,07%, áo sơ mi 31, 27%, vest 34,4%. Biên lợi nhuận gộp của quần âu và vest giảm so với cùng kỳ năm 2019 là 5,6% và 3,3%, đáng chú ý là nhóm hàng vest tỉ suất lợi nhuận cao nhưng lại đang có xu hướng giảm. Đây là căn cứ để ban giám đốc đưa ra quyết định về cơ cấu sản phẩm mỗi nhóm hàng.

​Vậy nguyên nhân nào khiến tỉ suất lợi nhuận của công ty sụt giảm, có thể phân tích vài giả thuyết sau:

Nguyên nhân khiến tỉ suất lợi nhuận của công ty sụt giảm

​Nhưng đến đây chưa đủ, bạn cần được nhân viên giải thích rõ hơn bằng con số. Bởi bạn sẽ khó có thể bàn sâu các vấn đề nếu không hiểu rõ các số liệu và thật khó để trao đổi, đàm phán hay truyền thông. Nếu bạn cho rằng kế toán là khô khan thì bạn hoàn toàn nhầm. Một con số đôi lúc có giá trị bằng vạn lời nói:

Lời khuyên:

• Hàng tháng, khi nhận được báo cáo trước tiên hãy nắm tổng thể tình hình kinh doanh bằng số liệu.
• Tiếp theo, nhìn kỹ các số liệu để phát hiện vấn đề và tìm ra các điểm mấu chốt chính của vấn đề và đặt ra các câu hỏi nghi vấn cho vấn đề cần được giải quyết để tìm ra nguyên nhân chính xác của vấn đề.
• Hãy yêu cầu nhân viên của mình Phân tích nguyên nhân bằng số liệu cụ thể và cùng các thành viên khác suy nghĩ để tìm ra giải pháp và hành động phù hợp để cải thiện vấn đề.
• Đừng bê nguyên mẫu báo cáo trên mạng vào công ty của mình bởi mỗi công ty có hệ thống mục tiêu khác nhau, ngay cả trong cùng một công ty thì từng thời kỳ cũng có chiến lược khác nhau. Một công ty đang hoạt động ổn định không thể đem so sánh với một doanh nghiệp mới hoạt động hay đang trong giai đoạn tái cấu trúc,… vấn đề bạn cần quan tâm là doanh nghiệp đang đứng ở vị trí nào trong phân khúc ngành của mình.

Trên đây, Giamdoc.net đã gợi ý giúp bạn một số mẫu báo cáo và cách phân tích số liệu kinh doanh để đưa ra những chiến lược phù hợp cho từng thời kỳ. Trên đây chỉ là một trong rất nhiều mẫu báo cáo quản trị, một báo cáo quản trị tốt phải được phân tích và giải thích bằng số liệu cụ thể. Tuỳ đặc thù mỗi Doanh nghiệp, các bạn có thể yêu cầu hệ thống báo cáo quản trị khác nhau phù hợp với mục tiêu và năng lực của đội ngũ.
Chúc các bạn thành công!

​Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề này.
Xem thêm bài viết:
Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị hiệu quả, tại sao không? (Phần 1)
Chức năng, nhiệm vụ, và kỹ năng cần có của Kế toán trưởng​
Nhiệm vụ của Kế toán bán hàng trong Doanh nghiệp
Quy trình bán hàng và công nợ phải thu B2B trong Doanh nghiệp

​CÁC VIDEO THAM KHẢO THÊM VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG, KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DN

Video chia sẻ: Setup hệ thống kinh doanh hiệu quả & bền vững | Setup công ty bài bản.

Video chia sẻ: Kiểm soát nội bộ và công tác kế hoạch trong vận hành doanh nghiệp | Setup công ty bài bản. ​

Đăng ký để nhận bài viết, biểu mẫu, video miễn phí của Giamdoc.net

​Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu quản lý DN, tài chính, nhân sự, kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay về quản trị, tài chính, nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ dành cho Member...

Vui lòng đăng ký tại đây để tải về!

Đăng ký nhận FREE

Giamdoc.net gợi ý các khóa học phù hợp để nâng tầm giá trị cho bạn

Kế toán thực hành tổng hợp & báo cáo thuế
​
​
​Dù bạn chưa từng học kế toán, đã học kế toán, thậm chí đã làm kế toán nhưng chưa giỏi... thì sau khóa học này bạn sẽ giỏi,  thành thạo và tự tin làm kế toán, thuế...

Tổ chức vận hành công ty & Kiểm soát nội bộ | Internal Control
​
​Lần đầu tiên & độc quyền trên Giamdoc.net, trọn vẹn khóa học online kèm theo ứng dụng xây dựng mô hình tổ chức, quản lý vận hành & Kiểm soát nội bộ hữu hiệu

Marketing & Bán hàng bài bản

Giúp định hướng DN tập trung XD giá trị vòng đời KH dài hạn. Một hệ thống quản trị bán hàng tốt sẽ thoát khỏi nguy cơ lệ thuộc Sales mà vẫn tăng hiệu suất bán đặc biệt cải thiện CHẤT LƯỢNG DOANH THU.