Kế toán tổng hợp thực hành: Quy trình bán hàng và công nợ phải thu B2B trong Doanh nghiệp

Bán hàng - thu tiền là một trong những hoạt động quan trọng mang ý nghĩa cạnh tranh, quyết định sự tồn tại của các doanh nghiệp trong kinh doanh.

Do vậy Doanh nghiệp nào thực hiện xây dựng và kiểm soát tốt quy trình bán hàng và công nợ phải thu B2B  (Business to Business Sales)​ một cách chuyên nghiệp - bài bản, thì Doanh nghiệp đó có được những lợi thế nhất định.
Quy trình bán hàng chuyên nghiệp, bài bản – chìa khóa giúp Doanh nghiệp thành công!
 

Quy trình bán hàng chuyên nghiệp, bài bản – chìa khóa giúp DN thành công!

Tuy nhiên, một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.
​
Đối với quy trình bán hàng: chức năng là bán hàng, thu tiền hàng và ghi nhận, báo cáo. Mục tiêu bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, thu đúng, thu đủ, thu kịp thời (bộ phận bán hàng và kế toán kiểm soát chéo lẫn nhau). ​

Một số rủi ro thường gặp trong khâu bán hàng:

Một số rủi ro thường gặp trong khâu bán hàng

Vì vậy, DN hãy nhận diện rủi ro và tìm cách ngăn ngừa, khắc phục rủi ro đó. Việc cần làm ngay là thiết lập chương trình và hoạt động kiểm soát. Đó là quy trình, quy chế, quy chuẩn, tài liệu biểu mẫu kèm theo quy trình, đó là Hệ thống kiểm soát nội bộ.

Giamdoc.net xin chia sẻ quy trình bán hàng và công nợ phải thu B2B mẫu giúp bạn hiểu rõ các bước thực hiện và chỉnh sửa phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp mình. Chi tiết theo biểu mẫu đính kèm dưới đây:

​Quy trình bán hàng và công nợ phải thu B2B – Sản phẩm hữu hình

Diễn giải chi tiết cho Quy trình bán hàng và công nợ phải thu B2B trên như sau:

​Tiến trình	Hướng dẫn tác nghiệp chi tiết	Tiêu chuẩn / biểu mẫu
(1) Phát triển data KH tiềm năng	Hàng ngày, NVKD thu thập thông tin KH tiềm năng, xử lý thông tin nhập vào hệ thống CRM/ Email/GG Drive (khu vực địa lý, giới tính, sản phẩm quan tâm,…) NVCSKH thực hiện kịch bản chăm sóc KH: KH quan tâm phân nhóm vào Data01, KH cần cân nhắc phân nhóm Data02, KH từ chối phân nhóm Data03 trong CRM/ database chuyển thông tin cho NVKD tiếp cận. NVKD xử lý và xác nhận thông tin yêu cầu mua/ hợp tác với KH thuộc data01 hoặc KH trực tiếp. NV CSKH tiếp tục chăm sóc KH thuộc Data02, Data03 theo kịch bản KB02	Hệ thống CRM Google Drive Data 01, 02, 03
​(2) Thương lượng, ký hợp đồng, PO	Với KH gọi trực tiếp hoặc nhóm Data01, NVKD gửi hồ sơ chào hàng qua email sau đó xác nhận SMS và điện thoại cho KH trong vòng 1h. NVKD thiết lập cuộc gặp với KH (nếu cần). Sau khi TPKD xét duyệt việc bán hàng trong vòng 1h sau khi nhận được thông  tin từ NVKD (giá, hạn mức, công nợ, số lượng). NVKD đàm phán hợp đồng và thẩm định KH, xem KH thuộc loại A, hay B, hay C để đề xuất hạn mức bán chịu (tham chiếu chính sách tín dụng). Nếu KH chưa chốt thì chuyển kịch bản KB03. Trường hợp KH đàm phán thành công, NVKD soạn thảo hợp đồng, lấy chữ ký KH và GĐ trong vòng 4h sau khi đàm phán thành công. NVKD giải thích hợp đồng và lập ĐNTT gửi KH theo điều khoản hợp đồng NVKD gửi thông tin hợp đồng cho BPSX hoặc BP mua hàng theo điều khoản của hợp đồng (có sự phê duyệt của TBP) trong vòng 2h sau khi hợp đồng được ký. Nếu KH từ chối ký HĐ -> chăm sóc theo kịch bản 02 - KB02	PO Hợp đồng mua bán Chính sách tín dụng Đề nghị thanh toán Chính sách bán hàng
(3) Giao hàng và thanh toán	NVKD tiếp nhận PO định kỳ và lập lệnh sản xuất gửi BP sản xuất/ BP mua hàng để lập kế hoạch sản xuất hoặc kế hoạch mua hàng trong vòng 4h kể từ khi nhận được PO đồng  thời lập SO. Nhân viên BPSX hoặc vật tư xem xét đơn đặt hàng, chưa đủ hàng thì NVKD đàm phán lại với KH. Sau khi nhận được lịch giao hàng từ BPSX hoặc BP vật tư, NVKD theo dõi lịch giao hàng và đối chiếu với nhân viên giao hàng của bộ phận giao hàng đảm bảo hàng được giao đúng hạn, đúng số lượng, đúng quy cách theo yêu cầu của của KH. NV giao hàng căn cứ tồn kho và lịch giao hàng để lập kế hoạch giao hàng, điều xe giao hàng NVKD lập HĐBH kiêm phiếu xuất kho (liên 1: kế toán lưu, liên 2: giao KH, liên 3: lưu tại BP kinh doanh), xác nhận thông tin và hẹn thời điểm xuất hóa đơn (nếu HĐ quy định được đổi trả trong vòng 7 ngày), đồng thời lập ĐNTT theo PO gửi KH. Sau khi kế toán lập HĐBH kiêm PXK, NVKD đề nghị thủ kho thực hiện giao hàng cho KH, bắt buộc có đủ chữ ký của kế toán, NVKD, KH, thủ kho trên chứng từ giao hàng. Thủ kho xuất kho giao hàng cho BPGH hoặc bộ phận xe. Nếu là TP phải được sự đồng ý của QC. Tài xế/ NVGH ký nhận vào phiếu kiểm đếm và thực hiện giao hàng cho KH đúng hạn theo yêu cầu của KH, nhận góp ý phản hồi của KH và báo lại công ty. KH nhận hàng đề nghị ký đủ vào chứng từ giao nhận hoặc HĐBH kiêm PXK.	PO, Đơn hàng bán (SO) Lệnh sản xuất Kế hoạch sản xuất, kế hoạch mua hàng Báo cáo nhập xuất tồn Hóa đơn bán hàng kiêm PXK/ Biên bản bàn giao Thẻ kho
(4) Chăm sóc khách hàng và xử lý tình huống sau bán	Xử lý hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán: Ngay sau khi NVKD/ giao nhận nhận được phản hồi của KH, lập tức báo NVCSKH, NV CSKH liên hệ QC kiểm tra. QC kiểm tra lại chất lượng, thông số của lô hàng và thông tin lại kết quả kiểm tra cho NVCSKH hoặc NVKD. NVKD thương lượng với KH, 2 bên tiến hành lập biên bản giảm giá, đổi trả nếu có chất lượng có vấn đề. NVBH lập hóa đơn điều chỉnh, KTBH điều chỉnh giảm doanh thu, giá vốn, lập phiếu nhập kho nếu hàng trả lại, nhập liệu phần mềm và lưu chứng từ. Xử lý chiết khấu thương mại cho KH mua khối lượng lớn. NVKD điều chỉnh trênhóa đơn cuối cùng hoặc xuất hóa đơn điều chỉnh ở kỳ tiếp theo. NVKD lập bảng giao nhận hoá đơn kèm bộ chứng từ bán hàng (HĐBH kiêm PXK, PO, Phiếu kiểm tra chất lượng) định kỳ 2 ngày/1 lần chuyển kế toán. KTBH kiểm tra bộ hồ sơ NVKD chuyển sang, đối chiếu thông tin trên bộ chứng từ với dữ liệu phần mềm. Nếu phát sinh sai sót, KTBH báo lại NVKD, nếu đúng thì nhập liệu, lưu. KTBH lập ĐNTT gửi KH/ ghi nhận công nợ theo hợp đồng. KTTT lưu HĐBH kiêm PXK kẹp cùng UNC/ Phiếu thu, cập nhật phần mềm trong ngày. KTBH kiểm tra dữ liệu nhập ngân hàng để kiểm tra theo dõi đôn đôc công nợ, đối chiếu tiền phải thu với tiền đã thu, tính chi phí hoa hồng (đảm bảo KH đã thanh toán mới chi hoa hồng) KTBH lập báo cáo tổng hợp, chi tiết bán hàng hàng tuần, xác nhận hồ sơ qua mail ngay khi hoàn thành bàn giao, lập BBĐCCNngày cuối tháng gửi KH xác nhận (xử lý ngay nếu KH phản hồi hồ sơ, số tiền) đồng thời  lập BCCNThứ 7 hàng tuần (trong hạn, quá hạn) trình KTT và GĐ duyệt. Sau khi KH đã hoàn thành thanh toán, NVKD lập ĐNTT tiền hoa hồng trình TBP kinh doanh phê duyệt. NVKD gửi sang KTBH kiểm tra tình hình thanh toán của KH. Sau khi kiểm tra bộ chứng từ, nếu chấp nhận, KTBH trình GĐ phê duyệt trong vòng  2 ngày kể từ ngày nhận bộ chứng từ. KTTT lập kế hoạch thanh toán tiền hoa hồng và thực hiện thanh toán cho KH theo lịch. Xử lý công nợ quá hạn: KTBH căn cứ sổ chi tiết công nợ để lập BC tổng hợp và chi tiết nợ phải thu, căn cứ hợp đồng, BBĐCCN để lập BC công nợ phải thu quá hạn gửi KTT kiểm tra. KTT trình Giám đốc xem xét, căn cứ ra quyết định thu hồi công nợ, gia hạn nợ và kịch bản thu hồi nợ. Đây là cơ sở để thực hiện kịch bản thu hồi công nợ hoặc cơ sở trích lập dự phòng phải thu khó đòi. KTBH + NVKD phối hợp đôn đốc, thu hồi công nợ (Xem tại Chính sách tín dụng công ty”) Chuyển thông tin thực hiện Kịch bản chăm sóc 04 (KB04)	Biên bản giảm giá, đổi trả Phiếu chiết khấu thương mại Bảng kê hoa hồng Báo cáo tổng hợp/ chi tiết bán hàng Biên bản đối chiếu công nợ Báo cáo công nợ quá hạn Biên bản bàn giao nhiệm thu Phiếu kiểm nghiệm chất lượng Chính sách tín dụng Giấy gia hạn nợ

Cấp phát & lưu trữ: BP kế toán, BP hành chính, BP kinh doanh, BP Sản xuất, BP Giao hàng
Tư vấn & cung cấp bởi Giamdoc.net | Phiên bản V02-2019

Cảnh báo: Quy trình bán hàng và công nợ phải thu B2B trên chỉ mang tính chất hướng dẫn tham khảo, đừng vội vàng dập khuôn vào Doanh nghiệp của bạn. Hãy vận dụng linh hoạt và phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Lời khuyên: Tuyệt đối không copy quy trình và nắn tổ chức theo quy trình.

Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề này.

​​Xem thêm bài viết:
​Nhiệm vụ của Kế toán bán hàng trong Doanh nghiệp
​Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp | Hướng dẫn quản lý và chi tiết nghiệp vụ
​Rủi ro thường gặp trong phần hành kế toán hàng tồn kho và giá vốn hàng bán
​Rủi ro thất thoát trong khâu mua hàng và giải pháp khắc phục cho Doanh nghiệp
​Hướng dẫn quản lý và chi tiết nghiệp vụ Kế toán mua hàng trong doanh nghiệp
Quy trình mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp
Hướng dẫn xác định lượng tồn kho tối thiểu, lượng tồn kho tối đa trong Doanh nghiệp

---

CÁC VIDEO THAM KHẢO THÊM VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG, KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

Video chia sẻ: Setup hệ thống kinh doanh hiệu quả & bền vững | Setup công ty bài bản.

Video chia sẻ: Kiểm soát nội bộ và công tác kế hoạch trong vận hành doanh nghiệp | Setup công ty bài bản. 

Đăng ký để nhận bài viết, biểu mẫu, video miễn phí của Giamdoc.net

​Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu quản lý DN, tài chính, nhân sự, kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay về quản trị, tài chính, nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ dành cho Member...

Vui lòng đăng ký tại đây để tải về!

Đăng ký nhận FREE

​
​Giamdoc.net gợi ý các khóa học phù hợp để nâng tầm giá trị cho bạn

Kế toán thực hành tổng hợp & báo cáo thuế
​
​
​Dù bạn chưa từng học kế toán, đã học kế toán, thậm chí đã làm kế toán nhưng chưa giỏi... thì sau khóa học này bạn sẽ giỏi,  thành thạo và tự tin làm kế toán, thuế...

Tổ chức vận hành công ty & Kiểm soát nội bộ | Internal Control
​
​Lần đầu tiên & độc quyền trên Giamdoc.net, trọn vẹn khóa học online kèm theo ứng dụng xây dựng mô hình tổ chức, quản lý vận hành & Kiểm soát nội bộ hữu hiệu

Marketing & Bán hàng bài bản

Giúp định hướng DN tập trung XD giá trị vòng đời KH dài hạn. Một hệ thống quản trị bán hàng tốt sẽ thoát khỏi nguy cơ lệ thuộc Sales mà vẫn tăng hiệu suất bán đặc biệt cải thiện CHẤT LƯỢNG DOANH THU.