Kế toán tổng hợp thực hành: Ma trận RACI – Công cụ hữu ích giúp phân chia công việc trong Doanh nghiệp

Trong mỗi cuộc họp, luôn phải chứng kiến cảnh các nhân viên, bộ phận đổ lỗi cho nhau, không ai nhận trách nhiệm, nhiều người cùng làm một việc, hoặc ai cũng “em nghĩ”, “em tưởng”  mà không ai làm, công việc thì trì trệ, tranh nhau nhận công về mình khi có thành tích … Bạn lúc này chỉ biết lắc đầu ngao ngán.
​Giám đốc chưa biết phân công, phân quyền rõ ràng, đừng trách nhân viên không chủ động. Và hệ quả là các cuộc họp trở thành các cuộc đấu khẩu, đổ lỗi cho nhau. 

Ma trận RACI

​Nhân viên không biết mình phải làm gì? Báo cáo cho ai? Trách nhiệm, quyền lợi của mình đến đâu? 2-3 bộ phận cùng giải quyết một công việc, nhưng có những việc không ai giải quyết? Rốt cuộc ai làm? Ai chịu trách nhiệm? Nguyên nhân do đâu?

Những lỗi thường gặp trong Doanh nghiệp khi phân công công việc

​Nguyên nhân sâu xa chính là do thiếu một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh, thiếu chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban/ bộ phận, cá nhân hoặc có nhưng chồng chéo, chưa rõ ràng, mô tả công việc, phân quyền phân cấp và quy trình cũng không nốt.

Lối thoát nào giúp tháo gỡ tình trạng trên?

Làm thế nào để đồng bộ, thống nhất, tránh chồng chéo chức năng nhiệm vụ gây thất thoát nguồn lực? Giải pháp ở đây chính là Ma trận RACI – Công cụ hữu ích giúp làm rõ các công việc, trách nhiệm, quyền hạn của các cá nhân, bộ phận nhằm trả lời các câu hỏi:

• Ai là người thực thi công việc?
• Ai là người chịu trách nhiệm cao nhất?
• Cần phải phối hợp với ai?
• Cần phải báo cho ai liên quan?

​

Ma trận Raci – Công cụ hữu ích giúp phân chia công việc trong Doanh nghiệp

Bạn sẽ xác lập ma trận RACI theo trình tự nào?

Giamdoc.net xin gợi ý các bước dưới đây:

Lời khuyên:

• Xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc nhất định phải xuất phát từ mô hình kinh doanh, chiến lược: Có chiến lược rồi mới đi Xây dựng cơ cấu tổ chức phòng ban bộ phận, định biên nhân sự – bố trí đội hình như thế nào phải phù hợp với cách chơi.Từ cơ cấu tổ chức đó mới đi xây dựng ma trận cấp công ty, phòng ban, xây dựng mô tả công việc, phân cấp, phân quyền.
• Tất cả những người có tên trên RACI đều biết và đồng thuận với các vai trò và trách nhiệm được giao:Sau khi xây dựng cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, hãy cùng nhau thảo luận, bàn bạc làm rõ chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/ phòng ban, mô tả công việc là cơ sở hoàn thành ma trận RACI. Hãy cụ thể hoá: tập trung vào các nhiệm vụ chính của công việc/ dự án, tránh chung chung, chỉ mang tính hình thức. Tất cả những người có tên trên RACI đều biết và đồng thuận với các vai trò và trách nhiệm được giao.Chắc chắn rằng các thành viên được chỉ định đều phù hợp cho các nhiệm vụ trong ma trận.
• Căn chỉnh các nhiệm vụ trong ma trận RACI với kế hoạch của dự án để không có sự nhầm lẫn về công việc và deadline.Trong ma trận này, bạn hãy làm rõ ai là người thực hiện, ai là người chịu trách nhiệm chính, ai quyết định/ phê duyệt, ai cần phối hợp nhận thông tin?
• Nên nhớ rằng: Mỗi nhiệm vụ đều có ít nhất 1 người thực hiện (R); chỉ duy nhất 1 người chịu trách nhiệm (A) được chỉ định để quyết định rõ ràng, tránh đa cấp. Đừng để thành viên nào trong nhóm bị quả tải (quá nhiều R) hay rảnh rỗi.

Là một nhà quản lý nhân sự, không còn cách nào khác, hãy nắm rõ và biết sử dụng ma trận RACI một cách hợp lý để đem đến hiệu quả hoạt động tốt nhất cho DN.

Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề này.

Xem thêm bài viết:
​Hướng dẫn xây dựng từ điển năng lực để Quản trị nhân sự hiệu quả
​OKR – Công cụ tối ưu trong quản trị hiệu suất vượt trội
​BSC, KPIs và OKRs – Doanh nghiệp nên chọn phương pháp nào để Quản trị nhân sự hiệu quả
​Năm (05) yếu tố tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp và năng động
​Quản trị nhân sự & hệ thống quản lý nhân sự bài bản, toàn diện Online

THAM KHẢO THÊM VIDEO VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP

Quản trị nhân sự chiến lược & setup hệ thống quản trị nhân sự | Setup công ty và vận hành kinh doanh bài bản.

Đăng ký để nhận bài viết, biểu mẫu, video miễn phí của Giamdoc.net

​Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu quản lý DN, tài chính, nhân sự, kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay về quản trị, tài chính, nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ dành cho Member...

Vui lòng đăng ký tại đây để tải về!

Đăng ký nhận FREE

Giamdoc.net gợi ý các khóa học phù hợp để nâng tầm giá trị cho bạn

​​Kế toán thực hành tổng hợp & báo cáo thuế
​​
​Dù bạn chưa từng học kế toán, đã học kế toán, thậm chí đã làm kế toán nhưng chưa giỏi... thì sau khóa học này bạn sẽ giỏi,  thành thạo và tự tin làm kế toán, thuế...

Tổ chức vận hành công ty & Kiểm soát nội bộ | Internal Control
​​​Lần đầu tiên & độc quyền trên Giamdoc.net, trọn vẹn khóa học online kèm theo ứng dụng xây dựng mô hình tổ chức, quản lý vận hành & Kiểm soát nội bộ hữu hiệu

Chiến lược nhân sự và Setup hệ thống quản  trị nhân sự bài bản 
​Giúp doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng nhân sự bất ổn, chi trả thu nhập theo cảm tính. Ứng dụng đầy đủ BSC, OLE, KPI và các quy trình...