Quản trị công ty | Đào tạo CEO toàn diện
  • CEO thực chiến
  • Đăng ký VIP-CEO
  • Khóa học
  • Khai giảng / Sự kiện
  • Blog quản trị

Kế toán doanh nghiệp bài bản

Kế toán tổng hợp thực hành: Xây dựng hệ thống KSNB vững mạnh cho Doanh nghiệp SME. Tại sao không? (Phần 2)

27/12/2019

Comments

 
Ở bài viết trước, Giamdoc.net đã phân tích một số rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Đừng để mất bò mới lo làm chuồng! Lời khuyên của chúng tôi là bạn nên có biện pháp để giảm thiểu rủi ro thay vì lựa chọn các phương án khác. Để giảm thiểu rủi ro, CEO cần phải xây dựng hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh. Vậy, hệ thống Kiểm soát nội bộ là gì? Cơ chế kiểm soát ra sao?
xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống Kiểm soát nội bộ là hệ thống các cơ chế kiểm soát trong DN được cụ thể hoá bằng các quy chế quản lý do ban lãnh đạo ban hành nhằm giảm thiểu những rủi ro làm cho DN không đạt được mục tiêu của mình.
Cơ chế kiểm soát là các thủ tục được xác lập sẵn nhằm ngăn chặn hoặc phát hiện rủi ro. Khi các thủ tục này được vận hành hữu hiệu thì các rủi ro này cũng được ngăn chặn, phát hiện kịp thời, chính xác.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, quá trình triển khai xây dựng hệ thống KSNB khó có thể tránh khỏi những phản kháng, chống đối của đội ngũ nhân sự. ​

Nguyên nhân nào khiến nhân viên không đồng thuận và phối hợp thực hiện?

  • Họ e sợ khi triển khai một nội dung mới, công việc sẽ nhiều thêm
  • Họ sợ thủ tục rườm rà trong thanh toán và phê duyệt ảnh hưởng đến tiến độ thanh toán và giao hàng của nhà cung cấp
  • Họ sợ mất việc, sợ giảm lương
  • Họ đang ở vị trí được hưởng bổng lộc nên sợ chuyển sang vị trí mới kém màu hơn
  • Họ sợ những gian lận bị phát hiện
  • Họ dị ứng với hai từ “kiểm soát”, họ nghi ngờ không biết có cải tiến hay cải lùi, có thực sự hữu ích hay làm cho mọi chuyện rắc rối thêm ?
Đa phần các quản lý cấp trung coi việc kiểm soát nội bộ là của chủ doanh nghiệp, của cấp trên và của bộ phận kiểm soát nội bộ. Họ luôn coi kiểm soát nội bộ là một sự săm soi của ai đó với bản thân họ, mục đích là bảo vệ quyền lợi của người khác, của chủ doanh nghiệp, của công ty chứ không phải của họ. Quan điểm này hoàn toàn sai. Hãy cho các quản lý cấp trung của bạn hiểu rằng việc kiểm soát trước tiên nhằm bảo đảm cho các công việc được thực hiện đúng quy định, đúng cách thức, nhằm phòng ngừa và khắc phục rủi ro, hạn chế thiệt hại. Nó giúp ích cho tất cả mọi người, hỗ trợ các cá nhân, bộ phận làm việc thuận lợi và đúng đắn. ​
xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Thông điệp chính của hệ thống kiểm soát nội bộ

Những câu hỏi bạn nên hỏi các nhà quản lý, nhân viên của mình trong cuộc họp toàn công ty, đó là: 

  • Chúng ta có cần xây dựng mục tiêu không?
  • Công ty có gặp phải rủi ro hay không? có cần bộ máy vận hành trơn tru hay không?
  • Công tác kế hoạch có cần thiết để đạt mục tiêu và đo lường hiệu quả theo kế hoạch?
  • Có cần sắp xếp, bố trí, tuyển dụng nhân sự phù hợp?
  • Có cần quy chế đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, sa thải ...,
  • và đặc biệt là có mong muốn nhận được chế độ đãi ngộ xứng đáng?
  • Chúng ta có cần phát triển, có cần lớn mạnh hay mãi chỉ muốn dậm chân tại chỗ và bị thôn tính? 
​Nếu các bạn trả lời là “không cần” thì đúng là không cần phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh.

Hệ thống KSNB vững mạnh mang lại lợi ích gì cho cá nhân, cho bộ phận, cho doanh nghiệp:

  • Giúp DN giảm tải khối lượng công việc kiểm soát, phê duyệt, xử lý vấn đề của Ban lãnh đạo công ty, tránh lặp vào tình trạng “One man show”.Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp cho lãnh đạo công ty bớt thời gian xử lý sự vụ hàng ngày, dành nhiều thời gian hơn để nghĩ về chiến lược, kiểm tra việc thực hiện chiến lược, dành thời gian đối ngoại thay vì bất đắc dĩ trở thành người phục vụ cho nhân viên.
  • Giúp DN hạn chế và ngăn ngừa những rủi ro không cần thiết hoặc những thiệt hại không đáng có thông qua việc thực hiện các cơ chế/thủ tục kiểm soát hữu hiệu. Giúp DN ngăn chặn sớm các gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng nguồn lực của DN mà không vì mục tiêu của DN.
  • Đảm bảo tính liên hoàn, chính xác của các số liệu tài chính, kế toán, thống kê cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hay đầu tư.
  • Tạo ra cơ chế vận hành trơn chu, minh bạch và hiệu quả trong công tác quản lý điều hành, tối ưu hóa nguồn lực và đạt mục tiêu đã đặt ra.
  • Đảm bảo cơ chế và tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành, hệ thống quy trình quy chuẩn hoạt động cũng như quản lý tài chính, dự án.
  • Tạo ra môi trường làm việc có quy củ, chuyên nghiệp từ đó thúc đẩy và làm cơ sở cho sự hình thành văn hóa đặc thù, khai thác hữu hiệu tiềm năng nguồn nhân lực, tính tổ chức và làm việc nhóm được tôn trọng. Cá nhân,doanh nghiệp vì thế mà ngày càng phát triển.
  • Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin với họ. Một hệ thống KSNB vững mạnh là một cột trụ của hệ thống quản trị doanh nghiệp vững mạnh và sẽ là cơ hội thu hút các nhà đầu tư - những người sẽ trả giá cao hơn cho những công ty có rủi ro ít hơn.
xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống quản trị vận hành công ty

LỜI KHUYÊN CHO CÁC CEO KHI XÂY DỰNG HỆ THỐNG KSNB VỮNG MẠNH LÀ:

Đừng manh mún hoặc cảm tính theo thói quen nữa! Cách tốt nhất là hãy setup mới hoặc setup lại DN của bạn, đưa mọi thứ vào quy chuẩn và áp dụng các phương pháp quản trị hiện đại, tối ưu năng lược tổ chức và chủ động dòng tiền để trở thành lớn mạnh - bền vững. ​

1.     Thiết lập cơ cấu tổ chức quản lý công ty thông qua việc trả lời các câu hỏi:

Công ty có bao nhiêu chức năng, đó là chức năng nào?
Các chức năng có thể có ở các doanh nghiệp: sở hữu, kiểm soát, quản lý, mua hàng, tiếp thị, bán hàng, tài chính, kế toán, hành chính, pháp chế, sản xuất, nghiên cứu phát triển sản phẩm, bảo vệ, kho, quỹ, …
Mỗi chức năng được thực hiện bởi một hay nhiều bộ phận của công ty?
Công ty có bao nhiêu bộ phận, đó là những bộ phận nào?
Điều này tùy thuộc vào chức năng của công ty, yêu cầu quản lý, nguồn lực hiện có, xác lập cơ chế kiểm soát của công ty,… Nếu các bộ phận trong cơ cấu của doanh nghiệp chưa thỏa mãn các tiêu chí trên thì cần tái cấu trúc để xác định các bộ phận và chức năng của từng bộ phận, quyền và nghĩa vụ, trách nhiệm, mô tả công việc cho từng nhân viên. Kiểm soát theo chiều dọc là kiểm soát bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp, kiểm soát theo chiều ngang là kiểm soát các quy trình nghiệp vụ liên quan đến bộ phận, cá nhân đó.
Mỗi bộ phận thực hiện một hay nhiều chức năng, là những chức năng nào? Thực hiện một phần chức năng hay trọn vẹn chức năng đó bằng cách phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện chức năng?

2.     Các bước chuẩn bị thiết lập hay hoàn thiện Hệ thống KSNB:

​Đánh giá Hệ thống KSNB hiện tại của doanh nghiệp:
DN chưa có quy trình, quy chế hoàn chỉnh hoặc có nhưng manh mún
DN có hệ thống quy trình, quy chế đầy đủ nhưng ít chứa đựng cơ chế (thủ tục kiểm soát)
DN có hệ thống quy trình, quy chế đầy đủ và chứa đựng các thủ tục kiểm soát, được thực thi đầy đủ và vận hành một cách hữu hiệu.
DN thường xuyên cập nhật rủi ro và hoàn thiện hệ thống KSNB
Thuê chuyên gia tư vấn để có tư duy khách quan (nếu cần)
Truyền thông nội bộ để mỗi cá nhân, bộ phận hiểu lợi ích mà họ sẽ nhận được khi triển khai hệ thống KSNB. Thuyết phục nhân viên trên cơ sở lợi ích của họ trước tiên rồi mới đến lợi ích của công ty và chủ doanh nghiệp.
Thành lập ban chỉ đạo gồm giám đốc và nhân sự chủ chốt
Lên kế hoạch triển khai hệ thống KSNB
Đào tạo đội ngũ nhân sự chủ chốt về hệ thống KSNB
Triển khai các bước để thiết lập hay hoàn thiện hệ thống KSNB
Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp
Xác định rủi ro chung của doanh nghiệp và từng bộ phận, từng cá nhân
Xác định các quy trình nghiệp vụ, chức năng từng quy trình, các rủi ro từng quy trình, cơ chế kiểm soát của từng quy trình, quy chế hóa các cơ chế kiểm soát của từng quy trình trong các nghiệp vụ
Thường xuyên đánh giá, cập nhật rủi ro và từ đó điều chỉnh hệ thống KSNB

3.     Đặc tính của hệ thống KSNB vững mạnh là:

Cá nhân/bộ phận tự kiểm soát mình
Cá nhân/bộ phận kiểm soát cá nhân, bộ phận khác
Cá nhân/bộ phận bị kiểm soát cá nhân, bộ phận khác

Nhưng tất cả cá nhân, bộ phận trong công ty đều thoải mái về việc này.

4.     Yếu tố chi phối sự thành công của hệ thống KSNB vững mạnh

Tâm - Tầm - Tài của người đứng đầu doanh nghiệp
Quyết tâm cao độ của người đứng đầu
Nguồn lực của doanh nghiệp: nhân lực, vật lực, tài lực, công nghệ…
Không chỉ dám nghĩ, dám làm mà còn biết cách làm và làm tới cùng
Sự đồng thuận của các thành viên trong doanh nghiệp: Với lãnh đạo phải thay đổi tư duy, với nhân viên phải thay đổi thói quen, với công ty phải thay đổi tập quán, văn hóa.
Văn hóa doanh nghiệp: là giá trị tinh thần, là phần hồn của doanh nghiệp trong khi cơ sở vật chất và trang thiết bị là phần xác. VHDN là một phần quan trọng tạo nên hình ảnh của doanh nghiệp, và cũng là một phần của thương hiệu Doanh nghiệp: đó là chất lượng và uy tín của sản phẩm, đó là hình ảnh của doanh nghiệp, là bản sắc riêng, đặc thù của DN. Một Doanh nghiệp có môi trường văn hóa luôn chứa đựng: một tầm nhìn rõ ràng, một sứ mệnh cụ thể, kiên định mục tiêu, mạnh mẽ trong lãnh đạo, quyền lực được chia sẻ, mục tiêu là khách hàng, thành công được ghi nhận …

5.     Gợi ý trình tự xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh.

xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
Trình tự xây dựng hệ thống Kiểm soát nội bộ vững mạnh
Xin nhấn mạnh rằng: ĐỪNG HIỂU NHẦM HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ LÀ HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA, GIÁM SÁT. Thông điệp chính của kiểm soát nội bộ là LẤY TRUYỀN THÔNG LÀ TRỌNG, LẤY KẾ HOẠCH LÀ KIM CHỈ NAM, LẤY NGĂN NGỪA LÀ CHÍNH.
​

Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề này.

Xem thêm bài viết:
Xây dựng hệ thống KSNB vững mạnh cho Doanh nghiệp SME (Phần 1)
Kiểm soát nội bộ: Giải thích ISO và PDCA
​
Kiểm soát nội bộ & hệ thống kế hoạch, báo cáo trong vận hành DN
Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ công ty với 5 bước​

THAM KHẢO THÊM VIDEO VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Video chia sẻ: Kiểm soát nội bộ và công tác kế hoạch trong vận hành doanh nghiệp | Setup công ty bài bản. ​

Đăng ký để nhận bài viết, biểu mẫu, video miễn phí của Giamdoc.net

​​Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu quản lý DN, tài chính, nhân sự, kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay về quản trị, tài chính, nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ dành cho Member...

Vui lòng đăng ký tại đây để tải về!
Đăng ký nhận FREE
Picture

​Giamdoc.net gợi ý các khóa học phù hợp để nâng tầm giá trị cho bạn

Picture
​Kế toán thực hành tổng hợp & báo cáo thuế
​​
​
Dù bạn chưa từng học kế toán, đã học kế toán, thậm chí đã làm kế toán nhưng chưa giỏi... thì sau khóa học này bạn sẽ giỏi,  thành thạo và tự tin làm kế toán, thuế...
Picture
Tổ chức vận hành công ty & Kiểm soát nội bộ | Internal Control
​​
Lần đầu tiên & độc quyền trên Giamdoc.net, trọn vẹn khóa học online kèm theo ứng dụng xây dựng mô hình tổ chức, quản lý vận hành & Kiểm soát nội bộ hữu hiệu
Picture
​Quyết toán thuế & Biện pháp Tối ưu thuế phải nộp
​
​
Khóa học này giúp bạn hiểu & có thể triển khai ngay trọn bộ hồ sơ, biểu mẫu, sổ sách, nghiệp vụ ... để quyết toán thuế và tối ưu thuế phải nộp trong khuôn khổ pháp luật
Comments

    Kế toán, kiểm toán

    Chuyên trang hỗ trợ nghiệp vụ & kỹ năng làm việc về kế toán tài chính, kế toán quản trị, phần mềm kế toán


    Phân loại

    All
    Ke Toan Thanh Toan
    Ke Toan Thue
    Ke Toan Tong Hop Thuc Hanh

    Lưu trữ

    June 2020
    May 2020
    April 2020
    March 2020
    February 2020
    December 2019
    November 2019
    October 2019
    September 2019
    August 2019
    July 2019
    June 2019

    RSS Feed

Dành cho VIP Member
Chương trình ưu đãi

Mẫu kế hoạch tài chính
Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu quản lý DN, tài chính, nhân sự, kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay về quản trị, tài chính, nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ dành cho Member...
Đăng ký nhận FREE

Setup công ty & vận hành kinh doanh bài bản

Mô hình kinh doanh & hoạch định chiến lược
Tổ chức, vận hành, kiểm soát nội bộ
Hệ thống kinh doanh đồng bộ, bền vững
Hệ thống tài chính bài bản, hiệu quả & tối ưu
Quản trị nhân sự chiến lược, tinh gọn
Lãnh đạo - Quản trị - Quản lý điều hành
Tài chính & Thuế dành cho CEO
Diễn đàn pháp lý kinh doanh
Chuyển đổi số cho SMEs

Câu lạc bộ doanh nhân Giamdoc.net

Giamdoc.net

Terms & Privacy
​Payment policy
​About
Career
​
Contact

Liên hệ

© Giamdoc.net -2021  All rights reserved 
Tel: (+84) 08 8878 3881
Email: info@giamdoc.net
Add: Lầu 5, Annex Building, Park Royal Sài Gòn
Số 309B-311 Đường Nguyễn Văn Trỗi, Phường 1, Quận Tân Bình, T.p Hồ Chí Minh
__________

Đơn vị phân phối độc quyền:
Công ty TNHH Startup.edu.vn
  • CEO thực chiến
  • Đăng ký VIP-CEO
  • Khóa học
  • Khai giảng / Sự kiện
  • Blog quản trị