Kế toán tổng hợp thực hành: Nhiệm vụ của nhân viên mua hàng trong Doanh nghiệp

​Chúng ta vẫn thường đề cao công việc của nhân viên bán hàng, nhưng có khi nào các giám đốc nghĩ rằng vị trí của nhân viên mua hàng cũng là vị trí xương sống của toàn công ty. Đây là nơi mà các đơn hàng, hợp đồng thành công hay thất bại có thể quyết định kết quả hoạt động của một doanh nghiệp. 
​
​Khi đã là nhân viên mua hàng, đồng nghĩa vị trí này giữ vai trò quan trọng trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Nhưng toàn bộ quá trình làm việc của vị trí này lại ở hậu trường nên nhiều người cho rằng đây là công việc đơn giản và không có gì nổi bật lắm. 

Muốn ngăn ngừa rủi ro phải lập kế hoạch mua/bán, kiểm soát dòng tiền

Nhưng đừng vội vàng suy xét và nghĩ đây là công việc dễ nhất. Thoạt đầu tưởng dễ về mặt hình thức nhưng thực ra lại là việc khó nhất vì chúng ta thường bỏ lỏng, vì chúng ta tưởng nó dễ dàng nhưng thực tế nhiệm vụ này không hề đơn giản. Đứng ở cương vị giám dốc, chúng ta tưởng dễ nhất vì chúng ta không kiểm soát, để kệ họ mua.

Cái khó của anh mua hàng là họ phải thu thập, phân tích thông tin, tìm nguồn hàng đúng quy cách, thẩm định nhà cung cấp theo yêu cầu, hàng đúng chất lượng, giao đúng kỳ và đàm phán thành công câu chuyện công nợ, kiểm soát tồn kho, lập kế hoạch mua. Một doanh nghiệp không thể có lãi nếu không cân đối được giá mua vào và giá bán ra, việc thương lượng giá cả hợp lý sẽ quyết định sự thành công của công ty.
​
Với doanh nghiệp nhỏ, vị trí nhân viên mua hàng có thể do hành chính, do kế toán mua hàng hay do người nhà của giám đốc đảm nhiệm, còn với doanh nghiệp lớn hơn sẽ có 1 bộ phận chuyên trách mua hàng. Giamdoc.net xin chia sẻ với bạn đọc một số nhiệm vụ của nhân viên mua hàng tại Doanh nghiệp:

4 nhiệm vụ của nhân viên mua hàng trong doanh nghiệp

Đừng để nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp, biển thủ tiền của DN
Muốn vậy phải lập kế hoạch mua, kế hoạch bán, kế hoạch sản xuất, kế hoạch dòng tiền

Tư vấn nghiệp vụ:

1. Lập kế hoạch mua là yêu cầu bắt buộc, tại sao thế?

Thực tế tại các DN vừa và nhỏ hiện nay, rất ít công ty lập kế hoạch mua. Vì sao vậy?

Vì các giám đốc chưa thấy được tầm quan trọng của kế hoạch thành phần này. Tại sao tôi nói kế hoạch mua quan trọng? Bởi nếu công ty nào có bộ phận mua chuyên trách, làm tốt công tác kế hoạch, họ sẽ không mua bằng mọi giá. Giới hạn mua phụ thuộc kế hoạch bán và mức bán bình quân tháng, tuyệt đối không để tồn kho quá nhiều. Từ kế  hoạch kinh doanh tháng, anh biết phải mua bao nhiêu để phục vụ bán. Mua nhiều sẽ đối diện nguy cơ: tồn, cháy nổ, mất cắp, chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, tối ưu vòng quay hàng tồn kho,…

Lập kế hoạch mua, bán mang lại giá trị chủ động về tài chính, dòng tiền cho doanh nghiệp.

2. Cơ sở lập kế hoạch mua:

Kế hoạch mua được lập trên cơ sở định mức tiêu hao nguyên vật liệu với DN sản xuất, với DN xây lắp đó là dự toán tiêu hao từng hợp đồng và công trình thi công, với Doanh nghiệp thương mại (DNTM) kế hoạch mua phụ thuộc theo kế hoạch bán.
 
Ví dụ: tại DNSX, muốn tính chính xác lượng mua NVL da bò sản xuất bàn ghế thì ta cần thiết lập định mức với lượng bán (kế hoạch bán) như vậy, áp định mức tiêu hao nguyên vật liệu, lúc ấy trong tháng nếu sản xuất 10 ghế sofa da bò thi suy ra cần bao nhiêu nguyên vật liệu da, nhìn thấy trong kho còn tồn kho bao nhiêu nguyên vật liệu da bò, kết hợp lượng tồn kho tối thiểu, suy ra cân đối lượng cần mua là bao nhiêu?

Thêm vào đó, kế hoạch mua phải căn cứ theo kế hoạch dòng tiền phục vụ cho mua hàng.
​
Ví dụ: tháng này dự kiến mua tổng số bao nhiêu, trong đó bao nhiêu tiền tự có, bao nhiêu tiền vay? Chiến thuật mua tháng này là mua trả ngay bao nhiêu? Trả chậm bao nhiêu? 

3. Bộ phận nào liên quan đến kế hoạch mua:

​Công việc của phòng mua tưởng là dễ nhất nhưng kế hoạch mua lại khó làm nhất! Đôi khi phòng mua bị tắc ở chỗ không lập được kế hoạch mua do bên bán không có kế hoạch bán. Như vậy, kế hoạch mua phụ thuộc kế hoạch bán với DNTM, với Doanh nghiệp sản xuất (DNSX) thì kế hoạch mua phụ thuộc kế hoạch sản xuất, nhưng kế hoạch sản xuất lại phụ thuộc kế hoạch bán. Do đó, các bên liên quan không bên nào ngồi ngoài được, tất cả các bên phải cùng vào cuộc thì kế hoạch mua mới sát thực tế. 

4. Yêu cầu bắt buộc khi lập kế hoạch mua:

Thứ nhất, nhân viên mua hàng phải xác định tổng tồn: Từng mã hàng tồn kho đầu kỳ bao nhiêu? Đặt hàng rồi nhưng chưa nhận hàng là bao nhiêu? Tồn đầu kỳ + Tồn đặt hàng = tổng tồn.

Thứ hai, xác định lượng cần mua: yêu cầu của các phòng ban từng loại vật tư, hàng hoá đầu vào cần bao nhiêu sẽ ra được tổng lượng phải mua = Tổng yêu cầu + tồn kho tối thiểu - tồn đầu kỳ - tồn PO (Đơn đặt hàng). Căn cứ yêu cầu giá mua, thuế, chi phí mua (thuế trực thu, vận chuyển, kho bãi…), từ đó cân kho và lượng cần mua, giá trị cần thanh toán

Thứ ba, nhân viên mua hàng cần ước tính công nợ  nhà cung cấp, nợ phải trả cuối kỳ, nợ nhà cung cấp tăng thêm, trả nợ nhà cung cấp, kế hoạch khất nợ (yêu cầu đi đàm phán sớm hơn bao nhiêu ngày? Cần tỉ lệ chiết khấu bao nhiêu?,…), hay giá cao hơn thì yêu cầu thời hạn trả nợ dài hơn. Cái khó là đàm phán để kéo dãn thời gian than toán xuống tuần thứ 4 thay vì tuần thứ 2,…

Lưu ý: mua sát quá sẽ rủi ro, do vậy anh cần phải áp dụng tỉ lệ điều chỉnh là mua nhiều hơn yêu cầu bao nhiêu %

5. Yêu cầu với báo cáo mua hàng:

Kế hoạch nào thì báo cáo ấy, khi ta đã lập được kế hoạch mua rồi thì mẫu kế hoạch như nào thì mẫu báo cáo cũng như vậy. Mẫu báo cáo chỉ khác thay vì lượng cần mua, ta báo cáo lượng đã mua, thiếu hụt / dư thừa, chênh lệch giữa yêu cầu mua và thực tế mua? Tỉ lệ giao hàng trễ là bao nhiêu? Thanh toán trễ bao nhiêu?...

Trên đây là nhiệm vụ của nhân viên mua hàng, căn cứ lập kế hoạch mua và những vấn đề ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng, tuy nhiên mỗi doanh nghiệp khác nhau, đặc thù khác nhau sẽ có những chiến lược mua riêng.

Giamdoc.net tin rằng với kiến thức được tư vấn ở trên, các bạn sẽ quản lý tốt khâu mua, từ việc lập kế hoạch và báo cáo mua hàng, từ đó tiết kiệm được chi phí và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Xem thêm bài viết:
Rủi ro thường gặp trong phần hành kế toán hàng tồn kho và giá vốn hàng bán - Kiểm toán | Kiểm soát viên thường làm gì?
​​Rủi ro thất thoát trong khâu mua hàng và giải pháp khắc phục cho Doanh nghiệp
​Hướng dẫn quản lý và chi tiết nghiệp vụ Kế toán mua hàng trong doanh nghiệp
Quy trình mua hàng và lựa chọn nhà cung cấp
Hướng dẫn xác định lượng tồn kho tối thiểu, lượng tồn kho tối đa trong Doanh nghiệp

​Rất mong nhận được nhiều ý kiến, bình luận và bổ sung của các độc giả có hiểu biết và kinh nghiệm về vấn đề này

---

CÁC VIDEO THAM KHẢO THÊM VỀ KẾ TOÁN MUA HÀNG HÓA, VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP

​Video 1: Nghiệp vụ kế toán quá trình mua hàng & dịch vụ giúp bạn hiểu sâu sắc trình tự nghiệp vụ, phương pháp hạch toán và thành phần hồ sơ để làm kế toán tại doanh nghiệp.

Video 2: Kế toán nghiệp vụ mua hàng hóa, vật tư, dịch vụ đầu vào phục vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bài này phân tích một số ví dụ ứng dụng từ hóa đơn thực tế. ​​​​​

---

Đăng ký để nhận bài viết, biểu mẫu, video miễn phí của Giamdoc.net

​​Download miễn phí nhiều tài liệu biểu mẫu quản lý DN, tài chính, nhân sự, kế toán thuế & hàng trăm video bài giảng hay về quản trị, tài chính, nhân sự, kế toán, kiểm soát nội bộ dành cho Member...

Vui lòng đăng ký tại đây để tải về!

Đăng ký nhận FREE

---

​Giamdoc.net gợi ý các khóa học phù hợp để nâng tầm giá trị cho bạn

Kế toán thực hành tổng hợp & báo cáo thuế
​
​Dù bạn chưa từng học kế toán, đã học kế toán, thậm chí đã làm kế toán nhưng chưa giỏi... thì sau khóa học này bạn sẽ giỏi,  thành thạo và tự tin làm kế toán, thuế...

Tổ chức vận hành công ty & Kiểm soát nội bộ | Internal Control
​
​Lần đầu tiên & độc quyền trên Giamdoc.net, trọn vẹn khóa học online kèm theo ứng dụng xây dựng mô hình tổ chức, quản lý vận hành & Kiểm soát nội bộ hữu hiệu

​Lập kế hoạch tài chính & kiểm soát dòng tiền | Cash Flow
​
​Học để triển khai ngay chính sách tín dụng công ty, lập kế hoạch tài chính, ngân sách tối ưu. Đó là cách chủ động dòng tiền, quản trị nợ phải thu chủ động, hiệu quả...

Giamdoc.net | CEO chuyên nghiệp - Tài chính kế toán thuế